ある企業の共同創業者で元CEOによると、従業員が能力を発揮できるようにするには、企業は優先順位付けの重要性を重視する組織システム、慣行、文化を取り入れる必要があります。
個人の習慣と組織全体のプロセスや行動を組み合わせられるチームは、最も重要な業務により多くの時間を割けるようになります。
ここで彼は、対話による反論、心理的安全性、パフォーマンス指標、ボキャブラリー、振り返りがいずれも、優先順位付けを適切に行う職場文化を築くうえで不可欠であることを説明します。
優先順位を設定する際、個人のリーダーや従業員の裁量で決められることは、私たちが普段認めている以上に多くあります。リーダーと従業員。それでも、企業が優先順位付けの重要性を重視する組織システム、慣行、文化を取り入れなければ、従業員の裁量は制限されてしまいます。
個人の習慣と組織全体のプロセスや行動を組み合わせられるチームや従業員は、最も重要な業務により多くの時間を割けるようになり、それが競争優位につながる可能性があります。
企業が優先順位付けをより的確に行い、古い習慣から脱却するための方法として、以下の4つのアプローチがあります。
⬅️ 反論の力
企業が成長し、過去より多くを達成するためには、むしろ取り組む事柄を絞る必要があるかもしれないと考えるのは直感に反するかもしれません。しかし、多くの企業やチームは、燃え尽きたり、失敗したり、停滞したりするまで、さらに多くの業務を引き受け続けています。重要な業務の優先順位を付けるために断るより、わくわくするような物事を引き受けるほうが、従業員にとっては一般的に容易です。
私も年次戦略計画の際に、何度もこの罠に陥ったことがあります。Unchartedの創業者兼CEOとして。見込みを過大に立て、本当に重要な活動の数を過大評価していました。対応するためには、チームがすべてをこなそうと全力疾走しなければならず、多くの場合、燃え尽きや、これらの異なる優先事項がどのようにつながっているかの混乱を招きました。長年にわたり、戦略計画のプロセスに社内の幅広い人材を参加させることで、多様な意見を取り入れ、経営陣の考えに異議を唱え、主要な取り組みの水準を引き上げられるようにしました。
チームや個人は、反論の力、すなわちチームが互いに異議を唱え、アプローチについて議論し、最善の進め方について意見が異なることは安全かつ生産的であると信じる行動を取り入れることで、こうした傾向を断ち切ることができます。私は、（単なるフィードバックではなく）反論という枠組みを好んでいます。なぜなら、人々が意見を異にし議論することへの期待と許可を示せるからです。
現実を定義し、トレードオフを理解する： チームが自らの時間と資源を認識できるようにしましょう。重要な意思決定の会議では、トレードオフを検討する時間を確保してください。
🧭 方法：
現在のすべてのプロジェクトを一覧にする
時間的なコミットメントを割り当てる
問い：どのプロジェクトや活動が企業に最大のROIをもたらしているか？ そうでないものについては、取り組みを縮小するか、完全にやめることができないか？
反論のための場を設ける： チームの知性と知恵は、それらを引き出すために用意された場の質に左右されます。それでも、多くのチームは、大きな戦略的意思決定に関する議論、反論、話し合いのための時間を設けていません。
🧭 方法：
会議には、議論や討論のための十分な時間を確保してください。意思決定を目的とする会議では、少なくとも15分の議論と討論の時間を確保することをお勧めします。
参加者には、議論の準備ができるよう、事前の準備資料や議題の事前通知を提供してください。これにより、即興のグループ討議に参加することにあまり慣れていない、より内向的な傾向のある人にとっても公平な条件が整います。
心理的安全性を確保する： 反論が当たり前になると、意見の相違や議論は、チームとしても個人としても、意思決定における貴重な要素となります。
🧭 方法：
最初に予定された話し合いで基本ルールに合意してください。これは、会議中や会議後の非生産的な対立を最小限に抑えるのに役立ちます。その結果、会議外での真の行動変容のための安全な土台が生まれます。
