あまり気が進まない退屈そうな場合、たいていは「興味がありません。ありがとう」と返しても、気まずく思わずに済みます。
しかし、上司から新しい仕事を頼まれたときに同じ対応をすれば、かなり驚いた顔をされるでしょう。
たとえほかの仕事に追われていたり、自分がこの業務を担当するのに最適な人材かどうか確信が持てなかったりしても、頭ごなしに、あるいは即座に「ノー」と言うのは避けたいものです。
その代わり、どうすれば「イエス」と言えるかを考えましょう。
国際的に活動するビジネス講演者で、『ユーモアの効用』の著者でもあるマイケル・カーによると、常に考えるべきなのは、「どうすれば私たち」――つまり、あなたと上司が――「一緒に『イエス』と言えるか？」ということです。
このような状況で最善の返答をする方法を探るため、カーと、職場問題の国内有数の専門家で『ひどいオフィスの暴君を手なずける：子どもじみた上司の振る舞いに対処し、仕事で成功する方法』の著者であるリン・テイラーに、さまざまな場面で「ノー」と伝える方法を聞きました。二人の最善のアドバイスを紹介します。
すでにほかの仕事で手いっぱいの場合：
「そのプロジェクトを喜んで担当します。ただ、そうすると、今取り組んでいる［ほかのプロジェクト］を明日まで延期することになるかもしれません。実は次の3時間で、あの提案書を仕上げる予定でした。それを延期したほうがよいでしょうか？」
テイラーによれば、ほとんどの管理職は、あなたが「待ってください」と言うか、「Xを任せると、Yに支障が出ます」と伝えるまで、次々と仕事を振ってくるものだそうです。
つまり、あなたは自分の仕事の一覧をきちんと把握しておく必要があります。上司が代わりに把握してくれるわけではないからです。
テイラーはまた、返答では最善の仕事をすることを軸に伝えるのが大切だと話しました。
たとえば、別のプロジェクトを引き受けるのをためらう理由の一つが、今夜は午後10時まで残業しなければならないことだとしても、本当に心配なのはほかの仕事の成果が落ちることだと上司に伝えるべきです。
テイラーによれば、上司にとって大切なのは「最終的な成果」です。
上司との面談を提案し、今取り組んでいる仕事を具体的に見せてもよいでしょう。「あなたと認識をすり合わせて、期待されていることにきちんと取り組めているか確認したいのです」と伝えます。
カーはこのような状況では、上司に感謝を伝えることも勧めています（本気です！）。仕事を次々と任せてくるのは、あなたを信頼しているからです。
仕事を割り振る際に、互いに相談しない上司が複数いる場合：
「私が抱えているほかの仕事はこちらです。ご存じなかったかもしれませんが、［別の上司］からも［別の仕事］を頼まれていて、そちらも優先度が高いとされています。何を最優先にすべきか、どなたかに確認させていただく必要があります。」
この場合、カーによると、少なくとも一人の上司とできるだけ早く「率直で正直な話し合い」をすることが大切です。
テイラーによると、直属の上司にメールを送り、ほかの上司をCCに入れる方法も有効です。
たとえば、次のように伝えられます。「直属の上司から任された［プロジェクト］が今日の優先事項だと理解していますので、週の前半はそれに集中します。認識をそろえるために確認ですが、週の後半はジョンとジムと一緒にXYZプロジェクトに取り組む予定です。今週ほかに取り組むべきことや、集中すべきことがあればお知らせください。」
その仕事を完了するための適切なスキルがないと思う場合：
「将来的にはこの仕事を自分の業務に加えたいと思っていますが、今は［この仕事］をこなすだけの力がないと感じています。必要な研修も受けていません。今年、研修を受けられるよう相談できますか？研修を受けるまでは、今回は［同僚の一人］に担当してもらうのはいかがでしょうか。［該当分野］に詳しい人だと知っているので。」
カーは、解決策を考える姿勢で臨むことが大切だと強調しました。仕事をただ断るのではなく、研修を受けるなど、解決する方法を提案しましょう。
その分野に詳しい同僚に同行して仕事を見せてもらい、次回に備えてやり方を学ぶことを提案してもよいでしょう。
カーは「『やりたいと思っています。ただ、きちんとやり遂げたいのです』という気持ちを伝えましょう」と話しました。
職場ではよくある状況だとカーが言うように、この仕事をうまくやれる自信がないなら、そのことをそのまま上司に伝えるよう勧めています。
上司に、助けやアドバイスをもらえないか尋ねましょう。「率直に打ち明けてくれたことを、多くの上司は評価してくれます」とカーは話しました。
テイラーによると、最終的には「上司と妥当な境界線を引ける人は、上司からより高く評価されることがあります」。
優先順位をつけられず、16もの異なるプロジェクトを終わらせるために毎晩遅くまで残る人が、必ずしも有能な社員とは限りません。
一方、段取りができていて、いつ何を終えるべきか分かっているため、無理のない時間に退社する人は、有能である可能性が高いでしょう。テイラーの言葉を借りれば、「その人は、きちんとやるべきことを分かっているのです」。
