先日、読者の皆さんに、仕事に関する最も切実な質問を募集しました。
職場問題の全米的な専門家であり、『Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job』の著者でもあるリン・テイラーの協力を得て、次の質問に答えます。「特に、会議から抜け出せずにいると感じるとき、どうすればもっと早く会議を切り上げられますか？」
「職場でこの問題に直面している人は多いと思います」とテイラーは言います。「米国企業では、運営のまずい会議がまん延しており、テクノロジーによって開催場所は変わったものの、その広がりは変わっていません。その結果、自分の仕事や貢献とは無関係な会議に招かれることがよくあります。そこから抜け出せないのです。」
そのため、生産性を保つには、自分で救命いかだを見つけ、無傷で脱出する責任があると彼女は付け加えます。しかし、誰かの気分を害したり、仕事を危うくしたりせずに会議を退出するにはどうすればよいのでしょうか。
いくつかのヒントを紹介します。
先手を打つ。
「このうんざりする慣行が繰り返されているなら、次の会議に引きずり込まれる前に予防策を講じるのが、対処する最善の方法の一つです」とテイラーは提案します。「そうしなければ、士気と生産性を損なう騒動が続くことを受け入れることになります。」
会議の前に、個別に話し合い、外交的に説明を求めましょう。自分の役割と、どのような貢献を期待されているのか、概要を丁寧に尋ねてください。
「役に立てるよう、よりよく理解したいという姿勢で臨みましょう」と彼女は言います。「招集者を守勢に立たせ、まるでパーティーへの招待に『欠席』と返事をするような印象を与えてはいけません。差し迫った締め切りに触れ、自分の時間を最も効率よく使いたいと伝えましょう。」
相手が上司なら、特に慎重に対応し、自分の時間について選択肢を示し、どう使ってほしいかを尋ねましょう。
最後に、会議前に必要な情報をグループに提供したり、会議後に同僚の議事録を確認したりする代案も申し出るとよい、と彼女は言います。
議論を先に進める。
会議を進行させるためにできることをしましょう。「準備された議題、あるいは少なくとも冒頭に示された口頭の議題に沿って、次の項目について質問してください。それが、次に進むべき時だという合図になることがあります」とテイラーは言います。
話題をそらす。
自分の専門領域について率直に話を差し挟み、いくつか質問してみましょう。「これはXの点で人事部に影響しますか？」「Yを提供することで、人事部が支援できるでしょうか？」
「本当に無益な会議から抜け出せずにいるなら、相手はヘッドライトに照らされた鹿のような反応をするでしょう」と彼女は言います。「自分がそこにいても何の価値もないことがすぐに明らかになります。それが、いずれ丁寧に退出するための布石になります。後で、対処しなければならないxyzが発生した、と説明すればよいでしょう。」
また、質問をすることで、関心を示し、少なくとも参加しようとしていることが伝わります。
席を戦略的に選ぶ。
自分の仕事に関係のない大規模な会議にいつも招かれ、ほかの用件に対処するため本当に退出しなければならない場合は、まず途中退出について上司の了承を得ましょう。了承が得られたら、出口近くの席を選ぶようテイラーは勧めます。「退出が近いからといって、最もよい席を確保し、しっかり目を合わせておき、退出時に大げさな振る舞いをするのは避けましょう。」
受け身の攻撃的な手段は避ける。
「会議という煉獄に閉じ込められた気分で、退屈から怒りに変わってきても、時計やスマートフォンを見たり、メッセージを打ち始めたり、タブレットで絶え間なく入力したりしてはいけません」と彼女は言います。「人の気をそらすだけで、意図も伝わりません。」
メモを回す。
「以前にも会議の招集者本人に話をしているのに、また場違いな会議に出席していて、抜け出す必要があるとします。そんなときは、昔ながらの高校生のメモ回しに頼ることができます」とテイラーは言います。「同僚の一人に折りたたんだメモを渡し、会議の主催者に回してもらいましょう。『こんにちは、ジョーン。早退しなければならず、本当にすみません。午後4時に重要な顧客との電話があります。サムから議事録をもらうようにします。ご理解ありがとうございます』のように書いてください。」
会議の主催を手伝うと申し出る。
こうした会議が自分の担当分野に関係していても、延々と続き、少人数しか参加しないなら、手伝いを申し出ましょう。「自分のオフィスで開催したり、軽食を用意したり、技術サポートを手配したりできるかもしれません」と彼女は言います。「少しでも関われば、待ちに待った会議の終結に向けて、より大きな役割を果たせるかもしれません。」
会議が簡潔に終わったら、前向きな反応を示す。
上司や管理職に上向きに働きかける際には、相手が適切な行動をしたときに、それを伝える必要があることがよくあります。（会議を開く同僚にも同じことが言えます。）
「上司やほかの人の会議が簡潔で生産的だったときには、必ずひと手間かけて、そのことを評価し励ましてください」とテイラーは助言します。「誰もが感謝するでしょう。」
この記事は、 Business Insiderとの協力により掲載されています。掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：ジャクリーン・スミスは、Business Insiderのキャリア担当編集者です。
画像：アルゼンチン、ブエノスアイレスのLuis Argerich撮影（Meeting room guillomによるアップロード）［CC BY 2.0］、Wikimedia Commons経由
