すぐに生産性を高めたいですか？
メールの習慣を見直しましょう。
Business Insiderは最近、3人の生産性専門家に、職場で最も時間を浪費している習慣は何かを尋ねた。
全員がまったく同じ答えをした。メールだ。
Forbesによるとある生産性に関する調査の回答者の66％が、朝一番に受信トレイを確認すると答えた。
これは大きな落とし穴になりかねない習慣だ。
「受信トレイに並ぶのは、他の人たちの目標や目的に沿った、あなたがこなすべき彼らのやることリストです。必ずしもあなた自身の目標や目的に沿っているとは限りません」と、『Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style』の著者、カーソン・テイトはBusiness Insiderに語った。「一日の中でも特に生産性の高い時間帯、つまり一日の始まりに、頭がすっきりしていて注意力もあり、まだ精神的に疲れていない貴重な時間を犠牲にして、集中力を目標の達成に使う代わりに、他の人があなたに求めることへの対応に費やしているのです。」
彼女は、出社してすぐにメールを確認するのをやめるよう勧めた。メールに対応する時間は、一日の終わりに設ければよい。
ただし、問題は受信トレイを確認するタイミングだけではない。メールの書き方も重要だ。
「私たちはあまりにも長いメールを書いています」と、『Four Seconds: All the Time You Need to Replace Counter-Productive Habits with Ones That Really Work』の著者、ピーター・ブレグマンはBusiness Insiderに語った。「短い返信は相手に読まれます。長い返信は後回しにされます。」
重要なのは質だけではない。量も問題だ。
「メールが多すぎると圧倒されてしまいます」と、『Finding Success in Balance: My Journey to The Cheerful Mind』の著者、エイプリル・ザラテ・シュルーターはBusiness Insiderに語った。「『ああ、受信トレイに未読メールが382通もある』というようなことを、何度耳にしますか？何百件もの項目が返信や対応を待っていると思うだけで、やることが多すぎると感じ、自動的にストレスが生じます。」
このストレスは生産性をさらに損ない、先延ばしを招き、より重要なタスクに取り組めなくなることもある。
「圧倒されているとき、ストレスを和らげるためにできるのは、受信トレイを見てメールを整理することだけ、という場合がよくあります。それをしていると、より重要で差し迫ったことに取り組む時間が絶えず奪われます」とシュルーターは語った。
メールは現代の仕事に欠かせないものだ。完全になくすのは現実的ではない。緊急のメールに対応するため、ほかのことをすべて中断しなければならないときもある。
しかし、シュルーター、テイト、ブレグマンは、自分の生産性を損なわずに受信トレイのメールを減らすための方法をいくつか提案している。
• グループ内でのやり取りにメールを使うのをやめる。
• 可能なときは電話をかける。
• メールのフィルターを使って受信トレイを整理する。
• 受信トレイを確認する時間を決め、できれば一日の終わり近くにまとめる。
「そうすれば、本当に意義のある仕事を成し遂げられます」とテイトは語った。「メールは後回しにできます。」
