本研究は、従業員のエンゲージメントに向けた日々の時間管理と想定計画を分析したものです。
効果的な時間管理には3つのステップがあります。その日の計画を立て、予想される中断を検討し、それを時間管理計画または想定計画と整合させることです。
時間管理はもはや生産性の向上だけでなく、職場で人々をより幸せにすることにもつながるものです。
今年の新年の抱負の一つが時間管理スキルの向上であるなら、ウォートン・スクールの経営学教授マイケル・パークが力になれるかもしれません。彼は、従業員の日々の計画における2つの特定のタイプを分析した研究の共著者です。完璧な解決策は存在せず、最適なタイプは勤務環境とその日の状況によって異なることが分かりました。パークは、「”日々の計画が従業員のパフォーマンスを高めるとき：計画のタイプ、エンゲージメント、中断の重要性」と題されたこの研究について、Knowledge@Whartonに語りました。
Knowledge@Wharton： 早速、この2つの計画のタイプについて話しましょう。一つは時間管理計画（TMP）と呼ばれ、もう一つは想定計画（CP）と呼ばれるものです。それぞれについて説明していただけますか？
マイケル・パーク： 時間管理計画とは、基本的にToDoリストを作成し、タスクを書き出し、優先順位を付けてスケジュールを立てることです。時間管理計画は、多くの人が馴染みのあるものだと思います。
想定計画はそれほど頻繁に、また多くの人が使うものではありませんが、これは一日を見通し、何がうまくいかない可能性があるかを考えることです。何が妨げられる可能性が高いか？仕事の中で何が遅れそうか？あるいは私たちの研究の場合、中断されるかどうか？もし中断されたら、どう対応するか？この計画は、物事が予定どおりに進まないときに、そうした想定外の事態に対処する助けになります。それを事前に考え、準備しておくことです。
Knowledge@Wharton： あなたと共著者は、約200人を、さまざまな職種から調査し、彼らが日々どのように仕事を進めているかを把握しようとしました。この研究から得られる重要な結論は何でしょうか？
パーク： 「計画を立てれば生産性が上がるかもしれない」と言われてきました。私たちはそれを検証したいと考え、2週間の勤務期間にわたって従業員を調査し、どのようなタイプの計画を、どの程度、毎日行っているかを調べました。先ほど話した2つ、つまり時間管理と想定計画です。私たちは、それらが仕事へのエンゲージメントに、例えば集中度、その日のエネルギー量、そして特定の日の生産性にどう影響するかに関心を持ちました。
最終的に分かったのは、平均して、両方のタイプの計画がそれぞれ独立して、従業員のエンゲージメントと生産性を高めたということです。多くの要因を統制し、その日の種類は考慮しなかった場合、両方の計画に正の効果が見られました。リストを作ると進捗があるように感じられます。想定計画では、中断に対して適切に対応し、行き詰まらずにすみます。
「計画を立てない場合は、おそらく計画を立てるべきだということを、証拠は示しています。」
しかし、各日にどれだけ中断されたかを考慮すると、ニュアンスが見えてきます。非常に多くの中断があった日、この標本の約20％の日に起きたことですが、時間管理計画は、もはや何の効果もなくなります。非常に計画的に一日を組み立て、優先順位を付けていても、非常に多く中断される日には、その効果は得られません。一方、想定計画は、非常に多く中断される日でも効果が続きます。想定計画がエンゲージメントと生産性に与える効果は、中断の回数に左右されませんでした。そのため、この計画は、人々が日々直面する中断の種類に関係なく、より普遍的で広く適用できるものと思われます。
Knowledge@Wharton： 結局のところ、柔軟であり、どちらが有効かを見極めることが重要なのです。
パーク： はい、この2つの計画をどのように活用して一日を見通すかについては、確かに重要な示唆があると思います。まず、計画を立てていない場合は、おそらく計画を立てるべきだということを、証拠は示しています。それは前日の夜でも、通勤中でも、一日が始まる前に考えるだけでもかまいません。何らかの大まかな見通しを持つことで、その日に何をするかを決めるために時間を使うのではなく、タスクに集中して実行しやすくなります。
次に、私たちは計画を立てる際に楽観的すぎるということです。「計画の錯誤」と呼ばれるものがあり、私たちは常に野心的で、物事は予想より速く進み、早く終わると考えてしまいます。それは、他者からの中断や、自分自身の気の散りなど、妨げとなるものを考慮に入れていないからです。「ああ、SNSのフィードから新しい通知が来た。確認してみよう」。その結果、物事は予定より時間がかかります。もし一日を振り返り、「在宅勤務なので、同僚に邪魔される可能性は低い」、あるいは「オフィスに行くけれど、この部屋にこもって集中し、中断を避けよう」と考えられるなら、時間管理計画に取り組んでください。
しかし、過去の経験を振り返り、「たいてい午前中にいくつかメールが来る」、「あの人は大体この時間に話しかけてくる」、「この締め切りが近いので、チームメンバーから何度も確認が入るはずだ」と考えるなら、野心的すぎるToDoリストは組まず、中断されたときに備えておくのもよいでしょう。そうすれば、実際に中断されたときにも、より多くのエネルギーを保ち、エンゲージメントを維持でき、行き詰まったり苛立ったりすることも少なくなるはずです。
Knowledge@Wharton： 従業員か管理職かによって違いがあると思います。管理職であれば、中断の多くは日中の会議や、部下からの質問かもしれません。従業員であれば、一日中あなたの邪魔をするのは上司かもしれません。
パーク： はい、その違いは興味深い点だと思います。役割によって、これらの結果がどの程度当てはまるかを考えることが重要です。より広い要因は、あなたの仕事や役割がどの程度相互依存しているかだと思います。つまり、仕事を進めるために他者にどの程度依存しているかということです。そのため、どの程度中断される可能性があるか、あるいは他者と話し合う必要があるかが決まります。
