聞いたり読んだりしたこととは異なり、カバーレターは 今でも 重要です。業界や職種によっては必須でも、常に必要というわけでもありませんが、賢明な求職者はいつでも提出できるよう用意しています。
「オンライン応募システムを通じて応募する場合など、応募者にカバーレターを求める企業は今でも多くあります」と、エグゼクティブ・キャリアコーチであり、 Résumé Writers’ Inkの創設者であるTina Nicolaiは説明します。「書くのが面倒に思えるかもしれませんが、誤りのない、よく書かれたものを提出すれば、候補者であるあなたにとって実際に有益です。」
彼女によれば、カバーレターは、個性を表して企業文化に合う人材だと示し、実績を詳述する数値を用いて信頼性を証明し、過去の経験、能力、人物像について独自の情報を少し共有して採用担当者とのつながりを築くのに最適な場です。
また、カバーレターで 絶対に してはいけないこともいくつか挙げています。
「これは私がいつも目にするよくある間違いです」とNicolaiは言います。「カバーレターを自分の助けにしたいのであれば、逆効果にならないよう、こうした誤りを避けましょう。」
1. 誤字脱字や文法上の誤り。
誤字脱字は、応募書類が「不採用」の山に入る非常に簡単な原因になります。
「手紙がどれだけ適切に書かれているかによって、あなたのコミュニケーション能力が判断されます」とNicolaiは説明します。「誤字や文法上の誤りがあれば、読み手は、あなたが忙しすぎた、あるいは怠けて確認しなかった、応募手続きを真剣に受け止めるほどこの仕事を気にかけていない、と考えるかもしれません。さらに悪いことに、単語の綴り方すら知らないと思われるでしょう。」
スペルチェックだけに頼らないでください。雇用主にカバーレターを提出する前に、友人や家族に目を通してもらいましょう。
2. 長く書きすぎる。
今日、採用の門番役である採用担当者や採用マネージャーには、各候補者の履歴書 と 複数ページにわたるカバーレターを読むための時間も余裕もありません。「1ページに収めるよう勧めています」と彼女は言います。「また、今日の人々は集中力が続く時間が短く、各カバーレターをすべて読む時間も少ないため、短く区切った要点や箇条書きで書くことを提案します。」
3. 宛先を間違える。
カバーレターの宛先を間違えることに、弁解の余地はまったくありません。名前が記載されていない場合は、宛名を省略し、自分の名前と希望職種を記載しましょう。
4. 応募先の企業や仕事に合わせてカバーレターを調整しない。
採用マネージャーは、どこにでも使える一般的なカバーレターを使っているかどうか見抜きます。そして、感心することはありません。「求人票に記載された職務内容に合わせて、カバーレターを一つひとつ調整してください」とNicolaiは助言します。「ひな型や構成案として基本のカバーレターを使うのは構いませんが、必ず内容を応募先に合わせることを忘れないでください。」
5. 企業名や職種名を置き換え忘れる。
次々と仕事に応募し、そのたびにカバーレターを調整していると（そうするべきですが！）、毎回一から書き直す代わりに、時間を節約するため単語、名前、役職名を置き換えることがあるでしょう。しかし、その際は十分に注意してください。企業名や職種名を置き換え忘れると、送付先の雇用主に大きな悪印象を与えます。
6. 謙虚になりすぎる。
「候補者の中には、すべてを率直に伝えることが称賛に値すると考える人もいますが、実際には本人に不利に働くことがあります」とNicolaiは説明します。「たとえば、『リーダーとして15年の経験はありませんが、 チームを率いてきましたし、上司が休暇中の際には 代役を務めてきました』と言っても、感心されません。」
達成したことを自信を持ってアピールしましょう。たとえば、次のような表現のほうが効果的かもしれません。「現職の会社でさまざまな段階を通じて15年間チームを率いてきました。リーダーとしての経験を重ねるたびに、XYZを身につけました。」
7. 自信過剰になる。
謙虚になりすぎるのは避けたい一方で、うぬぼれているように見えるのも避けるべきです。
「カバーレターで、自分がどれほど賢く、才能があるかを大げさに自慢したくなることも、そうするのが簡単に感じられることもあります」と彼女は言います。「でも、やめましょう。」その代わり、事実に基づく実績に焦点を当て、最上級の表現は控えめにしましょう。「バランスの取れた伝え方で意欲を示し、あなたがどれほど素晴らしいかは読み手自身に判断してもらいましょう。」
8. 嘘をつく。
これは言うまでもありませんが、絶対に嘘をつかないでください。
誰の役にも立ちませんし、 いずれ 必ず発覚します。
9. 整理解雇の対象になった理由や、仕事を辞めた理由を弁明する。
候補者は現在に焦点を当てる必要があります。「雇用主が求めているのは、簡潔な最新情報です」とNicolaiは言います。「解雇された理由や退職した理由は重要ではありません。そうした説明はすぐに危険信号となり、採用マネージャーは『この人は前に進む準備がまだできていない』、あるいは『未解決の問題が多くある』と受け止める傾向があります。そうした印象を与えるのは避けたいはずです。」
10. 照会先を記載する。
照会先は選考プロセスの最後まで取っておきましょう。カバーレターに照会先や最新の評価の抜粋を書き始めるのは適切ではありません。「これらの名前はあなたにとって意味があるかもしれませんが、採用責任者にとっては知らない人であり、紙幅の無駄にすぎません」とNicolaiは言います。
この記事は、 Business Insiderとの提携により掲載されています。 掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：Jacquelyn Smithは、2014年2月にBusiness Insiderのキャリア担当編集者に就任しました。
画像：ミラノで撮影されたこのイラストには、求人オファーが写っています。REUTERS/Alessandro Garofalo。
