企業の取締役を務めていると話すと、最も頻繁に受ける質問の一つは役員報酬についてではありません。むしろ人々が知りたいのは、取締役会のメンバーに賛成してもらえるような発表をするにはどうすればよいか、ということです。
この質問を受けるといつも、失敗した発表の記憶がよみがえります。数年前、私が取締役を務めていた取締役会で、ある企業の社内の人物が発表を行いました。その人物はやけに気取った態度の男性で、時に皮肉を言い、何度か下品なジョークを飛ばし、取締役にウインクをし、さらには当時の政府に関する発言で自身の政治的立場を明らかにしました。我々の質問に答えられないと、それらを無関係だとしてごまかそうとしました。ようやく議長が発表を終わらせたとき、我々は呆然として互いに顔を見合わせました。提案に疑問を抱いただけでなく、その提案を持ち込んだ人物にも疑問を感じたのです。どちらに投票したかは、お察しいただけるでしょう。
そのような発表者にならないようにしてください。
人々が企業の取締役会で発表する理由は様々です。会社の新たな方向性を提案する場合もあれば、迅速な決定が必要な複雑な法的問題を説明する場合もあり、あるいは進行中のプロジェクトの最新状況を単に報告する場合もあります。 取締役会にはさまざまな形態や規模があり、学校の理事会、近隣の防犯組織の委員会、マンションの管理組合、非営利団体の理事会、従業員委員会など、いずれも取締役会と呼ばれます。
状況がどのようなものであっても、意思決定機関への発表の原則は同じであり、適切に行うことが極めて重要です。以下のガイドラインを念頭に置けば、思うほど難しいことではありません。効果的な発表のための9つの「すべきこと」と6つの「すべきでないこと」は次のとおりです。
取締役会での発表：すべきこと
参加する会議の内容を把握しておく。 取締役会は、多くの議題を抱えて過密になることがよくあります。こここ数か月、私は最長8時間に及び、最大20の議題を扱う会議に出席してきました。あなたのテーマはあなたにとって特別なものかもしれませんが、重要な情報を伝えるための時間は限られています。
事前に十分に準備する。 取締役会のメンバーは誰か。その経歴はどのようなものか。状況に応じて発表内容を調整できると役立ちます。そうすることで、相手がすでに知っていることを伝えたり、相手が持っていないかもしれない知識を前提としたりせずに済みます。
資料は十分な余裕をもって送付する。 私は、取締役会のメンバーが少なくとも1週間前には資料を受け取れるよう努めています。締め切りがある場合は、取締役会に提出される前にフィードバックがあるかもしれないことを考慮し、数日の余裕をもって期限に間に合わせてください。「資料を事前に送らなかったのは、皆さんをハラハラさせたかったからです」というように、「驚かせる」ようなことはしないでください。これはアガサ・クリスティの小説ではなく、取締役会なのです。意思決定に必要なツールを私たちに提供してください。
与えられた時間を事前に確認する。 割り当てられた時間を超えないでください。議長が追加の時間が必要と判断すれば、議長が延長します。質疑応答のための十分な時間を確保しておいてください。
取締役会が情報をどのように提示してほしいか確認する。 例えば、議長に「全体を発表しましょうか、それとも要点だけにしましょうか」と尋ねてみてください。別の方法として、「資料は既読とみなしてよいか」と提案することもできます。これは、事前に送付した資料を全員が確認済みと想定し、最も重要な点のみに触れ、すべての詳細を繰り返すことを避けるという意味です。
準備を整え、プロフェッショナルとして振る舞い、簡潔に話す。 取締役会のメンバーは、発表の内容だけでなく、その発表を行う際の自信も評価します。
冷静さを保ち、聞かれた質問に答える。 答えがわからない場合は、慌てたり、防御的になったり、知ったかぶりをしたりしないでください。そうではなく、できるだけ速やかに答えを持ち帰ることを約束してください。その後、迅速にそれを実行してください。また、これは非常に重要なことですが、厳しい質問を多く受けても動揺しないでください。提案に価値がないと考えていたなら、私たちは質問などせず、単に否決したはずです。取締役会のメンバーは質問の仕方がそれぞれ異なり、遠回しに尋ねる人もいれば、すぐに本題に入る人もいます。どのようなスタイルであっても、落ち着いて、明確かつ簡潔に答えてください。また、「くだらない」または自明だと思われる質問に対して、態度を示さないでください。私たちは自らの職務を果たしているのです。一見単純に見える質問から、最も興味深く重要な情報が得られることがよくあります。
