在宅勤務が広がるにつれて、先延ばしはますます一般的になっています。
こうした衝動にどう対処するかは、仕事において効率的かつ効果的であり続けるために極めて重要です。
戦略には、理由を理解すること、気を散らすものを取り除くこと、小さな成果を祝うことが含まれます。
先延ばしは誰にでも起こり、一度とりつかれると振り払うのが非常に難しくなります。非常に生産性の高い人物を思い浮かべるとき、おそらく仕事に苦もなく集中し、先延ばしに屈することのない人を想像するでしょう。地下鉄の駅の床に座ってノートパソコンで作業しても、図書館で一日かけるよりも一時間で多くのことをこなしてしまう、そんなタイプの人です。
実のところ、途方もなく生産性の高い人々も、私たちと同じ先延ばしの課題に直面しています。違いは、彼らが計算されたアプローチを用いて先延ばしを克服している点にあります。まず、彼らはなぜ自分が先延ばしをしてしまうのかを理解し、そのうえで先延ばしが定着する前にそれを打ち負かす戦略を適用します。誰もが、この二段階の研究に基づくプロセスに従って先延ばしを克服できます。
先延ばしの悪循環
なぜ自分が先延ばしをしてしまうのかをしっかり理解するまでは、先延ばしを止めることはできません。デポール大学のジョセフ・フェラーリによる新たな研究は、先延ばしがほとんどの人が考えているよりも複雑であることを示しています。人々は先延ばしを、時間管理の不備や怠惰によるものだと考えがちですが、フェラーリの研究は、先延ばしが気分を乗っ取る否定的な感情から生じることを示しています。こうした感情の影響下に置かれると、仕事に向かう気になれなくなります。
人が物事を先延ばしにするのは、怠惰だったり整理整頓ができなかったりするからではなく、通常、課題に取り組むのにふさわしい気分ではないからです。そうすることで、あなたは先延ばしの悪循環の中にしっかりと入り込んでしまいます。仕事をする気分ではないと決めてしまうと、メールの確認、ニュースのチェック、机の片付け、同僚との会話など、他の作業で気を紛らわせてしまいます。そして我に返る頃には、これほど多くの時間を無駄にしてしまったことに罪悪感を覚えます。これによって気分はさらに悪化し、締め切りが近づくにつれ、最初に課題を先延ばしにしたときよりも気分が落ち込んでいきます。
先延ばしを克服する
先延ばしを打ち破るのは、気分を自ら管理することで悪循環から抜け出す、単純なことです。適切な戦略を用意すれば、主導権を握り、物事を進める気分に自分を持っていくことができます。以下の戦略は、それを実現する助けとなるでしょう。
理由を見極める。仕事をする気分ではないとき、先延ばしは何か重要なことを伝えています。休憩を取る必要がある、あるいは何か食べる必要がある、といった単純なことかもしれません。チーム全体を一人で背負っている、あるいは仕事に不満がある、といった複雑なことかもしれません。いずれにせよ、先延ばしをしている自分を責めるのではなく、少し立ち止まって振り返り、なぜ自分が先延ばしをしているのかを見極めてください。これこそが、課題を克服するうえで最も生産的な一歩になるかもしれません。
障害物を取り除く。課題に取りかかる前に、少し時間をとって、行く手を阻みそうな障害物を慎重に検討してください。そのうえで、それらが障害にならないよう計画を立ててください。例えば、課題の指示がメールの受信箱に入っているとします。何もしないままでは、その指示を確認するために何度も受信箱に戻り、そのたびに他の新着メールに気を取られてしまうでしょう。この場合、あなたの管理計画は、作業を始める前に指示を受信箱から取り出しておくことであるべきです。先を見越して計画すれば、集中力を保ち、先延ばしを避けられます。結局のところ、集中を維持するより、取り戻すほうがはるかに難しいのです。
何があっても、すぐに始める。たとえ大好きなことであっても、何かに取りかかるのが本当に難しい場合があります。私は白紙のWord文書を前に立ち尽くしたり、寒い冬の朝に浜辺に立ち尽くしたりするかもしれません。最初の一歩は難しいものですが、いったん動き出せば、つまり最初の段落を打ち込んだり、最初の波に乗ったりすれば、気分は劇的に改善します。始めることがどれほど大変で面倒かに意識を向けると、自分でそれを始めることを妨げてしまいます。何があっても、すぐに取りかかれば、気分は素早く良くなり、それが作業に集中し続ける助けになります。
