仕事に追われているのに、いつも締め切りよりずっと早く仕事を終えているように見える人はいませんか。うらやましく思い、どうやっているのか気になりませんか。
「場所、業界、職種を問わず、生産性はあらゆる専門職が直面する課題です」と語るのは、ロバート・ポーゼンMITスローン経営大学院の上級講師である。
継続中の研究の一環として、MITの学部生ケビン・ダウニーの協力を得たポーゼンは、6大陸の経営職に就く、自ら調査への参加を選んだ2万人を対象に調査を行い、ある人々が他の人々より生産性が高い理由を探った。
「ポーゼン生産性評価」と名付けられた調査ツールは、スケジュールの計画、日課の確立、メッセージへの対処、多くの仕事をこなすこと、コミュニケーション能力の向上、効果的な会議の運営、他者への委任という7つのカテゴリーに分かれた21問で構成されている。これらの習慣やスキルは、ポーゼンのMITスローン経営大学院エグゼクティブ・エデュケーション・プログラム、生産性を最大限に高める：効率的で有能な経営幹部になる方法、およびベストセラー書籍『究極の生産性：成果を高め、労働時間を減らす』の中核をなす。
データを整理した後、ポーゼンとダウニーは19,957人の回答者からすべての回答を得た。およそ半数は北米在住で、欧州在住者がさらに21％、アジア在住者が19％だった。残りの10％には、オーストラリア、南米、アフリカの在住者が含まれていた。
生産性評価が最も高かった人々のグループを特定したところ、得点上位の専門職は、同じ習慣のまとまりを身につけている傾向があることが分かった。
最優先事項に基づいて仕事を計画し、明確な目的を持って行動していた。
大量の情報やタスクを管理する効果的な方法を身につけていた。
同僚のニーズを理解し、短い会議、迅速なコミュニケーション、明確な指示を実現していた。
調査参加者の属性別に分析した結果も興味深いものだった。
地域別に見ると、アメリカ人は長時間働く傾向があるにもかかわらず、北米の回答者の平均生産性スコアは中位だった。実際、北米のスコアは、欧州、アジア、オーストラリアの回答者の平均スコアを大きく下回った。
年齢や職位の高さは、個人の生産性と強く相関していた。年齢が高く、職位も上の専門職は、若く職位の低い同僚より高いスコアを記録した。こうした上級職の回答者には、重要度の低い業務の日課を整える、メッセージの流れを管理する、効果的な会議を運営する、他者にタスクを委任するといった習慣が見られた。
男女の専門職の生産性スコア全体はほぼ同じだったが、女性と男性が高い生産性を実現する方法には注目すべき違いがいくつかあった。たとえば女性は、会議を90分未満に収め、次の手順について合意して終えるなど、効果的な会議運営で特に高いスコアを得る傾向があった。一方、男性は大量のメッセージへの対処が特に得意で、メールを頻繁に確認せず、価値の低いメッセージを読み飛ばしていた。
日々押し寄せるメッセージへの対処
受信トレイにたまったメールに対処する能力が生産性の鍵であることは明らかだが、メールの未処理分が絶えず積み上がることに身震いする人の多くにとって、具体的な対処法はそれほど明らかではないかもしれない。
「メールのような細々とした用事に圧倒され、貴重な時間を費やしてしまうことが誰にでもあります」とポーゼンは語る。「ほとんどの人は3～5分おきにメールを見ています。そうではなく、1～2時間おきに確認し、その際も件名と送信者だけを見て、実質的にその60～80％は読み飛ばしましょう。受け取るメールの大半はあまり役に立たないからです」。またポーゼンは、重要なメールにはすぐ返信し、後で見つけ直す（あるいはすっかり忘れる）ことになるフラグ付けだけで済ませないこと、重要な連絡先にフラグを付けること、メールのフィルターを十分に活用することも勧めている。
ただしポーゼンは、受信メールの管理は重要なスキルではあるものの、効果を上げるには、最優先事項を定めるなど、より大局的な習慣と組み合わせる必要があると強調する。個人的にも職業上も追求する具体的な目標がなければ、多くの意欲的な人々は、最重要目標の達成を実際に支える活動に十分な時間を割けないと警告する。
生産性を最大限に高めるためのヒント
生産性を高めたいなら、ポーゼンの調査結果で示され、生産性の高い専門職が身につけていた「習慣のまとまり」を実践してみよう。具体的には次のとおり。
最優先の目標に集中する：毎晩、翌日のスケジュールを見直し、最優先事項を重視する。長い資料を読み始める前に、読む目的を決める。
仕事の過負荷を管理する：送信者と件名に基づいて、メールの50～80％を読み飛ばす。大きなプロジェクトは小さな手順に分け、最初の手順から始める。
同僚を支援する：会議は90分以内に収め、毎回、次の手順を明確に定めて終える。チームと成功指標について合意する。
ポーゼンの調査ツールは現在もオンラインで利用できる。回答を完了すると、生産性向上のための実践的なヒントをまとめたフィードバックレポートを受け取れる。また、MITエグゼクティブ・エデュケーション・プログラムの個人の生産性を最大限に高めるでは、ポーゼンから直接学ぶこともできる。