基本ルールの一つは、反論を受ける際に私たちが共同でどう受け止めるかに焦点を当てるべきです。反論がなされたとき、防御的な態度に走らないことに同意するのもよいでしょう。
意思決定の過程を説明する： 企業は、議論や反論が当たり前となる文化を育むために、透明性が高く頻繁なコミュニケーションに重点を置くべきです。チームが反論を重要な物事を前に進めるための手段と捉えるとき、今後の貢献により前向きになれるでしょう。
🧭 方法：
困難な意思決定がどのように行われたか、そしてその決定において反論が果たした役割について、ストーリーとして共有してください。
楽観的すぎると見られないよう、厳しい事実も共有しましょう。顧客関係管理システムの企業であるHubspotは、失敗フォーラムを開催し、自ら失敗を共有することを希望する社員を募っています。意思決定の過程や、うまくいかなかったことを共有することで、反論を前向きな手段として捉え直す助けになります。
世界経済フォーラムは、職場における平等をどのように推進していますか？
「仕事の未来レポート」2023年版では、調査対象企業の75%が今後5年間でAI、ビッグデータ、クラウド技術を導入する予定であることが分かりました。
新しい経済と社会のためのセンターは、新技術の導入と有効性、そして労働力がそれらを活用する準備についての知見をリーダーが共有するためのプラットフォームを提供しています。当センターの活動には、成長、雇用、スキル、公平性、リスクに関する知見と対話の醸成が含まれます。
当フォーラムの取り組みの詳細はこちら：
ジェンダー・パリティ： 2006年以降、毎年ジェンダー・パリティの現状と推移を測定し、101の経済圏で、ジェンダー格差を解消するための最も効果的な政策を特定する意思決定者を支援しています。チリでは、ジェンダー・パリティの加速プログラムの設立を支援し、728,000人の女性が恩恵を受けました。参加企業では、ジェンダー格差を37%縮小しました。
リスキリング革命： パートナーとともに、世界の労働力が自らのキャリアを将来にわたって確かなものにできるよう支援しており、350以上の組織と協力し、10億人に対して、2030年までに、より良い教育、スキル、経済的機会を提供することを目指しています。
障害者の包摂： Valuable500と協力し、障害者の包摂におけるギャップの解消に取り組むCEOによる世界最大のネットワークと連携しています。加盟企業は、デジタルアクセシビリティのベストプラクティスの導入を進め、多様性、公平性、包摂の戦略に障害を含めることで前進しています。
人種的公正： 当フォーラムは、13の業界にわたる55の組織からなる国際的な連合と協力し、人種的・民族的に過小評価されてきた背景を持つ専門職の人々にとって、公平で公正な職場づくりに取り組んでいます。
当センターの活動や参加方法について詳しく知りたい方は、お問い合わせください。
📊 パフォーマンス指標の重要性
多くの従業員は、優先順位付けの改善を求められる一方で、複数の指標で説明責任を問われることに苦労しています。業務の優先度を下げた場合に罰せられるのでしょうか？ 解雇されることなく、業務を未完了のまま残すことはできるのでしょうか？
Unchartedでは週4日勤務に移行する前に、私も同様の懸念をチームからよく耳にしていました。そこで、まずは業務の優先度を下げることの改善から始めました。前述の反論の手法は、新たな価値ある業務を生み出す余力を作りながら、私たちのアイデアを前進させるのに役立ちました。しかし、測定されたものは管理されるということも分かっています。
優先順位付けの文化を支えるためには、企業は重要なパフォーマンス指標を定義し、追跡し、報告する必要があります。指標について語るとき、説明責任の強化が念頭に浮かぶかもしれませんが、動機付けの要因を見落としてはなりません。代わりに、優先順位付けの行動を評価しましょう。
パフォーマンス指標を、優先度を下げたプロジェクトや活動の数を測るものに変更することを検討し、そうしたスキルを示す従業員を公に表彰してください。さらに、個人が最も重要な業務に集中する能力を実証したことを評価するために、昇進の基準を拡大することも検討できます。
