私たちが知るメールアドレスは、1977年にレイ・トムリンソンが「@」記号を導入したときに誕生しました。それ以来、メールは仕事やプライベートのコミュニケーション手段として人気を高め続けてきました――昨年までは。初めて、2014年には世界中で送信されたメールの数が、2013年の1秒あたり2億400万通から2014年の1秒あたり1億3,880万通へと、 急激に減少 しました。
個人的な交流や社交には、代わりにFacebook、Twitter、WhatsAppなどのソーシャルメディアを使うことが増えています。しかし、職場のメール受信箱は相変わらず忙しいままです。メールに大きく依存するようになった何百万人もの労働者にとって、これは深刻な問題です。
メールの過負荷に苦しんでいる従業員は 87％に上り、そのうち53％は対処しなければならないメールの量に対応できないと答えています。生産性を妨げ、職場のストレスを増大させている、時代遅れのメールアプリケーションや利用方法を再考する必要が実際にあります。
そこで、3つの新しいメールシステムを見てみましょう。 IBMのVerse、 AmazonのWorkMail、そして GoogleのInboxです。職場のメールをうまく使いこなすことで、正気を取り戻す助けになるものはあるでしょうか。従来のメールの使い方に欠けていたものを、これらは何をもたらすのでしょうか。
取り組むべき根本的な問題は4つあります。私たちはメール中毒で、3人に1人は数秒以内にメールへ返信します。受信箱をうまく管理できず、そこに含まれる情報に対処できていません。簡潔で理解しやすい文章でメールを書かず、 不必要な複雑さを加えています。そして、スマートフォンで24時間いつでも仕事のメールにアクセスできるため、仕事から離れるのも難しくなっています。研究によれば、これは 人々が境界線を引くことを妨げ 、日々の仕事のストレスから解放される時間がなくなることを意味します。
Verseが共同作業を改善
Verseはメールの高速検索を可能にします。また、ソーシャル機能によって、メールのやり取りに関わる人々の情報や見識を提供し、同僚との関係構築を促します。この機能により、組織は誰が何を知っていて、誰が誰と話しているのかを把握しやすくなり、作業の重複や重要情報を探す時間を減らせます。つまり、メール管理の問題への対処に一定の役割を果たします。
IBMなら、誰と話しているかについて、章立てとVerseで詳しく分かります。
IBM
WorkMailがもたらすものは少ない
AmazonのWorkMailは、少なくとも用途に合った名前です。残念ながら、メールの使い方に異なるアプローチを提示するというより、技術的な施策に近いものです。ビジネスユーザー向けのサービスで、MicrosoftやGoogleなどが提供するマネージド型メールホスティング製品に代わるものであり、ユーザーはデスクトップでもモバイルでも、使い慣れたメールクライアントを引き続き利用できます。Amazon独自のウェブベースのメールクライアントも含まれていますが、この新システムは私たちが挙げた4つの大きな問題のどれにも対処していません。むしろ、Amazonのビジネスサービスの認知度を高める狙いがあるようです。
Inboxが少し考える余地を与える
Googleの、想像力に欠ける名前のこのプログラムは、メール管理を容易にすることを目指したGmailサービスの再設計インターフェースに近いものです。慣れ親しんだ従来のメール画面に対する抜本的な変更は、最初は戸惑いを招くことがあります。ここではメッセージがカテゴリ別にまとめられます（自分の分類方法に合わない場合もあります）。また、頼りにしてきたコマンドの名称が変わったり、移動されたり、省かれたりしています。
しかしGoogleは、4つの大きな問題のうち2つ、受信箱の管理と仕事から離れにくい問題への対処に、かなり取り組んでいます。メール画面をインスタントメッセージに近づけて簡素化し、忙しい時間帯に届いたメールを、比較的落ち着いた時間まで表示しないスヌーズ機能を備えています。
さらに詳しい検討が必要
IBM、Google、そして（それほどではないものの）Amazonが、メールをよりシンプルなやり取りの形に戻そうとしている今、整然としたコミュニケーション手段から生活全体を消費するものへと進化したシステムを、再び自分たちで制御できるのではないかと期待する理由はあるかもしれません。少なくともGoogle Inboxは、邪魔されずに済む可能性をもたらします。
しかし、メール中毒、つまり更新を絶えず確認してしまう問題は残っています。メールにアクセスしやすくすることで、私たちはメールへの依存を悪化させてきました。また、より簡潔に書くのを助ける機能もありません。
テクノロジー大手各社の最新の取り組みでも、4つの大きな問題のうち2つは依然として手つかずです。問題の核心、つまり私たちにとって有害なものを、どうしてもやめられないという点には何も届かない、表面的な変更の盛り合わせにすぎないのではないかと疑問が残ります。
この記事は、 The Conversationとの協力により公開されています。公開されたことは、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：トム・ジャクソンは、ラフバラー大学の情報・知識管理学教授で、情報管理センター所長です。エマ・ラッセルは、キングストン大学の産業・組織心理学管理学上級講師です。
画像：スマートフォンを手にポーズをとる男性たちのシルエットが、ビデオスクリーンを背景に浮かび上がっています。REUTERS/Dado Ruvic。
