生産性に関して、私たちは皆同じ課題に直面しています。それは、1日は24時間しかないということです。どれほど優れたアイデアも、実行されなければ価値はありません。だからこそ、時間をどれだけ効率的に使うかは、ビジネスにおける他のどんなことにも劣らず重要なのです。
生産性の秘訣に強い関心を持つようになったのは、人によっては2倍の時間を持っているように見えることがあるからです。与えられた貴重な時間の中で、より多くのことを成し遂げる方法を見つけること以上に、目標に到達する確実な方法はありません。
ウルトラ生産的な一日を終えてオフィスを後にするときは、信じられないほどの充実感があります。それは職場で味わえる、なかなか超えられない高揚感です。私の経験では、長時間働いたり、自分をより強く追い込んだりする必要はありません。必要なのは、より賢く働くことだけです。
時間は私たちが最も欲しいものですが、最も無駄に使っているものでもあります。
ウィリアム・ペン
私は、生産性を大幅に高めてくれるハックに頼るようになりました。余計な労力をかけることなく、1時間ごとに一滴残らず成果を絞り出すよう心がけています。
そして、私のお気に入りのハックは、実行するのが最も簡単なものでもあります。とても簡単で役立つので、今すぐ使い始めることができます。
物事に二度手をつけない。
それだけです。何かを保留状態にしてはいけません。物事に二度手をつけることは、時間を大きく浪費するからです。後で対応するために、メールや電話を保存しておかないでください。何かに注意を引かれたら、すぐに対応するか、人に任せるか、削除するかのいずれかを行うべきです。
このハックを成功させるには、カエルを食べる必要があります。「カエルを食べる」とは、やるべきことリストの中で最も気が進まず、最も避けたい項目に取り組むことです。カエルを放置すると、それを先延ばしにして一日を無駄にしてしまいます。すぐに食べてしまえば、ワクワクしたりやる気になったりすることに取り組む余裕が生まれます。
また、緊急の専横にも打ち勝つ必要があります。「緊急の専横」とは、今すぐ対応しなければならない小さな事柄が、本当に重要なことの妨げになる傾向を指します。緊急の対応はたいてい大きな成果につながらないため、これは大きな問題となります。ここでのポイントは、削除するか人に任せることです。そうしなければ、重要な事柄に手をつけないまま何日も、あるいは何週間も過ぎてしまうことがあります。消火活動がパフォーマンスの妨げになっているときを見抜く力を身につけ、本当の前進の勢いを阻む物事は削除するか人に任せる必要があります。
「ノー」は、使いこなす必要がある強力な言葉です。断るべきときは、「できないと思います」や「確信がありません」といった表現を避けてください。新たな約束を断ることは、既存の約束を尊重することになり、それらを成功裏に効率よく果たす機会をもたらします。サンフランシスコのカリフォルニア大学で行われた研究によると、断ることに苦労する人ほど、ストレス、燃え尽き症候群、さらにはうつ病を経験しやすいことが示されています。「ノー」を上手に使えるようになれば、気分も生産性も向上するでしょう。
物事に二度手をつけないのであれば、メールが絶え間ない中断の原因にならないようにしなければなりません。メールは決まった時間にチェックするべきです。送信者ごとにメッセージを優先表示する機能を活用してください。最も重要な取引先や最良の顧客については通知を設定し、それ以外は決まった時間まで保留にしておきましょう。送信者に、次にいつメールを確認するかを知らせる自動応答を設定することもできます。
私のシステムを機能させるために、マルチタスクを避ける必要もあります。マルチタスクは生産性を大きく損ないます。スタンフォード大学で行われた研究では、マルチタスクは一度に一つのことをするよりも生産性が低いことが確認されています。研究者たちは、複数の電子情報の流れに日常的にさらされている人々は、一度に一つの作業を完了させる人々ほどうまく注意を払ったり、情報を思い出したり、ある作業から別の作業へ切り替えたりすることができないことを明らかにしました。
マルチタスクは効率とパフォーマンスを低下させます。脳は一度に一つのことにしか集中できないからです。同時に二つのことをしようとすると、脳には両方の作業を正しくこなす能力が不足します。物事に二度手をつけないということは、一度に一つのことにしか手をつけないということなのです。
