一日がもっと長ければ、やるべきことをすべて終えられるのに、と思うことがあります。
ハーバード大学の講師、極限の生産性という著書で、 ロバート・ポーゼン博士 は、より多くの、そしてより良い成果を上げるための要点を解説しています。ポーゼンの優れたヒント18選を見て、まさにその方法を学びましょう。著作の掲載を許可してくださったポーゼン博士に感謝します。 著作。
優先事項を重要度順に並べ、それに応じて時間を割り当てる
ポーゼンによると、優先度の高いタスクと低いタスクには違いがあり、それぞれに割くべき時間も異なります。
取り組む予定のことをすべて書き出し、週ごとの目標、年間の目標、長期的なキャリア目標に分けて整理しましょう。次に、各タスクを相対的な重要度に応じて順位付けします。最も生産的な状態では、順位の高いタスクにより多くの時間を使い、低いタスクにはより少ない時間を使うべきです。
求める成果を把握し、そこへ一直線に向かう
働いた時間数は、可能な限り最高の成果を上げることに比べれば、さほど重要ではありません。最終的にどのような結果が必要なのかを定めれば、そこに至るまでのより効率的な計画を立てやすくなり、時間を生み出せます。
目標に到達するまでの途中で必ず立ち止まり、予定どおり進んでいるかを確認しましょう。他の人と一緒に取り組んでいる場合は、進め方の調整も確認します。
日中に受け取るメールや依頼の80％は無視する
プロジェクトにかける時間は、その重要度に応じて変える必要があります。ポーゼンによると、優先度の低いタスクはB+程度の仕事で十分なことが多いそうです。
こうしたタスクに余分な時間や労力をかけたり、細部にまでこだわったりする必要はありません。ポーゼンは、受け取るメールや依頼の80％はそもそも重要ではないことが多いため、破棄するか無視し、残りの20％にはすぐに返信することさえ勧めています。
スケジュールを毎時間びっしり埋めない
毎日の予定を丁寧にカレンダーに記録し、各予定や会議の目的を思い出せるメモを添えましょう。目的を書いておけば、話題がそれるのを防げます。思いがけないことに対応する時間を確保するため、スケジュールを毎時間埋めないようポーゼンは勧めています。
毎晩、予定を見直して翌日の準備をし、これから取り組むタスクに心の準備をしておきましょう。
旅行のたびに使える持ち物・準備リストを作る
旅行では、成り行き任せにしないこと。今後の旅行にも使い回せるリストを作り、何を詰めるか、どの交通手段を予約するか、ほかに何を準備する必要があるかを把握しましょう。
出発前に時間を無駄にしないよう、旅行の目標を把握しておきましょう。そしてポーゼンは、1週間未満の旅行なら、決して荷物を預けてはいけないと警告します。代わりに大きめの機内持ち込み手荷物を使えば、手荷物受取所で待つ時間を減らせます。
会議は、初対面の挨拶と重要な話し合いに限る
ポーゼンによると、会議が勤務時間に占める割合は、中間管理職で約35％、経営幹部では最大60％に達することがあります。
新しい顧客や同僚との顔合わせ、またはメールや電話ではできない重要な議論に限って会議を開くようにしましょう。それ以外のことは、メール、文書共有、ビデオ会議など、テクノロジーがもたらす便利な手段で効果的に対応できます。
締め切りを増やして先延ばしをなくす
上司が従業員に課題の完成まで2週間を与えると、先延ばしをする人は最後の瞬間まで着手せず、窮地に陥りがちです。そこでポーゼンは、同じプロジェクトの締め切りであっても、途中により頻繁な締め切りを設定するよう勧めています。
自分で決めた締め切りを無視しないよう、同僚や上司に伝えておきましょう。自分の締め切りを守る責任を誰かが確認してくれると、守れる可能性が高まります。
何かを読むときは、結論から読み始める
目的を持って読んでいるか確認しましょう。なぜそれを読んでいるのか、ほかでは得られないどんなものを得ようとしているのか、自問してください。
それには、ニュース、助言、ヒント、仕事に関する情報など、読むことで何を見つけようとしているのかを把握することも含まれます。またポーゼンは、著者がどこに向かっているのかを知り、押さえるべき要点を把握するため、著作の結論と序論を先に読むことも勧めています。
短い文を使い、優れた文章にするため必ず推敲する
メールが電話に取って代わることが増えているため、文章力はますます重要になっています。ポーゼンは、書き始めるときに、文章の論理的な展開を示すアウトラインを作ることを勧めています。長くて密度の高い文書を書く場合は、読者が全体像をつかめるよう、エグゼクティブサマリーを作成しましょう。
短い文や節どうしの明確なつながりなど、効果的な表現を使い、必ず複数回推敲してください。最初から完璧な文章を書くことはできません。
優れたスピーチの鍵は準備と聴衆への理解
プレゼンテーションに気をもんで、貴重な時間を無駄にしないでください。効果的に話す鍵は準備です。準備には主に次の3つの要素があります。
1. 聴衆を知る — どのような人たちか、なぜ参加するのか、何に関心があるのか。
