職場で複数の優先事項のバランスを取るのに苦労するリーダーは少なくありません。
マルチタスク能力と責任を担う姿勢が評価されて昇進したリーダーもいますが、こうしたスキルが人々を率いる際に課題を生むことがあります。
優先順位を付ける力を高めるために、リーダーが身につけられる7つの習慣を紹介します。
リーダーが直面する課題
職場では、十分な緩衝策がないまま、あらゆることのバランスを取るようリーダーに求められがちです。リーダーの行動や成果に対する超人的な期待によって、優先順位をうまく付けることが難しくなり、多くの人がよくある4つの落とし穴にはまっています。
マルチタスクへの執着
多くの人は、リーダー職に昇進しました。あらゆることのバランスを取り、すべてをやり遂げる優れたマルチタスク能力を示したからです。また、組織やそこで働く人々に対する責任感や義務感が強く、何事にも徹底して誠実に取り組むリーダーもいます。こうした姿勢は仕事の目標達成には役立ってきたかもしれませんが、人々を率いる際には難しさを伴うことがあります。
全体像を見失う
注意深く見ているリーダーは、さまざまな業務やプロジェクトがどれほど相互につながっているかを把握できることがよくあります。システム全体を捉える視点があると、すべてがつながっていて重要に思えるため、優先順位を付けたり下げたりするのが難しくなります。実際には、すべての業務が相互に関連していても、すべてが重要とは限りません。
仕事の山を追い越そうとする
私が変化の速い組織を率いた経験では、会社の猛烈なスピード（そのペースを作る一因は私自身でした）のせいで、立ち止まって振り返ることが難しくなっていました。最も重要なのは何か。優先順位を下げられるものは何か。抱え込みすぎていないか。
忙しく動いていると、何にでも「はい」と答え、仕事の山を追い越せると思い込むほうが簡単なことがよくあります。
人に気に入られたいリーダーの落とし穴
リーダーの立場で人に気に入られようとするのは、とりわけ難しいことがあります。ある仕事をほかより優先し、続けたいと強く望む人がいる仕事を終了させるほど、反対意見や反発を招くのではないかという不安が生じます。
優先順位を付けるリーダーの7つの習慣
リーダーがよりよく優先順位を付けるには独自の課題がありますが、7つのシンプルな実践法を1つ以上取り入れることで、大きな改善につながります。
自分を知る
自分自身と自分の傾向を理解することが出発点です。次の2つの方法で自己監査を行うか、周囲の人からフィードバックをもらい、自己認識を高めましょう。
自己監査：過去6か月を振り返り、優先順位を上げたり下げたりする必要があった場面を考えてみましょう。何がうまくいき、何がうまくいかなかったでしょうか。最も重要な仕事に優先順位を付ける力を高めたり妨げたりした、根底にある信念や行動は何でしょうか。360度フィードバック：日頃一緒に働く人から意見を集めることは、自分の盲点を見つける最善の方法の一つです。同僚、上司、直属の部下に、自分の優先順位付けについてフィードバックを求めましょう。どんなときにうまくできていますか。どんなときに苦労していると見られていますか。🗓️過去を振り返る
パレートの法則によれば、成果の80％は投入資源の20％から生み出されます。売上の80％が顧客の20％から生まれているかもしれません。あるいは、成果の80％が労働時間の20％から生まれているかもしれません。
すべての時間や仕事が同じ価値を生むわけではありません。過去を監査し、成果の大部分を生み出した投入資源を把握することで、エネルギーと時間の使い方をどう変えられるかが見えてきます。会議を減らしたり、メールを減らしたり、出張日程を変えたりできるかもしれません。監査は一人でもチームでも行えます。次の問いを手がかりにしてください。
過去6～12か月の主な成果や結果は何だったか。その成果を上げるうえで、最も大きな影響を与えた投入資源（時間、資源、人員、労力など）は何だったか。重要だと思っていたものの、結局は成果に影響しなかった投入資源は何だったか。この監査で学んだことを踏まえ、投入資源の優先順位をどう見直せるか。👀先を見据える
