研究によると、多くの人は、望みをかなえるうえでビデオ通話や電話は対面で頼むのとほぼ同じくらい効果的だと考えています。
しかし研究では、対面で助けを求めた場合は10件中8件が成功したのに対し、ビデオ通話では57%、音声通話では44%にとどまりました。
ただし、対面での会議が常に最善の選択肢とは限りません。
リモートワークの広がりを踏まえ、労働者はさまざまなコミュニケーション手段の利点をよりよく理解する必要があります。
今日はどのようにコミュニケーションを取りますか？Zoom、Slack、Teams、電話、メール、それともWhatsAppですか？
昔ながらの対面での会話は選択肢に入っていましたか？入っていなかったなら、加えるべきです。ニューヨーク州のコーネル大学の研究によると、依頼に「はい」と答えてもらいたい人は、対面で頼むほうが承諾を得やすいことが分かりました。
しかし、この調査結果で本当に意外なのは、助けを求める際に、人々がデジタル形式のコミュニケーションの効果をどれほど過大評価しているかです。
「何かを頼むとき、重要なのは何を頼むかであって、どう頼むかではないと考えてしまいます」と、コーネル大学産業労使関係学部の准教授で、研究の共著者でもあるヴァネッサ・ボーンズ氏は述べています。Zoom、電話、それとも対面で頼むべきか？。
この誤解は、労働者が正す必要があります。週の大半をリモートで働く人が増えるなか、メール、音声通話、ビデオ通話それぞれの長所と短所を理解することが、ますます重要になっています。
そして、大退職時代――「大人材再配置」と呼ぶ人もいます――によって、この状況は変わりそうにありません。ソフトウェア企業Bufferが「2021年リモートワークの現状レポート」のために調査したリモートワーカー2,300人のほぼ全員が、少なくとも一部の期間は在宅勤務を続けたいと答えました。
リモートでの依頼は効果が低い
コーネル大学の実験では、144人がさまざまなコミュニケーション手段を使い、友人に半ページの文章の校正を頼みました。依頼は対面、ビデオ通話、音声通話、ビデオメッセージ、音声メッセージのいずれかで行われました。
参加者は友人が助けに同意するかを予測し、その予想を実際の結果と照らし合わせて記録するよう求められました。全体として、人々はコミュニケーション手段が依頼の成否に大きく影響するとは考えていませんでしたが、実際の影響は大きなものでした。
約85%が、ビデオ通話やビデオメッセージで望みがかなうと予想していました。しかし実際に成功したのは、ビデオ通話では57%、ビデオメッセージではわずか10件中4件でした。
音声通話や音声メッセージでは、期待も成功率も低かったものの、両者の差は小さめでした。音声通話で頼んだ場合、約10人中7人が友人は助けてくれると考えましたが、実際に同意したのは44%でした。また、音声メッセージを送った参加者の4分の3が助けを期待したものの、成功したのは49%にとどまりました。
明らかに最も効果的だったのは対面で、依頼のおよそ10件中8件に「はい」という返事がありました。約90%が助けてもらえるという予想にも、それほど遠くない結果です。つまり、対面での依頼はビデオ通話での依頼より約40%成功率が高かったのです。
「この調査結果から、人々は対面で助けを求める価値を十分に理解していないことがうかがえます」と、報告書の著者らは述べています。「より豊かなメディア手段は、テキストベースの手段よりも依然として有利です。しかし、助けを求める人々の多くは、そのことに気づいていないようです。
「行動を左右するのは、どのコミュニケーション手段が最も効果的かという人々の思い込みです。実際の効果そのものではありません。」
対面で話す意味がないのはどんなとき？
もちろん、対面での会議が常に最も適切な選択肢とは限りません。インスタントメッセージやメールで済むのに、対面やZoomで話そうと何度も求めれば、相手をいら立たせ、今後助けてもらいにくくなる可能性もあります。
テクノロジーの普及により、進捗報告会議はほぼ不要になったと、心理学者でリーダーシップコーチ、Facebookなどのブランドで企業幹部を務めた経験もあるエリン・ベイカー氏は述べています。「各自が取り組んでいることを順番に共有するだけなら、メールや共同作業ツールで対応できます」と同氏は言います。
同様に、「情報を一方的に伝える会議」は、人々の時間の使い方として最善ではありませんと、プロジェクト管理ソフトウェア企業のアトラシアンは述べています。「社内イントラネットにページとして掲載すれば、人々はコメントしたり質問したりできます。そうしたやり取りによって、同僚が共有した内容を実際に読む文化が育まれます。」
会議が必要かどうかを判断する際は、複雑さを指針にすべきですと、ロンドン・ビジネス・スクールで戦略と起業論を教えるジュリアン・バーキンショー教授は述べています。
ブレインストーミング、研修、多面的なプロジェクトの計画には、ビデオ通話でも対面でも、視覚的な要素が必要だと同教授は言います。この見解は、在宅勤務者にとって2番目に大きな困難として共同作業を挙げた「2021年リモートワークの現状レポート」にも裏付けられています。
また、人間関係を築くための会議は対面で行うべきですと、ハーバード・ビジネス・レビューは述べています。「難しいフィードバックは対面で伝えるべきです。意見の対立が予想されるグループでの話し合いも、気を散らす個別のやり取りが中心の議論を覆い隠せないよう、対面で行うべきです。」
そのため、リモート勤務をもっと増やしたい、あるいは勤務時間をもっと柔軟にしたいという難しい話し合いを控えている人は、そのメールを送るのを少し待つか、Zoomでの通話を延期し、次に出社したときに話すことを検討してもよいでしょう。