2. スピーチを構成する — プレゼンテーションのアウトラインを書き、論旨が明確であることを確認する。
3. スピーチをリハーサルする — 練習すれば、本番の場面で落ち着き、自信があるように見せられます。
会議を効果的に進行する方法を学ぶ
オフィスの会議で何も達成されないのは、進展につながる方法で進行されていないからです。会議を最大限に活用するために満たすべき3つのポイントを、ポーゼンは挙げています。
まず、会議の進行役は明確な議題を書き、参加者が目を通せるよう少なくとも1日前に送っておきます。会議では、重要な議論にできるだけ多くの時間を割けるよう、導入は短くします。最後に、参加者全員が会議を終えて何をすべきかを明確に理解した状態で閉会しましょう。
キャリアを計画する際は、専門分野への特化と長期計画を避ける
キャリア計画について最初に知っておくべきなのは、長期計画は必要ないということです。キャリアを選び始める段階では、いずれ就きたい職種をいくつか「キャリア目標」としてリストアップするよう、ポーゼンは勧めています。
魅力を感じる職種をリストアップしたら、自分が世の中に提供できるスキルは何かを考え、それが挙げた職種のいずれかに合致するか確認しましょう。職種について調べ、その職業の需要を把握してください。専門分野への特化は避け、次の一歩を踏み出す際に選択肢を最大限に増やすことを常に目指しましょう。前進すべき時期が分かるよう、目標は毎年見直してください。
時間軸に沿ってキャリア目標を整理する
「キャリア全体を計画するのは複雑なプロセスです」と、ポーゼンは著書に記しています。時間を最も有効に使うには、目標を期間別に次の3つに分けます。
ターゲット（1週間以内）
目標（3～24か月）
キャリア目標（5年以上）
実行可能な小さなステップであるターゲットを使って目標を達成し、目標を使ってより大きなキャリア目標を達成しましょう。
チームでうまく働くには、従業員への批判を何としても避ける
同僚との生産的な関係を築き、維持することは不可欠です。その最善の方法は信頼関係を築くことです。そうすれば、優先度の低い目標を委任し、最重要の目標に最も多くの時間を使えます。
部下にタスクやプロジェクトを任せるときは、達成方法を本人たちが最善の形で決められるよう、目標は大枠で設定しましょう。進捗を見ながら、これらの目標について話し合うことが重要です。可能な限り、同じミスが繰り返される場合や倫理的に問題がある場合を除き、従業員を批判しないようにしましょう。そして何より、肯定的な評価は多すぎるということはありません。
上司と仲良くしようとするのをやめ、上司をマネジメントする
上司をマネジメントすることは、チームをマネジメントするのと同じくらい重要です。大切なのは上司と仲良くすることよりも、上司が成果や個人の成功を後押しする存在となるよう、関係をマネジメントすることです。どのような人間関係でも、鍵となるのはコミュニケーションです。
自分の担当業務について認識が一致しているか確認し、効果的にやり取りできるよう、上司に合わせてコミュニケーションのスタイルを調整しましょう。意見の相違が転職につながる場合は、退職時に橋を焼き払うことのないよう、機転を利かせて現職を離れましょう。
安定を好む自分の偏りを認識し、変化を受け入れる
人々が変化を避けるのは、その悪影響を恐れるからです。生産的な選択をするために、変化を受け入れ、変化がもたらす機会を活用するよう、ポーゼンは述べています。
安定を好む潜在意識下の偏りを認識することが、変化を受け入れる第一歩です。一つの仕事に生涯就き続けるのは例外であり、当たり前ではないことを心に留めてください。そして最終的には、一貫した倫理観を守ることで自分らしさを保つべきです。倫理的に行動することを最優先にすれば、長期的に報われます。
生産性は仕事だけに関わるものではない
ポーゼンは、定期的に十分な睡眠をとること、運動すること、友人や家族と過ごすことなど、誰もが自分のための時間を必ず確保すべきだと指摘しています。
そうすることで頭がすっきりし、仕事に関するタスクに取り組むときに集中しやすくなります。個人的な目標や目的に気を取られにくくなるからです。
時間の長さではなく、どこに時間を使うかを基準に生産性を考える
生産的であることの本質は、より充実した人生を送ることです。仕事の効率が上がれば、私生活に使える時間が増えます。そこに至る鍵は、どこに時間を使うことに最も価値があるかを自覚することです。
配偶者と過ごす4時間は、仕事に費やす4時間より価値があります。自分の時間の使い方をよりコントロールできるよう、組織の柔軟性を高めるために力を尽くしましょう。また、オフィスを出たら、仕事による中断をできる限り避けてください。心を休ませることは健全であり、必要です。
との共同掲載 Business Insider
著者：メリッサ・スタンガーは、Business Insiderのリスト・ランキング担当アソシエイトエディターです。キャロリン・カトローネが本記事に協力しました。
画像：カリフォルニア州メンローパークにある同社本社のデザインスタジオで働くFacebookの従業員。