タスクの重要性と緊急性を理解すると、労力を適切な規模に調整できます。緊急性の専制に陥るのではなく、長期的な視点に立つことで、今と次に何が重要になるかを明確にできます。チップ・ヒースとダン・ヒースは著書『Decisiveで、意思決定のためのツール、10/10/10ルールを紹介しています。こう問いかけます。この決定について、10分後にはどう感じるだろうか。10か月後はどうか。10年後はどうか。
10/10/10の枠組みを使うと、リーダーは意思決定の際に視野を広げ、多忙な組織でありがちな近視眼的な判断を避けられます。さらに野心的に考えるなら、私のお気に入りの問いを加えてもよいでしょう。10年後、後継者たちは今日の私たちに何をしてほしいと思うだろうか。
時間を絞り込む
私が自社を週4日勤務に移行すると決めたとき、友人であるグレッグ・マキューンに相談しました。彼は著書『エッセンシャル思考』の著者です。彼は、週5日働いた場合と同じ成果を求められながら、何らかの理由で週2日しか働けないと想定してみるよう助言しました。
マキューンによれば、この仮定上の制約によって、何が不可欠かを明確にできます。自社で同様の制約を導入したところ、少数のプロジェクトが主な成果を大きく左右していることに気づきました。
断る練習をする
好かれたい、あるいはチームプレーヤーだと思われたいときなど、多くの人は「はい」と答えるほうが簡単だと感じます。しかし、優先順位付けの要となるのは「いいえ」と言うことです。この力は鍛えられます。私と同じように人に気に入られようとする傾向があるなら、うまく優先順位を付けるには、波風を立てまいとする習慣を乗り越える必要があります。
まずは、重要ではない勧誘メールなど、小さなことに「いいえ」と言う練習から始め、その勢いを自信につなげましょう。自分の時間を守るために使ってきた言い回しをいくつか紹介します。
頼んでいないメール
[名前]さん、ご連絡ありがとうございます。現在、いくつかの重要な優先事項に集中しているため、これ以上お話しする時間を取ることができません。ご参考までに、この話題に関するリンクや資料をいくつかお送りします。
後回しにする
[名前]さん、ご提示いただいた機会は重要で魅力的だと思いますが、今後30/60/90日（いずれかを選択）は、いくつかの重要な優先事項に集中しています。x日／週／か月後に、改めて検討できますか。
記録し、振り返り、調整する
「いいえ」と言うのと同じく、優先順位付けは実践を重ねるほど容易になります。時間に制約を設けることで、成果を高めながら優先順位付けのスキルを伸ばせます。
週の労働時間に上限を設けるだけでなく、特定のタスクやプロジェクトに費やす時間にも上限を設けることを検討しましょう。時間を予算のように捉え、使った時間を記録し、見積もりと実際にかかった時間を比較します。こうしたデータから、パレートの法則が成果にどう影響しているかを判断できます。
私はシンプルな表計算シートに労働時間を記録し、時間の使い方を項目別に分類しました。無料の時間管理アプリを使う方法もあります。
ペースを落とす
私はアンチャーテッドのCEOとして、急いでいるときには一貫して判断を誤ることに気づきました。必要不可欠でないプロジェクトやタスクに「はい」と言い続けるほうが、ペースを落として何を続け、何をやめるべきかという難しい選択をするより、はるかに簡単です。
意思決定のプロセスを設計することは、優先順位付けに役立ちます。決定までの期限はいつか。誰が関与すべきか。最善の決定は、優れた分析だけでなく、優れたプロセスからも生まれます。
ああ……優先順位。
職場で使える言葉
新しいタスクやプロジェクトを引き受けられるか尋ねられたら、次のような言い回しを試してみましょう。
関心があり、時間を確保できるかもしれない場合
「そのプロジェクトについて、また現在の目標とどう合致するのか、ぜひ詳しく聞かせてください。目標やチーム、私がどのように貢献できるか、必要な時間について情報を送っていただけますか。」
時間の余裕がない、または関心がない場合
「私のことを思い浮かべてくださり、ありがとうございます。現在の優先事項に取り組んでいるため、プロジェクトチームには参加できません。プロジェクトのニーズや成果について広める手伝いができるときは、ぜひお知らせください。」
