「エチケット」という言葉を聞くと、1950年代のミス・マナーズの本を思い浮かべるかもしれません。しかし、適切なビジネスマナーとは、サラダフォークを正しく使うことだけではありません。マナーは時代遅れに思えるかもしれませんが、ビジネスに欠かせないツールでもあります。
適切なビジネスマナーを無視しているなら、その代償を自ら招くことになります。企業文化との相性やコミュニケーション能力を重視して採用する雇用主が増えるなか、無作法な振る舞いを見せる余裕はありません。すばらしい仕事に就こうとしている場合も、ようやく昇進を勝ち取ろうとしている場合も、マナーは思っている以上に重要です。
キャリアの階段を上りながら、誰かの足を踏まずに済むよう、昇進に役立つかもしれないビジネスマナーのルールを10個紹介します。これまで考えたことがないものもあるでしょう。
1. フルネームで自己紹介する。 初めて会う相手には、会議室でも交流イベントでも、必ずフルネームで自己紹介しましょう。どんな場面でも、できるだけ印象に残ることが大切です。名前だけを伝えると、後になって相手が、どのケビン、あるいはレイチェルだったか思い出せずに困るかもしれません。どのような状況でも、名刺を手元に用意しておくとよいのは、これも理由のひとつです。マドンナでない限り、自己紹介には必ず姓も含めましょう。
2. 足を組まない。 足を組むと気が散ることがあり、少しばかり色っぽく見えすぎることさえあります。しかし、より重要なのは健康面への懸念です。足を組むと、血行に非常に悪い影響を及ぼすことがあります。
3. 「ありがとう」を言いすぎない。 感謝の気持ちを示すのはすばらしいことですが、過度に感謝する必要はありません。ひとつの会話の中で「ありがとう」を何度も言うと、かえって最初の感謝の気持ちが薄れて、意図と逆の効果を招くことがあります。また、相手に依存的で自信がない印象を与えることにもなりかねません。
4. 昼食はキッチンで取る。 仕事に追われて、昼食を食べる20分さえないと思うことはよくあります。結局、スプレッドシートを眺めながらデスクにかがみ込んで昼食を取ることになるでしょう。これは自分にとって残念な状況であるだけでなく、同僚にとっても好ましいものではありません。レタスをかむ音や、温め直した残り物のにおいを聞いたり嗅いだりしたい同僚はほとんどいません。短い昼休みになったとしても、キッチンや共有スペースで昼食を取る時間を一日の中に確保しましょう。同僚もお腹も、きっと感謝するはずです。
5. 自分が誘ったなら、必ず支払いを引き受ける。 顧客や同僚を夕食に誘ったなら、請求書が来たときに割り勘を求めないようにしましょう。その夜のホスト役を務めたのなら、マナーとして支払いはあなたの番です。
6. 私物をテーブルに置かない。 今では、誰もが携帯電話に強く執着しています……少し強すぎるくらいかもしれません。食事中に、招かれざる夕食の客のように携帯電話をすぐ脇に置く人は少なくありません。そうするなら、招かれざる客はスマートフォンだけではないことを知っておきましょう。実際、携帯電話は写真や近況の共有だけでなく、 細菌を共有するのにもうってつけなのです。
7. 会議で質問をしすぎない。 会議に出席するときは、いくつか質問を用意しておくとよいでしょう。ここでのキーワードは「いくつか」です。20個もの質問を矢継ぎ早に投げかけて、主催者を困らせたり、会議の議題を乗っ取ったりしてはいけません。最も重要な質問を選び、会議の最後まで待ってから尋ねましょう。さらに質問が残ったら、同僚の時間を無駄にする代わりに、後でメールで尋ねることもできます。
8. 人のオフィスにいきなり入らない。 「ねえ、ボブ、今忙しい？」答えはおそらく「はい」でしょう。それでもボブは、すぐに出ていくよう言うのをためらっているかもしれません。断りなく誰かのオフィスに入るのは、相手の仕事を中断する権利があると思い込むことです。好きなときにふらりと入るのではなく、電話やメールで連絡して、話す時間を決めるのに数分を使いましょう。
9. 必要なときは、メールの全員に返信する。 「全員に返信」機能は、厄介な事態を招くことがあります。しかし、必要なときに使い忘れると、周囲に多くの余計な作業を発生させてしまいます。関係者が情報共有から漏れ、時間も無駄になります。
10. メールのやり取りに不要な人を含めない。 反対に、自分が必要とされていないメールのやり取りに巻き込まれるほど、いら立たしいことはありません。昼食から戻ると、受信トレイがメールであふれているのに、そのどれもが自分の仕事にまったく関係ない、ということになります。メールのスレッドを始める前に、関係者全員が仕事の情報共有を必要としているか確認しましょう。スレッドに加わっている人が大量のメールを歓迎しないかもしれない場合は、その人を含めず、必要なときだけ最新情報を送りましょう。
適切なビジネスマナーを身につければ、上司や同僚に好印象を与え、キャリアアップにつながります。正しいマナーを心がけることは、思っている以上にキャリアに役立ちます。
共同掲載： LinkedIn
著者：Ilya Pozinは起業家、ライター、投資家です。Pluto.TV、Open Me、Ciplexの創業者です。Forbes、Inc.、LinkedIn、TheNextWebのコラムニストを務めています。
握手の写真。REUTERS。
