社内メールでも、共同作業アプリでも、休憩室の掲示板でも、職場の内部コミュニケーションは、あっという間に大きな問題へと発展しかねません。
Googleのエンジニア、ジェームズ・ダモア氏は先ごろ、同僚が次の文書を漏えいしたことで、その代償を身をもって知ることになりました。Googleドキュメント彼が共有したのは、同社のダイバーシティへの取り組みについての文書で、最終的に彼は解雇されました。
もちろん、職場での配慮を欠いた発信は、今に始まったことではありません。注意を怠れば、あなたの不在通知でさえ、あっという間に拡散することがあります。
しかし、世界の情報を整理するために私たちが頼りにしている、進歩的で慣習を打ち破る組織であるGoogleが、自らの職場コミュニケーションをめぐる騒動の中心にいる今こそ、全体を見直す絶好の機会です。
情報が多すぎる？
この問題に対処する近年の取り組みは、職場で「どのように」コミュニケーションを取るかよりも、「いつ」取るかに焦点を当ててきました。フランスが次の法律を成立させてから8カ月が経ちました。エル・コムリ法の「つながらない権利」この法律により、雇用主が勤務時間外に従業員へメールを送ることは違法となりました。狙いは仕事に起因するストレスに対処し、あるフランスの議員がこう表現した「電子の鎖」に終止符を打つことでした。あるフランス議員の言葉を借りれば。
その6年前、フォルクスワーゲンは停止に合意しました。勤務時間外に従業員へメールを送ることを。2014年には、同じドイツの自動車メーカーであるダイムラーが、休暇中に受信したメールを従業員が自動削除できる任意の制度を導入しました。送信者には代わりに、次のような返信が届きました。
休暇中のため、メールを読むことができません。メールは削除されます。本当に急ぎの場合はハンスかモニカにご連絡ください。そうでなければ、私が出社してからメールを再送してください。
フランスで「つながらない権利」が法律になったのは2017年1月のことなので、その影響を判断するにはまだ早すぎます。しかし、フォルクスワーゲンの労働者代表ヨルク・ケーター氏は2014年、同社の措置は好評だったと述べました。成功の理由として、従業員が再びログインしたくなる誘惑を取り除くうえで欠かせない、制度の「抜け道なし」の仕組みを挙げています。
ダイムラーも、従業員から好評を得たと報告しています。広報担当のオリバー・ヴィホフスキ氏はBBCにこう語りました。
反応は基本的に99％が好意的です。誰もが「本当にいいですね。私もぜひそうしたいです」と言います。
競い合うようなコミュニケーション
私たちの多くは、仕事の状況を確認する頻度が高すぎる傾向があります。昨年、HR Magazineの「Reclaim Your Time」調査では、従業員の34％が目覚めてすぐにメールを確認し、38％が毎晩、寝る直前に確認していることが分かりました。ある英国のサイバーセキュリティ・コンサルタント会社の調査によると、オフィス勤務者の10人に2人は、就寝後も仕事のメールに返信していました。
こうした有害な執着を助長する組織もあります。Barstool SportsのCEO、エリカ・ナルディーニ氏は、従業員がどれほど早く返信するかを見るために、日曜日に従業員へテキストメッセージを送っていたと認めました。
従業員に仕事から離れるよう促すのは、よい出発点です。しかし、まだ道のりは長いでしょう。
職場のコミュニケーションに意識的に取り組む
ロンドンのシェアフラット居住者向け管理会社、myrooms.co.ukのディレクター、ジャンルカ・レオーネ氏は、メールを使えなくすることと、自由に使わせることの中間点をチームで探ってきたと、私の同僚に話しました。「カスタマーサービスのメールアドレスを監視する仕組みがあり、いつ誰がメールに対応しているか、全員が把握しています……繁忙期には、異なるタイムゾーンの顧客に対応するサポートスタッフを配置します。いつオフラインになることを期待されているかをスタッフは理解しており、その明確さをありがたく思っています。」
「メールを確認することは求めていません」と「メールを確認しないよう求めています」の違いは、非常に重要です。
もちろん、勤務時間外のメールを全面的に禁止しても、すべての企業にうまくいくとは限りません。柔軟性が必要です。過度な利用を抑えるのはよいことですが、内部コミュニケーション全般に、より意識的に取り組みましょう。
職場のコミュニケーションを改善する第一歩として、組織はメールに人を無差別にCCすることを控えるべきです。この習慣は信頼を損ない、議論を呼ぶメッセージを瞬く間に広めます。
Googleのダモア氏は、同僚4万人を、自社のダイバーシティ方針を批判するメモのCCに入れたとされています。その同僚たちは次々と、職場のうわさ話を匿名でできるアプリ「Blind」に集まり、彼の解雇を求めました。彼がGoogleの新しいダイバーシティ責任者と直接話していたら、どうなっていたでしょうか。それは、企業の平等への取り組みをめぐって世界中で懸念を呼んだ「宣言文」ではなく、対話になっていたかもしれません。
できる限り席を立って、同僚と話すべきです。その利点は十分に実証されています。ですから、遠隔地にいる同僚であれ隣の席の同僚であれ、全員にメールするのを控える取り組みは、どんなものでも歓迎したいと思います。
職場における内部コミュニケーションの未来
ほかのコミュニケーション手段も検討に値します。メールの人気は低下しています。若い世代の間では、スタートアップの37％が、メールを主要なコミュニケーション手段と見なさなくなり、SlackやGoogleドキュメントのような共同作業プラットフォームを選んでいます。こうしたツールはスマートフォンからグループ全体への連絡を容易にするよう設計されており、使いすぎにつながりやすいものです。何が問題になるでしょうか？
すでにリスクに気づいている企業もあります。ロンドンのあるファッション系スタートアップでは、業務外のSlack利用を抑えるため、利用した人に罰として朝のコーヒーを買いに行かせるという、変わった方法を採っています。
職場でのコミュニケーションの過度な利用は、心の健康の低下と関連しているため、VWやフランスで導入されたような明確な方針が欠かせません。そうすれば、従業員は何を期待されているのか、推測せずに済みます。
企業が、従業員に休暇の日数を決めさせる有給休暇の無制限化を試みたところ、従業員は仕事を減らすどころか、増やす結果になりました。コミュニケーションも同じです。制限がなければ、従業員は情報に溺れるおそれがあります。
柔軟性と開かれた文化は、どの組織にとっても価値があります。しかし、開放性を重視する組織には、多くの人と簡単にコミュニケーションを取れることが、従業員の心身の健康とキャリアにもたらすリスクから、人々を守る責任があります。