プロジェクトに穴を開ける。プロジェクトの規模に圧倒されると感じるため、私たちはしばしば先延ばしをします。圧倒される感覚を和らげるには、プロジェクトに穴を開けてみてください。すぐに簡単に終わらせられる、課題の小さな部分を見つけましょう。例えば、提案書の作成には10時間の集中した作業が必要かもしれませんが、導入部分は15分で書き上げ、成果物のリストは10分で作成できるかもしれません。気がつけば、こうした小さな作業がプロジェクトに大きな穴を開けており、もはや圧倒されることはなくなっています。
適切な環境で作業する。他のすべてを適切に行っていても、不適切な環境で作業すると、先延ばしに屈してしまうことがあります。これは、テレビ、電子機器、友人、騒がしい場所から自分を遠ざけることを意味します。誰にでも効果があるわけではありませんが、自分に合った環境で作業するよう、規律を持って取り組む必要があります。
小さな成功を喜ぶ。やるべきことリストの項目を一つずつ消していく達成感に勝るものはありません。先延ばしをしないためには、進捗を注意深く記録し、この達成感を味わう必要があります。小さな成功は、報酬や動機付けを司る脳の領域で、新たなアンドロゲン受容体を形成します。アンドロゲン受容体の増加はテストステロンの影響を強め、それによって自信と困難に挑む意欲がさらに高まります。これによって気持ちが高ぶり、前進し続けられます。時には、簡単な項目をいくつかリストから消し込むだけで、大きな課題に取り組むための精神的な強さを築くのに十分なこともあります。覚えておいてください。大きな課題を避けるために小さな作業をするのではなく、自信と勢いを築くために、小さな作業を日々のチェックリストに含めることが重要なのです。
現実的になる。その日の目標を非現実的に設定することは、意気消沈して、先延ばしを生み出す否定的な気分に屈してしまう、絶好の方法です。現実的な目標を設定すれば物事が前向きに保たれ、それが仕事をするのにふさわしい気分を保つ助けになります。
自分の内なる声を制御する。「私は先延ばしをしないつもりだ。絶対に先延ばしはしない」と自分に言い聞かせると、ほぼ確実に先延ばしをしてしまいます。「白いクマのことを考えてはいけない」と言われた参加者を対象にした古典的な研究があります。自分に考えないよう言い聞かせたものについては、避けようとしても考えずにいることはほぼ不可能だと分かっています。心は避けようとしているものに引き寄せられてしまうからです。コツは、注意を全く別の（そして前向きな）ものに移すことです。先延ばしをしないよう自分に言い聞かせる代わりに、何をするつもりか、そしてそれを終えたときにどれほど素晴らしい気分になるかを考えてください。こうすれば、避けようとしている行動ではなく、取りたい行動に心が向くようになります。
完璧主義者になるのをやめる。ほとんどの作家は、登場人物や筋書きを練り上げるのに無数の時間を費やし、本には決して入れないと分かっているページを延々と書き続けることさえあります。彼らがそうするのは、アイデアには発展するための時間が必要だと分かっているからです。私たちは、取りかかる時期になると、アイデアが完璧ではなく、生み出したものが良くないかもしれないと分かっているため、身がすくむ傾向があります。しかし、取りかからず、アイデアが育つ時間を与えなければ、どうして素晴らしいものを生み出せるでしょうか。作家のジョディ・ピコー（Jodi Picoult）は、完璧主義を避けることの重要性を見事に要約しています。「悪い文章は書き直せるが、白紙は書き直せない。」
結果に注目する。歯医者に行くのが好きな人はおそらくいないでしょう。多くの人は好きではありません。では、なぜ行くのでしょうか。それは結果が得られるからです。歯医者は、歯と歯茎をより健康で美しくすることにかけて非常に優れています。また、1時間も誰かに歯をいじられる痛みは、虫歯を詰めたり、歯を抜いたり、根管治療を受けたりする痛みとは比べものにならないからでもあります。歯医者に行くのは、そのプロセスに見合う価値があると分かっているからです。同じ考え方は、困難な課題にも当てはまります。取りかかるのが不安にさせるかもしれませんが、そこに意識を向けないでください。物事を終わらせたときにどれほど素晴らしい気分になるか、そして最後の瞬間まで待って全力を尽くさなかったらどれほど自分が惨めに感じるかを考えてみてください。
自分を許す。先延ばしをしてしまったときに、自分を責めても意味はありません。自分を罰すれば今後の先延ばしを防げると思うかもしれませんが、実際には逆効果で、自分を責めることは、あなたを先延ばしの悪循環へとすぐに押し戻してしまいます。
まとめ
先延ばしを克服する鍵は、先延ばしが感情に根ざしていると理解することです。上記の戦略は、先延ばしの悪循環を逆転させ、これまで以上に高い生産性を達成する助けとなるでしょう。
