新たな研究は、私たちの働き方においてメールが果たす役割を探り、メールが目の前の業務を完了する能力を妨げる可能性があるかどうかを検証しています。
組織行動学と労働心理学の研究者は、127人の従業員の結果を比較し、非生産的なメール送信を減らすためのヒントの有効性を調べました。
従業員の習慣を変えるための重要なヒントには、スタッフが習慣を変えるために必要な資源と自信を得られるようにする自己効力感トレーニングが含まれます。
注目すべき快挙と言えるのは、仕事のメールが見事に、今日のデジタル化された働く世界で最も多く利用され、最も好まれているコミュニケーションツールとしての地位を維持していることです。Slack、Yammer、MS Teamsといった、より機能的と言えるかもしれない代替ツールが登場しているにもかかわらずです。
しかし、メールが仕事の日常を支配し続けているのは、能動的な選択の結果ではないのかもしれません。多くの学術研究では次のことが明らかになっています：仕事のメール利用には、変えることが難しいかもしれない、ある種の依存的・習慣的な要素があります。今、多くの懸念が寄せられている中で、常時接続型の職場文化や私たちのつながらない権利をめぐる議論が続く中、メールは多くの人の働き方にとって厄介な存在です。
私たちの研究
英国に拠点を置く国際的な慈善団体から依頼を受けました。同団体は、最近のスタッフ調査で、メールが多くの従業員にストレスを感じさせているという結果が示されたことを懸念していました。仕事のメールへの過度な依存を抑えるため、代替手段に多額の投資を行ったにもかかわらず、多くのスタッフがなおも過度にメールを使用していました。たとえば、近くに座っている同僚にメッセージを送ったり、雑談に使ったり、勤務時間外に使ったりしていました。
私たちは、スタッフが仕事のメールの習慣を変え、ウェルビーイングと生産性を向上させるのに役立つ長期的な介入策を設計するよう依頼されました。私たちは、人々の習慣の変化に関する既存の研究と、仕事のメールの利用方法を用いてモデルを開発しました。
このモデルの重要な点は、喫煙などの健康習慣とは異なり、仕事上の習慣はそれ自体が良いor悪いということはほとんどなく、労働者の役割や職場環境によって決まるということです。仕事上の習慣が良いか悪いかは、それが個人の業務や目標の達成を助けるか妨げるか、そしてその人のウェルビーイングにどのような影響を与えるかによってのみ定義されるべきだと考えています。
たとえば、顧客対応の役割を担う人にとって、メールの通知にすぐに応答することは、顧客に迅速かつ親身に対応するという中心的な目標の達成につながり、良い習慣となり得ます。しかし、科学者や作家にとっては、同じ習慣が、長時間にわたる複雑な作業への集中を妨げる可能性があるため、有害となることがあります。
私たちは、この慈善団体の127人の従業員を対象に、1年間にわたってモデルを実施しました。これらの労働者は、研究への参加を呼びかける公募に応じた人々で、介入群と対照群に、ほぼ同じ人数で無作為に割り当てられました。すべての参加者について、プログラムの実施前、実施中、実施後のメール習慣と仕事の目標を測定しました。
介入群のすべての労働者に対し、約9か月の期間にわたって仕事のメールに関するヒントを提供し、定期的に1つずつ配信しました。ヒントには、特に集中力を要する作業を行っている際には仕事のメール通知をオフにすること、また受信トレイの手動確認は30～40分ごとにのみ行うことが含まれていました。
参加者は、ヒントを受け取るたびに、その提案を実行するかどうかを私たちに確認する必要がありました。これにより、自身や担当業務にとって適切かどうかを判断する権限が参加者に与えられました。対照群の労働者には、ヒントは一切提供されませんでした。
私たちの結果から、ヒントを受け取り、それを利用することを明確に約束した労働者は、全体としてメールの利用方法を変える可能性が高いことがわかりました。習慣を変えた人々は、ウェルビーイングの向上を実感し、仕事の目標を達成できるという自己認識も高まりました。
最も大きな恩恵を受けたのは、自己効力感（業務を統制し、望ましい結果を達成できるという自分の能力への信念）が最も高い参加者でした。言い換えれば、人は変化を起こせると信じて初めて、実際に成功し、その恩恵を享受できるのです。
主要メッセージ
従業員の習慣の変革を目指す取り組みが、個人の好みに対応し、変えるべき事柄を本人が管理できるようにすることがいかに重要であるかを、私たちの研究は示しています。そのため、労働者のメール習慣を改善するには、組織は、どの習慣を見直す必要があるかを判断するための計画を提供すると同時に、役割に応じてどの施策を実施するかの判断は個人に委ねるべきです。
これに加えて、組織は自己効力感トレーニングを提供し、スタッフに習慣を変えるために必要な資源と自信を与えるべきです。これにより成功の可能性が最大化され、できるだけ多くの人々が機能不全の仕事のメール習慣を断ち切り、より良く効果的な働き方を身につけられるようになります。
