リモートワークは現代の職場における重要な一部となっているが、対面で集まることには、企業文化を成長・発展させる効果がある、とあるCEOは説明する。
リモートチームでは、企業文化が他の要素に埋もれて簡単に失われてしまい、帰属意識の欠如を招くことがある。さらに深刻な場合には、企業の価値観と一致しない文化が生まれてしまう、と同氏は語る。
つながり、コミュニケーション、そして共有された仕事上の文化的価値観を築くための9つの戦略を紹介する。
リモートワークは現代の職場における基本的な働き方となっているが、職場で対面で集まることにもメリットがある。一緒に過ごす時間は信頼を築き、オフィスで交わされる何気ない会話や即興のブレインストーミングの一つひとつが、自然と関係をより強固なものにする。こうした瞬間こそ、企業文化が有機的に成長し発展することを可能にする。しかし、リモートチームの場合は、そうした機会が実現するよう、慎重に計画し、準備する必要がある。
私はTangoのCEOとして、ハウツーガイドを自動生成するブラウザ兼デスクトップアプリケーションを提供しており、15州にまたがる30名の完全リモートチームを率いている。そのうち2名は海外在住の社員である。その結果、時差を越えて関係性と信頼を築く方法について、創意工夫を重ねてきた。ここでは、完全リモート企業を運営する際に私たちが学んだことと、そのアプローチを共有したい。Tangoのリモートワークの指針。つながり、コミュニケーション、そして文化を築くための、私たちのお気に入りの9つの戦略を紹介する。
すばやくつながりを築く
新入社員のオンボーディング体験の最初の数週間は、状況を理解してもらい、関係性を築き、期待値を設定するうえで極めて重要である。完全リモート型の企業にとって、これらすべてを実現し、しかも十分に成果を上げるオンボーディングの仕組みを構築することは、さらに難しい課題である。しかし、優れたオンボーディングは従業員の定着率を82%向上させることができるため、この取り組みは不可欠である。
新しいメンバーをオンボーディングする際、私たちが最も重視しているのは、チームの仲間、製品、そして最善の仕事をするために必要なツールや資源とのつながりを感じてもらうことである。すばやくつながりを築くために実施している3つの取り組みは次のとおりである。
チーム全体で共有するユーザーマニュアル。 新入社員は全員、自分専用のユーザーマニュアルを作成して共有する。これにより、チームメンバーが自分とどのように協働すればよいかを理解できる。「フィードバックはどのように受け取るのが好きですか？」や「あなたについて、よく誤解されていることは何ですか？」といった質問によって、各自が自分について追加の洞察を共有し、より協調的に働けるようになる。
自社製品の活用。 私たちは、自社の製品を自ら使うこと、つまり自社製品を利用することを重視している。それによって、ユーザーにとってより良いものを作り続けることができるからだ。新入社員は全員、現行製品について10件のフィードバックを共有することからスタートする。これにより、チームに新鮮な視点がもたらされるだけでなく、新しいメンバーは、入社直後から顧客の立場に身を置くことで、プラットフォームに早く慣れることができる。
知識の共有。 リモートチームのつながりを保つには、社内の知識を容易に作成、共有、発見できるようにすることも欠かせない。私たちのチームでは、プロジェクト管理とメモ作成のためのソフトウェアプラットフォームであるNotionを、Tangoに関するあらゆることのためのデジタルオフィス兼ナレッジライブラリとしても活用している。社内資料の保管、会議メモの作成、タスクの管理、ブレインストーミングはすべてここで行っている。チームメンバーが答えを必要とする場合は、通常はTangoのワークフローを補足資料として添えて、Notionで見つけられるようになっている。
コミュニケーションが明確さと対応力をもたらす
互いのデスクに立ち寄ったり、一緒に「ワーキングランチ」を取ったりできないため、リモートワークでは、コミュニケーションにおいて、より高いレベルの意図性、一貫性、そして規律が求められる。全員がリモートで働いているため、明確な境界線を設定することにも重点を置いている。コミュニケーションを活用して明確さと対応力を築く方法は、次の3つである。
Slackの規範。 私たちは、次のような規範に従っている。
「文脈は少なめに想定する」。そのトピックについて十分な把握をしていない人を支援するための規範である。
社員には、メッセージを「既定で公開」に設定することを奨励しており、包括的で見える化されたコミュニケーションを、必要とするすべての人に行き渡らせるようにしている。
「スレッドで話し、拡散させない」。関係者を適切に含めつつ、チャンネルを整理された状態に保つため、スレッドで議論することを社員に促す規範である。
「一息つく」。休憩を取ることを促し、最も早く返信しなければならないというプレッシャーや、グリーンのステータスランプをできるだけ長く点灯させておかなければならないというプレッシャーを和らげる規範である。
開始、停止、継続。 このよく知られた振り返りの手法は、エンジニアリング、プロダクト、デザインの各チームにとって極めて重要なものとなっている。会話や振り返りを促す問いを投げかけることで、コミュニケーションの枠組みが整う。
今後のプロセスを改善するために、どのようなことを開始すべきか？
直近のスプリントで、私たちの足かせとなったことのうち、どのようなことを停止すべきか？
うまくいったため、どのようなことを継続すべきか？
この全体での確認の場により、次のスプリントに向けて、開発スプリントの後にさらに強いチームとして前進できる。
ノーミーティングデー。 頻繁で意図的なコミュニケーションは非常に有益である一方で、Zoom疲れを招き、集中できる時間を圧迫することもある。週に1日、ミーティングを禁止する日を設けることで、チームメンバーは集中して仕事に取り組める専用の日を得られる。例えば、週の終わりまでに目標の進捗を確認できるよう、木曜日を選んでいる。
意図的な文化づくり
リモートチームでは、企業文化が他の要素に埋もれて簡単に失われてしまい、帰属意識の欠如、あるいはさらに悪いことに、企業の価値観と一致しない文化を招くおそれがある。そのため、企業は自ら築きたい文化について、積極的に取り組まなければならない。Tangoでは、継続的なサポート、フィードバック、そして楽しさを備えた文化を築くために、力を尽くしてきた。
全社ミーティング。 この毎週行われる全チームの集まりは、全員が企業目標、顧客からのフィードバック、そして解決すべき課題について認識を合わせるための最良の機会である。楽しさはTangoの文化の重要な要素であるため、すべての全社ミーティングは、Zoomのブレイクアウトルームと、チームビルディングのためのアイスブレイクの質問をいくつか用いて始めている。
週末の振り返り。 毎週金曜日には、チームに自動送信されるSlackメッセージが届き、その週の振り返りを共有するよう促される。TypeFormのアンケートを使うことで、チームメンバーは互いを認め、称賛し合い、顧客への感謝を共有し、また自分の生活で共有したい出来事を少し垣間見せることができる。
チーム全体でのオフサイト。 私たちはリモートを基本とする企業ではあるが、対面で顔を合わせることには大きな価値があることも理解している。そのため、年に3回、チーム全体が集まるオフサイトの機会を設けることを目指している。そこでは、単なる対面での共同作業よりも、信頼と関係づくりに重点を置いている。
進行中の仕事を受け入れる
分散型チームが成長するにつれて、日々の業務から企業文化全体に至るまで、すべてが常に進行中の仕事となる。オフィスを共有していなくても、Tangoの体験を形づくる力と責任は、一人ひとりが分かち合っている。もちろん、これにはさらに高いレベルの意図性、規律、そして慎重な計画が求められるが、完全にリモートでありながら、完全に意欲的に取り組むチームを築くためには、その努力に見合う価値がある。
