Data-Dynamixでは、大量のメールを目にします。メールを作成し、送信し、そして私たち自身も非常に多くのメールを受け取ります。メールマーケティングを手がける私たちが、ビジネス界やメディアの仲間に向けて、受信トレイの管理に役立つ自分たちのコツを共有するのはふさわしいと考えました。
メールを確認する時間を決める – 一日中、メールの通知が絶えず表示されると、作業の流れや思考が中断されます。一日に1～3回、メールを確認する時間を決めれば、受信トレイに届くメールを一日中気にせず、効率よく適切なタイミングで返信できます。
すぐに処理する – 整理収納の世界には「一度だけ手に取る」という言い回しがあります。クローゼット（またはメールの受信トレイ）を整理するとき、物を取り出したら、後で仕分けるために山に積むのではなく、その場で一度判断するという意味です。このコツは、前述のコツとも密接に関係しています。メール対応に集中する時間を決めたら、すぐに読んで返信する習慣をつけましょう。「2分ルール」を使い、2分以内で読んで返信できるメールはすぐに処理します。返信は送信者に直接返すことかもしれませんし、メールを別の方法で処理することかもしれません。メールを削除する、保存する、または保留にする、といった方法があります。次のいくつかのポイントは、この保留についてです。
メールを削除する – ここでも、届いたメールにすぐ対応する習慣があれば、その場で削除できます。受信トレイを簡単にすっきりと整った状態に保てます。
メールを保存する – すぐに返信する必要はなくても、特定のプロジェクトや顧客に関する貴重な情報ややり取りが含まれているメールもあります。フォルダーやカテゴリー、その他のフィルターを使ってメールを整理すると、仕分けがしやすくなり、必要なメールをより早く見つけられます。また、参照用に保存でき、何らかの対応が不要なメールは、適切なフォルダーにすぐ振り分けると便利です。
保留にする – メールには対応が必要でも、すぐに対応しなくてよい場合があります。十分な返信に必要な情報がまだなかったり、返信文を書く時間がもっと必要だったりすることもあります。このようなメールは、対応待ちフォルダーに入れておけます。このフォルダーは、対応する時間ができるまでメールを一時的に保留しておく場所です。毎日、保留フォルダーにあるメールの一覧に取り組む時間を取り、対応できるものには適切に返信しましょう。
ルールを活用する – OutlookやGmailなど多くのメールソフトでは、特定の種類のメールに対するルールを設定できます。フラグや「チェック」機能、色分けを使って、メールを分類・整理しましょう。設定したルールに基づき、届いたメールが自動的に振り分けられます。自動化は頼れる味方です。
迷惑メールフォルダー – 迷惑メールフォルダーのフィルターは完璧ではありません。重要なメールが迷惑メールフォルダーに入ってしまったことはありませんか？私たちにもあります。ですから、そこを整理する時間も確保しましょう。昔の友人からの誕生日メッセージや、信頼している会社からのお得な案内が見つかるかもしれません。迷惑メールがすべて不要とは限りません。
自動返信 – メールへの返信頻度によっては、自動返信を設定しておくことで、返信までにかかる時間について適切な期待値を伝えられます。オフィスを離れているときや、日中に顧客先を訪問しているときに、（問い合わせにはすぐ返信があると連絡先の人たちが慣れている場合は特に）返信が遅れると、悪影響が生じる可能性があります。
この8つのステップに従えば、受信トレイをメールゼロの状態にできます。当初、そこまで整理するには規律と時間が必要かもしれませんが、その見返りは十分にあります。
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配信登録を解除する – デジタルマーケティングとメールマーケティングの専門家として、配信登録の解除を勧めることは、必ずしも私たちの最優先事項ではありません。しかし、まったく目を通さないメーリングリストに登録していても、メリットはありません。価値があると思うメールリストには登録を続け、それ以外の雑多なものは登録を解除しましょう。そうすれば、関心のないメールで受信トレイがあふれるのを大幅に防げます。
連絡先との関係を整える – 勤務日の終わりと週末にはメールを閉じましょう。休みの時間とのバランスを取りたいなら、本当に火急の対応が必要な場合を除き、メールに返信しないでください。月曜の朝まで返信を待つことで、相手のメールとその内容を尊重しつつ、週末には休むことを連絡先の人たちに伝えられます。休みの時間にすぐ返信すると、いつでも連絡がつくのだと相手に学習させ、そう期待させることになります。
返信する前に考える – 言葉と同じように、メールは一度「送信」すると、もう自分の手元を離れます。メールを送る前に、その内容が本当に送りたいものであり、憎しみや不和、否定的な感情を伝えるものではないことを確認しましょう。
この記事は、 LinkedInとの協力により掲載されています。掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：Kevin Laytonは、Data-Dynamix Inc.のCEOです。
画像：ノートパソコンを持つ男性にバイナリーコードが投影されている様子を描いたイラスト。REUTERS
