パンデミック初期は、ほぼすべての労働者がリモートで働いていたため、競争条件が平等になり、会議は運営しやすいものでした。
新型コロナウイルスの規制が緩和され始めた今、ハイブリッド会議では、議論が対面の出席者中心に進むため、リモートで参加する人が見過ごされかねません。
感情を積極的に伝えることから、カメラをオンにし続けることまで、専門家がハイブリッド会議で端に追いやられないための方法を解説します。
2020年3月、多くの企業の働き方は永遠に変わりました。世界の多くが都市封鎖（ロックダウン）に置かれる中、リモートワークが可能な人々は、中には初めての人もいましたが、リモートワークを余儀なくされました。
リモートワークにどれだけ適応できたかは、年齢、職務、居住環境、管理職の質などの要因に大きく左右されました。しかし、ある意味では、競争条件は平等になりました。
パンデミック後に多くの企業が導入しつつあるハイブリッド勤務の計画は、その状況を変えることになります。『Suddenly Virtual: How to Make Remote Meetings Work』の共著者であるカリン・リード氏はそう指摘します。
パンデミック初期に多くの人が経験したバーチャルな働き方と、多くの企業が計画しているハイブリッドな働き方との間には大きな違いがある、とリード氏は述べています。
従業員が自宅とオフィスに分かれることで、企業はコミュニケーション手段が一つだけの状態から、異なる場所から出席し、場合によっては異なるコミュニケーション手段を使う状態へと移行します、とリード氏は述べています。
その結果、会議が分かりにくくなったり、対面で会議室にいる人たちに有利に議論が傾いたりする可能性があります。そうなると、リモートで働く人たちが見過ごされかねません。
初期の調査によると、その影響を主に受けるのは女性かもしれません。ピュー研究所の12月のデータによると、男性（23%）よりも女性（31%）の方が、常に在宅で働くことを希望すると答えています。ピュー研究所の12月のデータによる。
ハイブリッド勤務に適応するには、従業員と管理職の双方がコミュニケーションの取り方を見直す必要があるとリード氏は『Insider』誌に語りました。リード氏は元放送ジャーナリストで、現在はCEOにコミュニケーションを指導しています。
リード氏は、リモートワーカーがハイブリッド会議で埋もれないためのヒントをいくつか紹介しました。
1. 上司が進行していても、積極的に関わる
会議で全員の存在感を生み出す最大の責任は管理職にありますが、参加者もまた、会議に誰が出席しているかを理解する責任があるとリード氏は述べています。
理想的には、どのようなハイブリッド環境に移行する前にも、チームで合意を取り、期待事項を明確にし、場合によっては発言の順番に関するルールを定めるべきです。
ただし、上司が誰であっても、自分の存在感をできる限り高めることが重要だとリード氏は述べています。カメラをオンにしておくことは、明らかな基本条件です。
「リモートで参加する場合、カメラをオフにしていると、見過ごされる可能性がずっと高くなります」とリード氏は述べています。
2. 仲間を作る
可能であれば、リモートワーカーは「会議室内の仲間」を探すべきだとリード氏は提案しています。その人が擁護者となり、会話に引き込んでくれるかもしれません。対面で出席している同僚や友人でも構いません。
また、どのように参加するかを考えることも重要です。
発言は必ずしも口頭である必要はないとリード氏は述べています。ほとんどの主要なビデオ通話アプリにあるチャットや「挙手」などの機能を使うことも、存在感を高める助けになります。
「できれば、リーダーがそれに気づいて議論に取り入れてくれるとよいのですが、利用可能なあらゆる方法で参加しようとすることは、非常に良いベストプラクティスです」とリード氏は助言しています。
3. 自分の感情を過剰なほど伝える
リモート参加者が乗り越えなければならないもう一つの大きな課題は、バーチャルコミュニケーションの「制約された」性質であり、そのためボディランゲージやその他の非言語的な手がかりを読み取りにくくなるとリード氏は説明しています。
「リモートで参加している場合は、何かについてどう感じているかを相手に伝えてください。対面であれば、そのニュアンスをよりよく汲み取れるかもしれませんが、バーチャルではそれが少し難しくなります」とリード氏は述べています。
相手が非言語的な手がかりを容易に読み取れない場合、「自分の感情を言葉にする」ことで、メッセージの意図をより正確に理解してもらえます。
4. 十分な照明で、相手が自分の表情を読み取りやすくする
最後に、リード氏は、画面上でどう見えるかも重要だと述べています。ただし、それは見た目の問題だけではなく、対話相手への敬意の問題でもあります。
「顔に影がかかって映っていても、私たちにとってはそれほど大きな問題ではありません。しかし、それでは対話相手があなたのメッセージを十分に受け取ることが非常に難しくなります」とリード氏は述べています。
顔全体に均等に光が当たるようにすることに加え、フレーミングにも注意を払うことが重要です。つまり、顔全体と上半身の大部分が映るようにして、相手がボディランゲージを読み取れるようにし、背景が気を散らさないようにすることです。