私の感覚では、管理職は従業員よりも多くの中断に直面していると思います。管理職は、より多くの人の仕事や業務を管理する立場にあるからです。常にそうとは限りませんが、そうだと仮定してみましょう。その場合、管理職はむしろ想定計画をより多く行うことで恩恵を受けるかもしれません。繰り返しになりますが、すべての仕事を終わらせることに集中するのではなく、中断に備え、より扱いやすいToDoリストを用意しておくとよいでしょう。
そこで重要なのは、想定計画を取り入れることで、人々が勤務日をより良く過ごせるようになるということだと思います。時間管理計画を立てても、中断が多い場合は、エンゲージメントや生産性の面で恩恵を受けられません。一方、従業員が自分の仕事を管理でき、中断があまり多くない場合は、時間管理計画は非常に有益となり得ます。
「私の感覚では、管理職は従業員よりも多くの中断に直面していると思います。管理職は、より多くの人の仕事や業務を管理する立場にあるからです。」
Knowledge@Wharton： なぜあなたと共著者は、このテーマを研究しようと考えたのですか？
パーク： 理由はいくつかありますが、エンゲージメントが一つの要素であったことは確かです。時間管理に関する議論の多くは、組織が従業員をどのようにより生産的にできるか、つまり従業員がより多くの要求に対応し、より多くの仕事をこなし、組織により大きな価値をもたらせるようにするかに焦点を当てています。私たちはその逆を考えたいと思いました。これらのスキルによって、人々はより幸せになり、より熱意を持ち、より集中して仕事を楽しめるのではないか？計画を日々の仕事に合わせて戦略的かつ情報に基づいて行うことで、より仕事への意欲が高まるのではないか？それが私たちの狙いでした。日々のエンゲージメントを高める方法を探ることだったのです。
これは、常に重要なテーマである仕事へのエンゲージメントに関する議論にもつながると思います。エンゲージメントは、多くの場合、外部の要因から生まれるものであり、職務設計、リーダーシップ、組織文化に注意を払う必要があります。これらはすべて、エンゲージメントにとって非常に重要な要素です。しかし、従業員にも主体性があります。従業員が賢明な方法で主体的に行動し、これらのツールを使って自分にとって仕事をより良いものにできるようにすることはできないでしょうか？それが、私たちの大きな関心事でした。従業員は、自分の管理下や業務範囲内で、自らのエンゲージメントを実際に変えられるのでしょうか？その問いに対して、私たちは「はい、できます。特に中断に備えて計画を立てていればなおさらです」という答えを見いだすことができました。
Knowledge@Wharton： より良い時間管理のためのヒントを教えていただけますか？
パーク： 3つのステップがあります。最初は「計画を立てるための計画」です。前日の夜か当日のどちらかに時間を取り、その日の予定とタスクを考えてください。そのプロセスの二つ目は、その日がどのような一日になりそうかを考えることです。それには、過去を振り返るのが最善の方法です。繰り返されるパターンや行動を見てください。どれくらいの頻度で中断されているか？オフィスで働いているか？在宅で働いているか？これらすべてを考慮すると、仕事中にどの程度中断されたり気が散ったりするかが分かります。
やり取り、中断、気の散りが多い忙しい一日が予想される場合は、想定計画の方が適している可能性が高いです。その日の優先事項に集中し、立て直す助けになるからです。一方、落ち着いて集中できると予想される場合は、ぜひToDoリストを一つずつ片付けて実行してください。
これらは実際にやってみて学ぶべきことなので、中断されないと思っていたのに、実際には何度も中断される日もあるでしょう。その場合は、次に計画を更新すればよいのです。しかし、ここまでが3つのステップです。一日について考える時間を取り、中断の観点からその日がどのような一日になりそうかを考え、そして時間管理計画または想定計画と整合させてください。これらが、この研究結果を活用して、日々の仕事生活をより良くするための3つのツールです。
Knowledge@Wharton： この研究はパンデミック前に発表されたものですが、その後状況は大きく変わりました。多くの人が在宅勤務をしており、そのため直面する中断の種類も変わっています。今この研究を行うとしたら、結果は違うと思いますか？
パーク： 実は、それは素晴らしい研究課題です。この研究に関係する点として、パンデミック前に職場での中断を調べた際、それらは他者から始まる中断、つまり人々が情報を求めて話しかけてきたり、単に雑談をしに来たりするものでした。もう一つの中断の種類は、自ら始める中断、つまり自分で自分の気を散らすものです。それは在宅勤務かオフィス勤務かによって違いが生じるかもしれません。
オフィスで働いているときは、特に同僚が全員オフィスにいる場合、他者から始まる中断が多くなり、自分の注意が仕事に向いているため、自ら始める気の散りは少なくなるかもしれません。しかし、自宅では境界があいまいになり、家族や子どもがいない限り、同僚や他の人から邪魔されることは少ないかもしれません。ただし、[自宅では次のように考えるかもしれません]「ああ、キッチンがすぐそこにある。おやつが欲しい」。あるいはテレビゲームをしたり、音楽機材で遊んだりするかもしれません。注意を引こうとする気晴らしは多く、自ら始める気の散りが生じやすいでしょう。
結果が変わるかという広い質問への答えとしては、異なる種類の中断の背後にあるニュアンスや、それらがオフィスと自宅のどちらでより多く発生するかを調べたいと思います。それでも、全体的なパターンは変わらないと予想しています。すなわち、中断の種類にかかわらず、中断が多いほど想定計画の方が有益で、時間管理計画の効果は小さくなるということです。ただし、異なる種類の中断がこれらの結果にどのように影響するかを考えるのは、興味深い問いです。
