多くの企業は、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の脅威への対応として、従業員に在宅勤務を求めています。しかし、自宅には気が散る要素が数多くあることもあります。
休憩を含めた明確な勤務スケジュールの設定から、難しい業務についてより多くの指導を求めることまで。
新型コロナウイルスの世界的大流行の期間中、ウイルスの拡散防止に協力するために在宅勤務を求められている場合 ウイルスの拡散を遅らせるの場合、最初はかなり喜ばしく感じるかもしれません。その際は、メリットとして、通勤時間や費用を節約できること、快適な環境で働けることなどが挙げられます。
しかし、自宅には気が散る要因が数多くあり、先延ばしをしたり業務を終えられなかったりしがちです。在宅勤務を始めたばかりの方でも、長年リモートで働いていて日によって業務に集中するのが難しい方でも、こうしたエビデンスに基づく戦略は、先延ばしを減らし、生産性を維持するのに役立ちます。
1. 明確な勤務スケジュールを設定する
自宅には、時間を区切った休憩や明確な始業・終業時刻がある職場環境のような構造がありません。取り組みたい業務に合わせたスケジュールを作成することで、その欠けている構造を補うことができ、 先延ばしを減らし、それがなければ起こりやすい先延ばしを防ぎます。
そのため、一定の期限内に達成できると見込める、明確で現実的な目標を立てて業務計画を作りましょう。10ページのレポートを書くことが目標であれば、その作業をより小さく、より取り組みやすいステップに分けてください。例えば、執筆前に背景調査から始め、その後アウトラインを作成し、1日に何ページ書くかという目標を設定するといいでしょう。
大きな業務をいくつかの小さな業務に分けることは、小さな成功を体験する機会にもなります。その成功は積み重なり、やる気と生産性を維持する助けになります。
在宅勤務のスケジュールをどのように組むにしても、適度な休憩を取り入れるようにしてください。食事の時間に加え、気分をリフレッシュするための短い休憩も予定に組み込みましょう。ただし注意が必要です。個人のメールやSNSを確認する短い休憩が、次の形で本格的な先延ばしに変わってしまうことがあります サイバーローフィングやサイバースラッキングに陥ることがあり、特に休憩時間を制限しない場合はその傾向が強まります。
2. 業務の不確実性に対処する
業務を始めたり終えたりするのに苦労しているなら、その業務を完了させるために何をすべきかが分からないのかもしれません。在宅勤務中は、こうした不確実性を減らすためにすぐに答えを得ることが難しくなりがちです。人は、内容が不明確で分かりにくい業務や、何をすべきか確信が持てない業務を先延ばしにしがちです。
これは、そうした業務が、不快なと感じられる不確実性を生み、自己疑念や自己批判の感情を呼び起こすためです。先延ばしは、人が業務に関連する不快な感情に耐えられない、または対処できないと感じる場合に起こりやすくなります。
新しい業務や不慣れな業務に着手する前に、何をすべきかについて明確な指示があるかを確認しましょう。自分が知らないことを必ずしも把握できているとは限らないため、業務を始めてみて初めて、重要な情報が欠けていることや、業務を完了させるために何が必要かが不明確であることに気づく場合もあります。
不確実性を感じるタイミングにより意識的になることが、この不快な感覚を前向きに活用し、必要な情報を得るための行動を取るための第一歩です。すぐに支援を受けられる主要な人物の連絡先リストを持っておくことも、自分が不確実性によって身動きが取れなくなってしまった場合に役立ちます。
3. 気が散る要因を減らす
在宅勤務では、業務から気を逸らしかねない潜在的な気晴らしに対処する必要があります。家族やルームメイトの往来がほとんどないと見込まれる静かな場所で仕事をできるように環境を整えることは、良い第一歩です。しかし、リモートワークでは、オンラインに接続し、多数のデジタルな誘惑にさらされる可能性もあります。
中には、こうした気晴らしを無視するのが得意で、どこにいても業務に集中し続けられる人もいます。しかし、退屈だったり、ストレスを感じたり、自己疑念を抱かせたりする業務がある場合は、面白い猫の動画を見ることが、業務を終わらせることを犠牲にして気分を良くするための逃避になってしまうことがあります。
業務以外の目的でオンラインに接続する方法や時間帯を管理することは、デジタル環境からの気晴らしにさらされることや、先延ばしをしてしまうリスクを抑えるのに役立ちます。
4. 中断への対策を立てる
業務を終わらせるために時間を確保する周到な計画であっても、予期せぬ中断が生じると崩れてしまうことがあります。準備ができていないと、ただ話したいだけの母親からの電話が、先延ばしを誘い、業務スケジュールを狂わせてしまうかもしれません。
意図と行動のギャップを埋める上で効果が示されているアプローチは、――先延ばしを減らし、あなたが生産性を保つのを助けることです――それは、中断に対処するための具体的なif-thenプランを立てることです。
これには、まず起こりうる中断を想定し、その後、どのように対応するかをリハーサルしておくことが含まれます。例えば、母親から電話がかかってきた場合は、次のように伝える準備をしておくとよいでしょう。「ごめんなさい、話したいのはやまやまなんだけど、今ちょうど仕事中なの。仕事が終わったらかけ直してもいい？」
5. 仕事の意味を見いだす
私の研究によると、業務に対する前向きな感情の欠如は、先延ばしの一因にもなりうる。在宅勤務中は、自分にとって個人的に意味のあるものに囲まれています。それと比べると、業務は意味が薄く感じられることがあります。
この対比のせいで、集中力を保ち生産性を維持することが難しく感じられる場合があります。自分にとって業務がなぜ重要で価値があるのかを改めて思い起こすことは、天秤を 業務への前向きな感情を高める方向へ傾け直し、在宅勤務中の先延ばしを減らす助けになります。
