研究によると、同時に5つを超えるプロジェクトを抱えている従業員は、集中力の欠如や脳の処理能力の限界を経験する可能性があります。
最新の研究によると、従業員の80%以上が複数のプロジェクトを同時に抱えています。
多くのプロジェクトを同時に抱えすぎることは、従業員、プロジェクト、企業のいずれにも悪影響を及ぼします。従業員の生産性や士気に影響し、燃え尽き症候群につながる可能性もあります。
今日の多くの職種では、複数のプロジェクトを並行して担当することが当たり前になっています。実際、従業員の80%以上が同時に複数の業務プロジェクトを抱えており、これは最新の研究によるものです。
このような配置は広く見られ、従業員の59%が2～5件、11%が6～10件、15%が同時に10件を超えるプロジェクトに取り組んでいます。従業員を複数のプロジェクトに割り当てる理由は、生産性の向上とされることが多いものの、実際には企業にとって時間、コスト、リソースを節約する手段にすぎません。
では、こうした働き方は、従業員や従業員が取り組むプロジェクトはもちろん、企業にとっても実際に有益なのでしょうか。COVID-19パンデミックの後、過度な業務負荷、キャリアのプレッシャー、仕事の満足度について議論が続く中（「静かな退職」、つまり従業員が最低限の仕事だけをして給与台帳に残ろうとする現象のこと）。これは議論すべき重要な課題です。
5プロジェクトの上限
数年にわたり、ある大手多国籍企業で数百人の従業員を観察した結果、同時に5つを超えるプロジェクトを抱えると、プロジェクトの締め切りを守ることが難しくなる可能性があることが分かりました。一方で、5つ未満のプロジェクトしか担当しない場合、人は最大限の生産性を発揮できない可能性があります。
担当するプロジェクトが少ない場合、手待ちで時間を失う可能性が高くなります。例えば、他のチームメンバーからの入力が期限内に届かない場合、待っている間に別のプロジェクトの作業に切り替えることができます。
複数のプロジェクトに取り組むことで、あらゆる職種の人がより効果的な仕事の進め方を身につけられるようになります。例えば、エンジニアは自動化された待ち行列処理を導入したり、外科医は複数の患者を担当する際に柔軟な優先順位付けの方法を編み出すことができます。言い換えれば、複数のプロジェクトに取り組むことで、従業員は創造的な解決策の恩恵を受け、より少ない時間でより多くの業務をこなせるようになります。
つまり、プロジェクトが少なすぎるのも良くありません。では多すぎる場合はどうでしょうか。我々の研究では、5つを超えるプロジェクトを抱えた従業員は、集中力の欠如や脳の処理能力の限界を経験する可能性があることが分かりました。例えば、そうした従業員は今この瞬間に集中しづらくなることがあります。これは「注意の残留」と呼ばれ、研究によると、我々が私たちのあらゆる活動に広く見られることが示されています。次に上司から新しいプロジェクトについて話し合うためにZoom会議に参加するよう頼まれたら、引き受ける前によく考えるべきであることを、我々の研究は示しています。
理想的な条件
5つのプロジェクトを抱えることが理想的かもしれませんが、すべての従業員や企業がその選択肢を持っているわけではありません。幸いなことに、我々の研究では、複数の業務プロジェクトをより適切に処理するための3つの主要な条件も示されています。
1. あなたの特性
研究によると、特定の業務に深く特化することで、従業員はより効率的に働くことができます。例えば、サプライチェーンに関連する教育と業務経験を兼ね備えた物流の専門家を想像してください。彼女は「車輪の再発明」をすることなく、あらゆるプロジェクトで同じ手法を活用できます。同様に、特定の種類のソフトウェアについて熟知したエンジニアは、そのシステムに関連する新しいプロジェクトごとの要件を、より迅速に把握することができます。
2. 担当するプロジェクト
類似したプロジェクトでは、ほぼ同一の解決策が何度も繰り返し必要となる場合があります。例えば、ライターが似た読者層を対象とする3つまたは4つのプロジェクトを担当している場合、同じテンプレートやツールを使用して特定の作業を行うことができます。
3. 一緒に働く人
我々の研究によると、複数のプロジェクトで見慣れた顔ぶれがあると、長い自己紹介、誤解、説明に費やす時間が省けます。互いをよく知る同僚は、共有された経験を頼りにし、過去のベストプラクティスを活用することができます。
結局のところ、多くのプロジェクトを抱えすぎることは、従業員、プロジェクト、企業のいずれにも悪影響を及ぼします。従業員の生産性や士気に影響し、燃え尽き症候群につながる可能性もあります。したがって、従業員に過度な負担をかけるのではなく、管理職は時間の配分方法を改善すべきです。
これは従業員と企業の双方にとって好循環を生み出します。企業は依然として従業員に複数のプロジェクトを担当させることができます。しかし、生産性と従業員の要望のバランスを取るために、見慣れた顔ぶれや類似した要件を伴う並行プロジェクトに、より専門性の高い人材を割り当てることができます。そして、チームワークが夢を実現させるのです。