結果について、明確かつ簡潔に述べる。 発表の終わりまでに決定が必要な事項がある場合は、選択肢を非常に明確にしてください。選択肢を冒頭で示し、説明したうえで、改めて提示することは、決して無駄にはなりません。
優雅に締めくくる。 退席の時間が来たら、感謝を伝えて退出してください。長居はしないでください。
取締役会での発表：すべきでないこと
待たされても、不満を言わない。 議題によっては、会議が延びることがあります。非公開の会議であれば、外で待たされることになるでしょう。そうでなければ、他の人の発表を見たり、他の議題についての討議を聞いたりすることになるでしょう。いかなる場合でも不満を口にしないでください。発表が始まる前から、会議室の人々の発表に対する印象を損なうことになるからです。明るく「問題ありません」と言うだけで、大きく違ってきます。
退屈させない。 最近、室内の全員が既に知っていることをほぼそのまま伝える報告を聞かされました。発表者はすぐに我々の注意を失いました。さらに悪いことに、発表者が「依頼事項」にたどり着くころには、全員の気持ちはすでに離れていました。
ロビー活動をしない。 発表は、他の分野について立場を表明する機会ではありません。IT基盤のアップグレードについて話すために来ているのに、「ついでに、より良い駐車場施設の提案もしたい」と割り込むことは、あなたにとっても私たちにとっても役に立ちません。
専門用語を使わない。 私たちが必ずしもあなたの分野の専門家であるとは限りません。テーブルを囲む全員が理解できる明快な言葉を使ってください。初めて用いる際は、「ESG」、「grok」、「API」が何を意味するのかを説明してください。そうしないと、単に「無意味な文字や単語の羅列」のように聞こえてしまいます。大げさな表現は避けてください。「完全な大転換」と言うのであれば、本当にそれほど大きな変化でなければなりません。また、人々をうんざりさせるような流行語も避けてください。「シンクフルエンサー」などがその例です。 ESG、 grok、および APIは、 無意味な文字や単語の羅列のように聞こえてしまいます。大げさな表現は避けてください。「完全な大転換」と言うのであれば、本当にそれほど大きな変化でなければなりません。また、人々をうんざりさせるような流行語も避けてください。「シンクフルエンサー」などがその例です。
私たちは皆同じ考えではありません。自身の偏見や政治的傾向を表に出さないでください。 運が良ければ、テーブルを囲むグループは多様であり、意見も多岐にわたるはずです。際どいジョークや政治的な発言は発表には不適切であり、説得しようとしている相手を不快にさせるおそれがあります。
過剰な演出を避ける。 テーマに直接関係がない限り、花束や面白い動画を配る必要はありません。有用な例：「これが私たちの話している内容の一例です。」不適切な例：「皆さん素敵な方々なので、どうぞお花をどうぞ。」実は、ある会議で誰かが「素敵な女性取締役の皆さん」に花を配ったことがありました。
明確に、簡潔に、要点を押さえて
発表は小説ではなく、メモのように考えてください。取締役会のメンバーは、明確で簡潔に示された事実を重視します。期待していた「はい」という答えが得られなかったとしても、テーブルを囲む人々にあなたに対する好印象を残すことはできます。そして、改訂版の提案を持って取締役会に再び臨む際、その印象は大きな助けとなるでしょう。
ぜひ試してみて、役に立ったかどうか教えてください。また、発表の準備をしている人が身近にいるなら、この記事を切り抜いて送ってあげてください。きっと感謝されるだけでなく、発表を聞く取締役会のメンバーも喜ぶはずです。
以下との共同で公開： LinkedIn。この投稿はBBC Capitalのコラム「 Above Board with Lucy Marcus」にも掲載されました。
著者：Lucy P. Marcus。Marcus Venture Consulting, Ltd.の創設者兼CEO。IEビジネススクールのリーダーシップ・ガバナンス教授。Atlantia SpAの非業務執行取締役、Mobius Life Sciences Fundの非業務執行議長、BioCityの非業務執行取締役を務める。
画像：2008年9月15日、ワルシャワ証券取引所でのプレゼンテーションに出席するワルシャワ経済大学の学生たち。REUTERS/Peter Andrews
