私たちの多くは、仕事人生の半分を会議に費やしている。
米国の労働者の3分の1の会議は役に立たないと答えており、60%が会議を気が散る要因と捉えている。
新たな研究によると、会議は組織を理解し、同僚とつながる機会として捉える必要がある。
業務会議は心の健康に良い影響を与え得ると、スウェーデンの大学による新たな研究は指摘している。
マルメ大学のパトリック・ホール教授は、会議は従業員が自らの組織がどのように機能しているか、また組織内で様々な個人がどのような役割を担っているかをよりよく理解する機会になると述べている。
ホール教授は、多くの会議が何の決定もなされないまま終了することを認めつつも、そうした会議の真の目的は、つながりとアイデンティティの確立にあると指摘している。また、会議は従業員が不満を述べ、同僚に聞いてもらえる機会を提供し得るとも述べており、それがセラピーの一形態として機能するという。
会議は評判が悪い
米国の調査では、労働者が次の割合を会議時間の3分の1は非生産的だと考えていることが分かったと判明しており、一方で米国のオフィスワーカーの60%は会議を気が散る要因と捉えている。同様に、上級管理職の64%は、会議によって、いわゆる「深い思考」に充てられるはずの時間、つまり複雑な課題に集中する時間が奪われていると答えている。深い思考 ――複雑な課題に集中すること。
このような否定的な見方があるにもかかわらず、会議の件数は増え続けており、それに伴ってより管理的・戦略的な役割の増加が進んでいる。ホール教授の研究によれば、現在、私たちの多くが少なくとも仕事人生の半分を会議に費やしているという。
では、会議からより多くの価値を引き出すにはどうすればよいのだろうか。
主体性が意欲を高める
ホール教授は、その第一歩として会議の短縮を提案している。1時間または2時間の予定で設定された会議は、議題が終わった後も、通常は最後まで続けられてしまうと指摘する。
さらに、会議をより活発で魅力的なものにするには対等であることが鍵になると付け加えている。「同じ立場の同僚と会議をする場合、専門職として、自分の関心のあるさまざまな問題について議論できます」と同教授は述べる。「組織内でより上位の立場の人と行う会議は、むしろ無意味だという感覚を生みやすいのです。」
従業員が自分もプロセスの一部だと感じられるようにすることが、大きな違いを生み、会議後に満足して帰宅してもらうことにもつながるかもしれない。
