Entrepreneur Insidersネットワークは、米国のスタートアップ界で最も思慮深く影響力のある人々が、起業やキャリアに関する時宜にかなった質問に回答するオンラインコミュニティです。「自由な時間がほとんどない中で、どうすれば正気を保てますか？」という今日の質問への回答は、Vanderbloemen Search Groupの創業者兼CEO、ウィリアム・ヴァンダーブルーメンが執筆しました。
スタートアップで心の余裕を保つには、チーム内のコミュニケーションを効率化することが鍵です。Vanderbloemenを立ち上げた当初、従業員は約8人しかいなかったため、メールの管理や返信に苦労することはありませんでした。そして、依頼や社内連絡、何気ないやり取りなど、あらゆることにメールを使っていました。
しかし、会社が従業員30人超に成長するにつれ、コミュニケーションのプロセスに、より多くの仕組みを設ける必要が出てきました。職場での気軽な雑談はメールからグループメッセージなど別の場に移し、メールも効率化することにしました。チーム全体に過剰な情報を流さず、一人ひとりが必要な情報を受け取れるようにしたのです。
コミュニケーションのルールを定める
私たちは、全スタッフが把握し、守るVanderbloemenのコミュニケーションルールを導入しました。私からメールが届いたら24時間以内に返信する。私からメッセージを送ったら、できるだけ早く返信する。私から電話をしたら、すぐに出るか折り返す。
これにより、従業員に明確な基準を示し、上司からの依頼に対応するために今していることを中断しなければならないというプレッシャーからくる不安を和らげられます。社内で従業員向けのコミュニケーションルールを定めたら、顧客や見込み客とのやり取りについても、社外向けの基準を設けられます。
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CEOとして、私はチームの迅速な対応に大きな基準を設けてきました。実際、私たちの価値観の一つは「ばかばかしいほど迅速な対応」です。コミュニケーションルールのように迅速な対応を支える仕組みがあれば、自分とチームの業務を効率化できます。迅速に対応する仕組みは売上の増加にもつながると考えています。
多くの営業調査が、見込み客からの問い合わせに素早く対応すると、相手とつながれる可能性が高まることを示しています。InsideSales.comによる調査によると、問い合わせに1時間返信しない場合、ウェブ経由の見込み客と良好な接点を持てる可能性は10分の1未満に低下します。
一人ひとりのコミュニケーションスタイルを理解する
従業員同士のコミュニケーションを効果的で円滑にするもう一つの方法は、性格診断を受けてもらうことです。優れた性格診断は数多くありますが、Vanderbloemenでは全スタッフにInsightsアセスメントを受けてもらっています。一人ひとりコミュニケーションの取り方が異なるため、その人の人物像や働き方、コミュニケーションの好みを明確に示すガイドがあると便利です。そうすれば、最も適切な接し方を理解できます。
自分にしかできないことに集中し、それ以外は任せる
会社を始めた当初は、妻と私だけでした。提案書や契約書、報告書はすべて私が作成し、顧客を獲得すると、妻が請求書を送り、帳簿を管理していました。会社が成長するにつれ、より多くの人を雇えるようになりましたが、創業者として、責任の一部を引き渡し、効果的に仕事を委任することには苦労しました。しかし、一見無責任に思えるかもしれませんが、自分が会社にとって不可欠な存在でなくなることは、長い目で見れば、自分にとっても会社にとっても最善につながることが多いと学びました。
仕事を愛する経営者として、私は他の人に任せるべき細かな作業を自分でしてしまうことがよくあります。同じ悩みを抱える創業者は少なくありません。現場で働くことが好きなあまり、優れたCEOがすべきことである、人に教え、育てることを忘れてしまうのです。自分の使命を引き継ぎ、自分がすべてを管理していないときでも望みどおりに事業を運営できるチームに投資することが重要です。
経営者は正気を保つために現場を離れる必要がありますが、私が関与すべきときもあります。ただし、その都度、介入する必要があるのか、それとも単にそうしたいだけなのかを判断しなければなりません。経営者として、壊れたものや新しいものに取り組む立場になるように、というのが、私が受けた最良の助言の一つでした。この言葉は、現場に入るべきかどうかを判断するときに特に役立っています。壊れたものや新しいものに取り組むとき以外は現場を離れる起業家が増えれば、企業はより速く成長し、より長く受け継がれる遺産を残せると考えています。
