在宅勤務にもオフィス勤務にも、メリットとデメリットがあります。たとえば、リモートワーカーは生産性が高い傾向にあります。
しかし、在宅勤務者の仕事の進捗を管理するのは難しく、自宅のネットワークは信頼性が低い傾向にあります。
効果的なコミュニケーション、出社日、インセンティブは、管理職がハイブリッド型の働き方を機能させる方法です。
COVID-19は私たちの働き方を変えました。
パンデミック以前から、米国の労働者はますますリモートコラボレーション技術に頼るようになっていました。たとえば、ビデオ会議やSlackです。世界的な危機により、こうした仕事のツールや慣行の導入は前例のない速さで加速しました。2020年4月までに、約半数の企業がCOVID-19の影響で、従業員の80%超が在宅勤務をしていると報告しました。
この変化は、リモートワークを支える技術について何十年にもわたる研究が行われ、その後、技術が開発されたことで可能になりました。しかし、誰もがこうした技術を同じように容易に使えるわけではありません。1987年という早い時期に、画期的な研究が課題の一部を明らかにしました。それは、技術を使って在宅勤務をする女性が直面する課題でした。育児、仕事と家庭の切り分け、従業員の成長機会などが含まれていました。
それ以来、私たちは多くのことを学びました。バーチャルな協働についてです。私は情報システム学の准教授として、何が予想されるのかに関心を持っています。パンデミック後の未来を心待ちにするなかで、ひとつ明らかなことがあります。ハイブリッド型の勤務形態、つまり、オフィスで行う業務とオンラインで行う業務の両方を従業員が担う働き方は、今後の大きな要素となることは明らかです。
2021年4月のある調査によると、人事責任者の99%が、今後、従業員は何らかのハイブリッド型の勤務形態で働くと予想しています。すでに導入を始めている企業も多くあります。その一例として、ファイルホスティングサービスのDropboxはパンデミック中に恒久的な方針転換を行い、従業員が在宅勤務をし、チーム会議はオフィスで開けるようにしました。
「ハイブリッド」の定義は組織によって異なります。週に数日、あるいは隔日で出社する従業員もいるでしょう。一方、対面で集まるのは時折だけでよく、たとえば四半期に一度、特定の拠点に集まるだけでよい企業もあります。
いずれにしても、研究から明らかになっているのは、バーチャルな労働力の導入に失敗する企業が多いということです。
リモートワークとオフィス勤務
オフィス勤務は秩序と透明性を促し、経営陣と従業員の信頼を高める可能性があります。組織文化も自然に育まれます。たとえば、廊下を歩いていた従業員が同僚と手短に予定外の会話を交わすといった気軽なやり取りは、知識の共有や協働による問題解決につながります。オンライン会議を事前に設定することが多いバーチャルな環境では、こうしたことを再現するのは難しいものの、十分な計画とコミュニケーションがあれば実現できます。
しかし、異なる指標で見ると、オフィス勤務は在宅勤務に及びません。私の最近の研究では、リモートワーカーは生産性が高いと報告し、柔軟性、カジュアルな服装ができること、通勤時間が短い、あるいは通勤が不要なことから、在宅勤務を楽しんでいるとわかりました。リモートワークは費用の節約にもなります。組織の予算項目のなかでも特に大きなもののひとつであるオフィススペースの費用を大幅に削減できます。
ハイブリッド型の勤務形態は、両方の良いところを組み合わせようとするものです。
完璧ではない
ハイブリッドワークが、対面での仕事と同じような多くの障害に直面するのは事実です。計画やコミュニケーションの不備、効果のない、あるいは不要な会議、業務上の責任範囲をめぐる混乱は、リモートでも対面でも起こります。
在宅勤務でおそらく最も大きな問題となるのは、技術とセキュリティに関する懸念です。サイバー脅威の標的になりやすい自宅のネットワークは、通常、オフィスのネットワークより脆弱です。また、リモートワーカーは、組織外の人とコンピューターを共有する可能性も高くなります。ハイブリッド型を導入する組織は、複雑で費用もかかりがちなこうした問題に対処するため、先行投資をしなければなりません。
ハイブリッドワークでは、管理職は仕事の様子を直接見ることができません。そのため、従業員の行動を従来のように重視するのではなく、明確な業績指標を用いて成果に基づき、従業員の業績を測定する必要があります。
もうひとつの潜在的な落とし穴は、ハイブリッドチーム内に亀裂が生じることです。つまり、オフィス勤務者と在宅勤務者の間で誤解や意思疎通の行き違いが起こり得ます。この二つのグループが分断され、両者の緊張や対立につながる可能性があります。いわば「私たち対彼ら」という構図です。
ハイブリッドな環境を整える
ハイブリッド型を構築する最善の方法については、さまざまな提言があります。ここでは、特に有効なアイデアをいくつか紹介します。
会議を頻繁に開きすぎたり、目的がほとんどなかったりすると、つまり会議のための会議をしていると、疲労や燃え尽きにつながります。すべての会議に全員が出席する必要はありませんが、誰も疎外感を抱かないよう、管理職には細やかな配慮が求められます。また、会議を行わない日を設けると生産性の向上に役立ち、複雑なプロジェクトに集中できる、中断のない時間を従業員に確保できます。
ハイブリッドな環境が機能しているかを確かめるには、従業員の声に耳を傾けることが不可欠です。一対一の対話、フォーカスグループ、人事部門による調査などを通じて、継続的にフィードバックを求めることも重要です。対面またはオンラインで、従業員の成果を称え、報いることも大切です。業績に応じたインセンティブも、従業員のコミットメントを高める支援的な文化づくりに役立ちます。たとえば、金銭的な報酬や、食事の配達など感謝を示すささやかな贈り物が挙げられます。
最後に、管理職と従業員の双方が、ハイブリッド勤務の計画について、率直にコミュニケーションを取り、共通の理解を持つ必要があります。どの業務をオフィスで行い、どの業務をリモートで行うかを定める方針を設けなければなりません。信頼性の高いコミュニケーション手段を利用できることは、特にリモートワークで不可欠です。すべての従業員が、同じ情報を同じタイミングで、遅滞なく受け取れるようにしなければなりません。オフィスでもオンラインでも、従業員は自分だけが最後に知らされたと感じたくないものです。
