私たちは、生産的であることを、一日のあらゆる瞬間にできるだけ速く働くことだと考えがちです。整理整頓のためにペースを落とすと生産性が損なわれるのではないかと不安になりますが、事実はむしろ逆を示しています。
一般的なオフィス従業員は、物を探すだけで毎日1時間以上費やしています。
米国の一般的な幹部は、紛失した情報を探して散らかった机や整理されていないファイルを調べるのに、年間6週間を費やしています。
成人の23％が、請求書をなくしたために支払いが遅れたことがあると答えています。
整理整頓ができていないと、お金と時間の両面で損をします。しかし、ペースを落として整理整頓するよう自分を説得できれば、その投資収益率に驚くでしょう。
「整理に1分費やせば、1時間を得られる。」—ベンジャミン・フランクリン
ベンジャミン・フランクリンの見積もりは誇張されていますが、整理整頓に時間をかけることは今なお価値ある投資です。専門家によると、計画や整理に1時間費やすごとに、本来なら無駄になっていた時間を3～4時間節約できます。
最も落ち着いていてストレスが少ない人ほど多くのことを成し遂げるのには理由があります。彼らは整理整頓の重要性を理解し、それに合わせて習慣を変えてきたのです。うれしいことに、彼らが頼りにしている習慣をまねるだけで、あなたも整理整頓ができ、生産性の高い人になれます。
机を散らかしたままにしない。特定の書類がどこに、どの紙の山にあるのか正確に分かっていると思うかもしれません。しかし、机をきれいに整えたほうが生産性が上がると思わないのなら、それは自分をごまかしているのです。机の上の物を整理するだけで、頭の中も整理しやすくなります。さらに、プリンストン大学の研究では、散らかった机の上にあるさまざまな刺激が脳に押し寄せるほど、集中力が低下することが明らかになりました。これは主観的な証拠だけではありません。被験者の脳活動をMRIで調べ、その違いを確認できたのです。
物事に二度手をつけない。整理整頓ができ、生産性の高い人は、何事も保留にしません。同じものに二度手をつけるのは、時間の大きな無駄だからです。後で対応しようとメールや電話を先送りしないでください。何かに気づいたらすぐに対応するか、委任するか、削除しましょう。
メールが届くたびに返信しない。生産性の高い人は、メールに絶えず仕事を中断されることを許しません。決まった時間にメールを確認するだけでなく、差出人ごとにメッセージの優先順位を付ける機能も活用します。特に重要な取引先や大切な顧客には通知を設定し、残りは仕事の区切りがつくまで保留します。次にメールを確認する時間を差出人に知らせる自動返信を設定する人もいます。
ToDoリストは一つにまとめる。かつて人々が高価な革表紙の手帳を買い、優先度ごとに色分けしたToDoリストを書き込んでいた時代を覚えていますか。今では少し古風に思えるかもしれませんが、効果があったことは誰も否定できません。なぜ手帳は効果的だったのでしょうか。ToDoリストを一つにまとめておくことがいかに大切かを思い出させてくれたからです。すべてを一つのリストにまとめれば、どこを見ればよいかが常に分かり、必要な情報がどのリストにあるのか思い出そうとして時間を無駄にせずに済みます。
自分をよく理解している。生産性が高く整理整頓のできる人は、自分がどんな人間なのかをはっきり把握しています。自分の弱点を知り、それを補う仕組みを整えています。会議が長引きがちならタイマーを設定します。会議の生産性を保つのが難しいなら議題を作ります。朝に留守番電話を確認し忘れるならリマインダーを設定します。細かな方法は重要ではありません。大切なのは、自分の弱点をよく考え、それに合った具体的な補助や習慣を活用することです。
昼食の時間を確保する。誰にでも経験があるでしょう。目の前の仕事に没頭し、ふと顔を上げると昼食の時間をとうに過ぎている。結局、何も食べずに済ませるか、自動販売機でドーナツやポテトチップスを買うことになります。どちらも本当に良くありません。ドーナツを食べると約20分はエネルギーが高まりますが、その後、集中力は急激に落ちます。食事を抜くと、集中力や生産性、問題解決能力に影響するだけでなく、予想とは違う形で体形にも影響します。オハイオ州立大学の研究によると、食事を抜いて減る体重は筋肉によるもので、その後、脂肪として戻ってきます。
カエルを食べる。「カエルを食べる」ことは先延ばしへの最良の解毒剤です。生産性が非常に高い人は、毎朝このおいしい「ごちそう」から始めます。つまり、ToDoリストの中で最も気が進まず、最も嫌な項目を、ほかのことをする前に片付けるのです。そうすれば、その後はわくわくさせてくれる仕事や意欲をかき立てる仕事に取りかかれます。
毎日の終わりに片付ける。散らかりを防ぐ最善の方法は、毎日の終わりに約10分、机を整理する時間を取ることです。物事に手をつけるのは一度だけにするのが最善だと分かっていても、電話が鳴ったり、誰かが話をしに来たりして、作業の途中で中断したことは誰にでもあります。こうしたことは防げませんが、できます。一日の終わりに、途中で止めたことをすべて片付けて締めくくりましょう。
前夜に翌日の計画を立てる。整理整頓ができ、生産性の高い人は、翌日に何を成し遂げるかを把握して安心した気持ちで毎晩眠りにつきます。前夜に優先事項を整理しておくので、いざ一日が始まっても、本当の優先事項を妨げる「緊急事態の専横」—突如として起こる小さな問題—に気を取られにくくなります。
テクノロジーを最大限に活用する。現代のテクノロジーによって労働時間が延び、常に仕事中のような状態になるという話はよく聞きます。それは事実かもしれませんが、テクノロジーは生産性を高めることもできます。受信トレイに迷惑メールが入らないようメールフィルターを設定する場合も、Evernoteのようなアプリで再び必要になる情報を整理する場合も、テクノロジーは必ずしも悪いものではありません。適切に使えば、多くの時間を節約できます。
郵便物を無視しない。ここでも、「手をつけるのは一度だけ」という考え方に立ち返ります。今では、届くのを楽しみにしている郵便物は、ほとんどの人にとって多くありません。しかし、無視すると問題が起きることがあります。特に請求書や税金の通知などがそうです。届いたらすぐに開封して対応しましょう。そうしないと、支払い期限を過ぎた請求書を探して、ソファのクッションの下まで探ることになります。
すべてをまとめる
置き忘れた物を探したり、次に何をすべきか思い出そうとしたりする時間は、1分ごとに生産性を損ないます。その結果、キャリアの可能性も狭まります。うれしいことに、整理整頓と生産性の維持に役立つツールは数多くあります。最も整理整頓が苦手な人でも、自分を律するための仕組みを整えられます。
