採用にも不採用通知にも、自動化されたプロセスが広く使われています。
簡素な不採用通知では、求職者にも企業にも公正な対応とはいえません。
不採用通知は、将来の候補者となり得る人との関係を築く機会です。
私は9月以降、100件の求人に応募しました。キャリア半ばの組織リーダーとしての求職活動は、7月に前職を辞めると決めたときに想像していたより、はるかに長引いています。
このいら立ちは、過去3年間、採用のあり方が 機能不全に陥った経緯を調査して得た専門知識によって、さらに募っています。私はこの仕組みがどう機能するかを知っています……いや、むしろ、どう機能していないかを知っています。煩雑なコンプライアンス書類を保管するデジタル書庫として設計された応募者追跡システム（ATS）は、キーワード駆動型の選別システムへと変貌し、募集中の職種に寄せられる膨大な応募をふるいにかけています。ほかの業務もこなしながら応募書類を確認したり、需要の高いスキルを要する職種について「採用充足までの期間」（求人掲載から適任者の採用までの期間）の指標で評価されたりする場合、「膨大」とは20件から2,000件まで、どの数にもなり得ます。
自動化が渦巻くこの状況では、面接に進む前に、あるいは他の人とつながる機会を得る前に、システムからはじき出される可能性が高くなっています。応募者のうち面接段階に進めるのはわずか2％にすぎないため、多くの求職者は応募後、何の連絡も受けません。私が応募した100件のうち、ちょうど36社から「不採用」の連絡がありました。そして、その大半は次のような内容です。
「______社にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。非常に優秀な候補者の方々から多数の応募をいただきました。誠に残念ながら、次の選考にはお進みいただけないことをお知らせいたします。」
（応募者追跡システムも、自動で不採用通知を送信します。）
応募者は、応募する求人ごとに、慎重に作り込み、キーワードを織り込んだ履歴書と、優れた洞察力と自信が伝わる個別のカバーレターを作成するよう指導されます。その結果がこの返事です。
不採用通知をもっと良いものにするには、どうすればよいのでしょうか。
アクセンチュアの異なるアプローチを紹介します。
「_____職への応募にあたり、履歴書と経歴を拝見する機会をいただき、心より感謝申し上げます。より良いお知らせをお伝えできればよかったのですが、履歴書を慎重に検討した結果、この職務の要件により合致する経歴をお持ちの方々の選考を進めることにいたしました。
新しい職を探すことは、ストレスが大きく時間もかかるものと理解しております。ご応募にあたってお時間を割いていただいたことに感謝いたします。今回は選考を進めることができませんが、今後もぜひつながりを保てればと存じます。」
なぜ、これほど気の利いた対応なのでしょうか。
応募者の時間と専門性に感謝を示しています。この不採用通知は、応募者に、自分が捨てられた箱や審査担当者の負担のように感じさせません。最初のメッセージにある「当社で働きたい人が多すぎて、手が回らない……」という無機質な態度と、アクセンチュアのメールの個人的な語り口には、大きな違いがあります。
応募者を価値ある専門職として扱い、求職に費やす時間やストレスへの敬意を言葉にしています。これは思いやりのある対応であり、将来の関係を築く土台となります。
採否は適合性によるものだと明確に伝え、応募者に希望を持たせています。今回の職務には合わなくても、その人に合う職があるはずです。求職活動が長引くなかで、希望を保つのは何より難しいことです。アクセンチュアの気の利いた不採用通知は、希望を取り戻すうえで大きな役割を果たします。
自社で働くことに関心を寄せてくれたことへの感謝を改めて伝え、連絡を取り続けるよう促しています。Brazenのマーケティング担当副社長、ジョー・マターが指摘するように、採用担当者は新たな応募者を集めるより、すでに届いている履歴書にもっと時間をかけて目を通すほうが効果的です。働きたいと意思を示してくれた人は有望な見込み層です。マーケターなら誰でも知っているように、こうした見込み層を顧客へと転換するには、新たな対象者を獲得するよりずっと少ない労力で済みます。
アクセンチュアが理解しているのは、採用とは人事ではなく、マーケティングとコミュニケーションだということです。自分ならではのスキルを御社に提供したいと関心を示した人と、良好な関係を築くことです。組織の外にいる人を惹きつけ、組織内の人材として迎え入れる仕事は、顧客を惹きつけて獲得する仕事と同じです。実際、求職者は見込み顧客であり、自社について口コミを広めるマーケターでもあります。優れた企業は（アクセンチュアやSkillistなど）、不採用となった応募者さえ自社の熱心な支持者に変えています。
より良い採用の方法を学ぶ第一歩は、職務に合わない候補者に対して、より良い不採用通知を送ることから始まるのかもしれません。人を第一に考えれば、人もあなたを第一に考えてくれる可能性が高まります。結局、採用したいのはそういう人材ではないでしょうか。
素晴らしい採用通知について書ける日を心から楽しみにしていますが、今はただ、もっと敬意をもって不採用を伝えてほしいと思っています。
• スザンナ・ウィリアムズは、人を第一に考える組織リーダーであり、人材分野の専門家です。ニューヨーク州ブルックリンを拠点に、より良い採用方法に関する書籍を執筆中です。また、フルタイムの仕事も探しています。
