私たちにはやるべきことがたくさんあり、それに充てられる時間はごくわずかです。日々はあっという間に過ぎ、数週間、数か月、そして数年さえも、ますます速く過ぎ去っていくように感じられます。やりたいこと、やるべきことをすべて予定に組み込み、うまく管理するしか選択肢がないように思えます。たとえそれが楽しむべきことであっても同じです。しかし、カレンダーやToDoリストをこなすためにマルチタスクをこなすうちに、楽しさを感じることはほとんどなくなってしまいます。リフレッシュやバランスを取るための楽しい活動に取り組んでいる最中でさえ、私たちはただ必死にしがみついているだけなのです。新しい論文によると、最適に生産性を発揮するために私たちにできることがあるとされていますそして忙しい生活をより楽しむこともでき、その中には著者らが「ラフ・スケジューリング」と呼ぶ方法も含まれます。
基本的な対立
この研究のタイトルは「Activity Versus Outcome Maximization in Time Management」は、時間管理の専門家であるSelin A. MalkocとGabriela Toniettoが、この問題を次のように捉えています。対立しているのは、相反する2つの目標です：
アクティビティ最大化——その目標は、できる限り多くのことをやり遂げることです。
成果最大化——その目標は、物事をできる限り満足のいく形で成し遂げることです。
この新しい論文は、実はTonietto氏とMalkoc氏による2016年の論文「The Calendar Mindset: Scheduling Takes the Fun Out and Puts the Work In」の続編にあたるもので、著者らが実施した13の調査を記録しています。アクティビティ最大化は、義務や責任に関わる業務においては十分に理にかなっていますが、研究者らは、それが成果最大化の敵になり得ることを見出しました。彼らは次のように結論づけています：
余暇活動を予定に組み込むと、それは仕事の性質を帯び、効用の低下につながります。この効果は、予定が具体的に定められている場合にのみ観察されます。この効果は、余暇活動と仕事の活動を比べた場合に固有のものです。
時間飢饉を避ける
ラフ・スケジューリングは、いわゆる「タイム・ファミン」、つまり、すべてをこなすには時間が単に足りないという圧倒的な感覚への対処法として意図されています。さらに、新しい研究が指摘するように、「時間の不足感は、不眠から身体の健康悪化、さらには財布の紐が固くなることまで、多くの望ましくない結果と関連している」のです。そのリストには、仕事関連の業務さえうまくこなすことが難しくなっているという点も加わります。
より多くのことを成し遂げることを中心に、業界全体が築かれています。そもそも、自分がどれほど忙しいかを周囲に伝えることは、成功と生産性を連想させ、イメージづくりにもつながります。書籍、動画、システムなど、たとえばその名にふさわしい「GTD®」（「Getting Things Done」の略）メソッドや、効率を高めることだけを目的としたアプリも数多く存在します。成果最大化の観点から見ると、これらのうちのいくつかは非常にうまく機能しています。しかし、すべての時間を事前に管理してしまうと、余暇の活動は、苦労して練り上げられた戦略的な時間割に組み込まざるを得なくなります。そして、それが余暇を台無しにしかねないのです。
より幸せなバランスを実現する
この研究は、アクティビティ最大化と成果最大化のバランスをより良くとることで、仕事をしている時にはより高いパフォーマンスを、遊んでいる時にはより心身をリフレッシュさせる喜びを得られることを示唆しています。
仕事の活動中におけるパフォーマンスを高める
予定を減らす
一定の時間内にできるだけ多くの活動を詰め込むのではなく、優先順位をつけましょう。重要度の低い業務を後回しにするのは心苦しいかもしれません。しかし、優先度の高い活動に、より現実的な時間を割り当てることで、非現実的な時間の制約によるプレッシャーが減り、それらをうまくやり遂げられる可能性が高まります。（優先度の低い業務を手放す場合は、ほかの人に任せるのもよいでしょう。）
一度に一つの業務を行う
大きな業務に取り組む中で、複数の小さな業務を同時にこなせるという自覚は誇らしく感じられるかもしれません。しかし、研究によると、マルチタスクは実際にはうまくいかない。注意が分散されるだけで、本来取り組むべきことへの配慮や集中力、創造性が損なわれ、結果として質の低い仕事につながります。
締め切りを均等に配分する
外部から課された締め切りはパフォーマンスを高めることが示されていますが、自分で締め切りを設定する際は、注意力をより賢く配分できるよう、締め切り同士の間隔を均等に空けましょう。論文は次のように述べています。「締め切りを均等な間隔で設定すると、そうでない場合と比べてパフォーマンスが向上する。たとえば、学期を通じて3つの締め切りを均等に設けられた学生は、3つの締め切りすべてを学期末に設けられた学生よりも高い成績を収めた。」
余暇活動の楽しさを高める
よりラフに予定を立てる
「人々は、余暇活動への参加を確実にするために予定を立てるが、その際、活動への参加は自動的にその活動の楽しさにつながると暗黙のうちに想定している」と研究は主張しています。残念ながら、著者らのこれまでの研究によると、それは決してそうではないことが明らかになっています。その理由は、「予定によって課される厳密な開始時刻と終了時刻が、余暇活動の自由に流れる性質を妨げる」ためであり、その結果、余暇活動は楽しみが減り、仕事に近いものになってしまうのです。
Malkoc氏とTonietto氏によると、その解決策は「ラフに予定を立てる」ことです。ここで言うラフに予定を立てるとは、事前に定められた開始時刻も終了時刻もない時間枠にのみ余暇活動を入れることを意味します。その例として、夕食に出かける予定を「午後6時」ではなく「仕事の後」と計画することが挙げられます。彼らの研究によれば、このように計画された余暇活動は、完全に即興で行われた活動と同じくらい満足度が高いことが示唆されています。
厳格な終了を避ける
同様に問題となるのは、楽しい出来事に厳格な終了時刻を設けることです。たとえば、その後に予定された業務が控えている場合などがこれにあたります。そもそも、これは楽しみを特定の時刻に終わらせることを求めるため、ラフ・スケジューリングに反します。「予定された活動によって生じる厳格な終了は、その前の時間の楽しさを損なう時間的プレッシャーを生み出す可能性がある」と研究は述べています。それは、今まさに楽しんでいる瞬間から意識を引き離し、次に控えていることに気を取られさせてしまうのです。
より良い方法は、楽しみと仕事の間に予定のない余白を設けることです。さらに良いのは、可能な場合は仕事の予定自体を組み直し、余暇活動の時間を終わりの決まっていない状態に残しておくことです。
今に集中する
前のセクションから想像がつくように、余暇活動から本当に多くを得るためには、必ず今この瞬間に心を留めること。活動が起きている最中には、たとえあなたを引き離すものが楽しみにしていることであっても、そうすべきです。著者らの以前の研究では、「次に別の楽しい動画を見ることになると知っていた参加者は、将来の活動を知らなかった参加者と比べて、コメディ動画を楽しめなかった」と報告されています。人生の他の多くの分野と同様に、「その瞬間により集中する、すなわちマインドフルであることは、楽しさを高める」と今回の研究は述べています。
楽しく忙しく過ごす
目の前に積み重なった多くの業務をより満足のいく形でこなす方法を探す中で、できる限り多くのことを成し遂げることと、楽しい日常生活を送ることのバランスを保つことを意識しましょう。どちらの目標も追求する価値があり、この研究の提案に従えば、いつの日か、やり残したことへの不満や燃え尽き感を抱えたまま、人生のToDoリストの下のほうにたどり着いてしまう可能性を減らせます。アクション満載の道のりを楽しみながら進むほうが、はるかに良いのです。
