どんな仕事であっても、ある意味では誰にとっても一日は基本的に同じです。私たちに与えられている時間は、皆同じだけです。
だからこそ、時間の使い方がすべてを左右します。スタートアップを自己資金で立ち上げる場合も、10億ドル規模の企業を経営する場合も同じです。たとえば、 ジム・ホワイトハースト氏は、 Red Hatの社長兼CEOです。同社はオープンソースソフトウェアを提供する、最大級かつ最も成功した企業の一つです。
時間を最大限に活用し、個人の生産性を高めるための、ジムのヒントをご紹介します。
1. 毎週日曜の夜に、その週の計画を立てる。日曜の夜には、年間および各月の重要な目標をまとめたリストを見ながら、腰を据えて考えます。そうした目標が毎週の行動の指針となり、計画どおりに進む助けになります。長期的な目標は差し迫っていないかもしれませんが、間違いなく重要です。気をつけていないと、「重要」なことが「緊急」なことに押しのけられがちです。それから、その週の予定表を確認します。会議などで埋まっている時間が分かります。次に、達成したいことを確認し、それらの作業をToDoリストに組み込みます。
大切なのは、その週の予定に枠組みと規律を設けることです。そうしなければ、物事が次々と舞い込み、緊急の用件が重要なことを押しのけてしまいます。
2. 作業時間をあらかじめ確保する。 誰もが会議や予定をスケジュールします。もう一歩進んで、特定の作業を終えるための時間も確保しましょう。「新しい提案書を書く」「プレゼンテーションを作成する」「マーケティング資料を確認して承認する」といった作業の時間を予定に入れます。
そうした時間を自分から確保しなければ、作業は先延ばしになったり、中断されたり、集中力を失ったりします。そして、重要な作業が実際には完了しません。
3. 現実的なToDoリストに従う。 以前はToDoリストを作っていましたが、各作業にかかる時間は割り当てていませんでした。どうなったでしょうか。いつも、実行できる量を超える項目がリストに並び、ToDoリストではなく、願望リストになっていました。今日、会議が6時間予定されていて、作業が8時間分あるなら、その作業は終わりません。
現実的な所要時間を割り当てることで、優先順位をつけざるを得なくなります。（私は Toodledoが気に入っていますが、ほかにも使えるツールはたくさんあります。）現実的な所要時間を割り当てることは、集中力を保つ助けにもなります。ある作業にかかる時間が30分だけだと分かっていれば、気を散らすものを取り除いたり、無視したりする姿勢も強まります。
4. 会議は原則30分にする。 カレンダーソフトの初期設定を1時間にした人は、何百万人もの人の時間を無駄にしました。ほとんどの議題は30分で扱えます。多くは15分で済ませられます。特に、参加者全員が会議は15分だけだと分かっていれば、なおさらです。
カレンダーツールの初期設定に縛られないでください。本当に必要だと確信できる場合にだけ、1時間の予定を入れましょう。
5. マルチタスクをやめる。 会議中、とりわけ1時間の会議では、頭を使わない作業をいくつか片づけたくなるものです。（会議中に受信トレイを整理したことがない人はいるでしょうか。）問題は、注意が分散すると会議の生産性が下がることです。頭を使わない作業をしているだけでも、気が散っています。そして、そのせいであなたの生産性も下がります。
マルチタスクは個人の生産性を損ないます。二つのことを中途半端にやろうとしないでください。一つのことに本当に力を注ぎましょう。
6. 隙間時間の活用に徹底的にこだわる。 仕事の日に最も大きな空き時間が生じるのは、通勤で車を運転するとき、帰宅時に運転するとき、そして空港にいるときです。だから、その時間をどう使うかに真剣に取り組んでいます。通勤の運転中には、ほぼ必ず電話をする予定を入れます。簡単です。子どもたちを学校に連れて行き、決まった時間に送り届けると、8時から8時30分まで電話できます。帰宅時の運転中には、通常は電話を予定に入れません。特に西海岸にいる人からの電話に折り返せるようにするためです。
空港では、記事をダウンロードするブラウザー用プラグインの Pocketを使っています。あらかじめ記事を10本読み込んでおけば、保安検査の列で待っている間に読むものが十分あります。しかも、読みたい記事です。
自分の一日を見直し、空き時間を見つけましょう。その時間にできることを予定に入れます。隙間時間と呼んでください。生産性の面で、本当に優位性を築ける時間だからです。
7. 時間を記録する。 時間を記録し始めると（私は Togglを使っています）、生産的ではないことにどれだけ時間を費やしているかに驚くでしょう。細部まで記録する必要はありません。記録する情報は、正確でなくても傾向が分かれば十分です。
自分の時間を記録し始めたのは、つい最近のことです。目を見開かされる経験であり、本当に集中する助けになりました。
8. 昼食の時間を意識して使う。 昼食には1時間かけることも、30分かけることも、10分で済ませることもできます。
どれだけ時間をかけるにしても、何をするかを意識しましょう。デスクで食事をとり、そのまま仕事を続けるのが好きなら、それで構いません。一方、休憩で気分転換することが役立つなら、昼食の時間はマルチタスクが効果を発揮する場面の一つです。人脈を築き、交流し、会社の文化づくりを支えることができます。ただし、毎日同じ人たちと昼食に出かけるのでは、その効果はありません。
週に2日は、あまりよく知らない人たちと昼食に出かける日にしましょう。あるいは散歩をしたり、自分自身にとって生産的なことをしたりしてください。毎日昼食に1時間かけるとすれば、週に5時間になります。その時間をどう過ごすか、よく考えましょう。仕事をする必要はありませんが、自分のために役立つ時間にするべきです。
9. 家族との時間を守る。 あなたと同じように、私も少々仕事中毒です。だから、夜の時間の使い方にはとても気を配っています。仕事から帰宅したら家族の時間です。家族で夕食をとり、子どもたちの宿題を手伝います。仕事は完全にオフにします。電話もメールもしません。
一般的に、子どもたちが寝る支度を始めるまでに2時間あります。その間は、家族と一緒にいます。それから仕事に戻れます。午後5時や5時30分に仕事を切り上げても問題ありません。8時や9時には、また仕事に取り組めると分かっているからです。
どの家庭にも、最もよく交流できる時間帯があります。自分からその時間を空けておかなければ、仕事に戻ってしまいます。仕事をするなら仕事をし、家にいるなら家族と過ごしましょう。つまり、食卓では電話を使わず、メッセージも送りません。ただそこにいるだけでなく、家族と一緒にいるのです。
10. 毎日を正しく始める。 私は朝一番に運動します。運動をすると活力が湧くからです。（研究によれば、中程度の有酸素運動は 気分を最大12時間にわたって高めることもできます。）
早起きして走ります。その後、新聞を読みながらクールダウンし、子どもたちより先に階下へ行って一緒に朝食をとります。エネルギーが高まるだけでなく、朝の効率的な過ごし方が、その日一日の土台になります。生産的に一日を始めれば、一日全体もより生産的になります。
この記事は、 LinkedInとの協力により掲載されています。掲載によって、世界経済フォーラムが見解を支持するものではありません。
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著者：ジェフ・ヘイデンはゴーストライター、講演者、Inc. Magazineの寄稿編集者です。
画像：2014年4月10日、パリ西部ラ・デファンスの金融・ビジネス地区にある遊歩道を歩く女性実業家。REUTERS/Gonzalo Fuentes。