🔤 ボキャブラリーの価値
組織内のボキャブラリーには、その組織が何を重視しているかについての手がかりが詰まっています。企業はフィードバック文化を掲げていますが、多くの場合、「完璧にこなしている」「いつも期待以上のことをしてくれる」「週末もずっと働いて仕上げてくれた」といったフレーズで満ちています。こうした褒め言葉は、長時間労働、過度なコミットメント、ハッスル文化を、称賛され報いられるべき行動として評価しています。
どの組織にも、一般的な言葉、フレーズ、テーマからなる共有のボキャブラリーがすでに存在しています。そうであるなら、そのボキャブラリーを自分たちのものとし、望む新しい行動を強化するために意図的に拡張するのがよいでしょう。
私が会社を週4日勤務に移行させたとき、私たちは全員でグレッグ・マキューン著『エッセンシャリズム』を読みました。この本は、少なくすることを規律をもって追求することに焦点を当てた本です。マキューンは読者に、本質的な業務を見極めるよう呼びかけています。週4日勤務を試験的に導入する中で、「本質的」と「非本質的」という言葉が日常のボキャブラリーの一部となり、それがしばしば、私たちの優先事項をめぐる活発な議論のきっかけとなりました。
企業の価値観は、日常の会話の中で用いられるときに最も大きな力を発揮します。優先順位付けの原則を、貴社の企業価値の一つと結びつけることはできますか？ たとえば、Unchartedの価値観の一つは「長期的視点を持つ」であり、緊急の業務と短期的な業務のバランスに苦労するときに参照しています。この価値観を活用すると、私たちは落ち着きを取り戻し、物事を俯瞰できるようになり、本当に重要なことをより冷静に検討することができます。
リーダーは、チーム全体でボキャブラリーを使い、その使用を称賛することで、模範を示す必要があります。日々の行動を通じて価値観を体現している人を公に称賛することは、非常に有効な方法です。たとえば、大規模なグループ会議やタウンホールを活用する企業もあれば、従業員表彰ソフトウェアを使って技術を活用する企業もあります。
🧠 振り返りの必要性
優先順位付けの技術は、育み続けることが求められる継続的な取り組みです。職場には、優先順位付けの技術を実践する機会が多くあります。それでも、企業の実践を前進させるためには、組織として過去の意思決定を振り返り、教訓を明らかにし、次回どのように異なる方法で取り組むかを決める時間を組み込まなければなりません。
企業レベルで振り返りが行われるためには、チームレベルでそれが行われる必要があります。Unchartedの創業者兼CEOとして、私は物事を急ぎすぎることがよくありました。その戦略計画のプロセスが12もの異なる優先事項につながったことを振り返る機会を持つ前に、次の課題へと飛びついてしまいました。あるいは、前向きな例としては、最近の意思決定が率直な対話と有益な反論によってどのように形作られたかを振り返ることもあります。
企業とチームの振り返りを高めるための3つのステップは次のとおりです：
1. まず個人として、次にチームとして、重要な意思決定を簡潔に振り返る時間を確保してください。後悔している過去の誤りや意思決定を再検討することは、居心地が悪く感じられるかもしれません（私も何度か経験があります）。それでも、大きな意思決定に関わった要因と考え方を再検討することは、心の整理になると私は感じています。何がうまくいったか？ 何がうまくいかなかったか？ 次回はどのように取り組むか？
2. 健全な優先順位付けにおいて先頭に立つ個人やチームを見つけてください。なぜ彼らは成功しているのか？ どのような行動を示しているのか？ どのような支援や資源を活用しているのか？ 社内の他の場所でどのように再現できるか？
3. 経営陣として、直近の四半期において、どのように、どの場面で優先順位付けに苦労したかを話し合ってください。顧客の要求、速いペース、不明確な指標などでしょうか？ それらの障壁を乗り越えるために、業務をどのように再構成し、関係を見直し、指標を再定義できるでしょうか？ 何かをより上手に行うための最善の方法は、行く手を阻む障壁を特定することである場合が多いのです。
