私たちの3分の1以上が、毎週少なくとも20時間を非生産的な会議に費やしています。
情報共有に重点を置き、会議を協働型にすることで、会議は改善できます。
アジェンダ項目を質問形式で書くことから、目的のあるアイスブレイクで始めることまで、会議をより生産的にする方法をご紹介します。
「この会議はそれほど長くかからないと思います」と、 同僚が言います。 このような言葉を耳にしたことがあるなら、次の2つのことがほぼ確実に当てはまるでしょう。
1. 会議は割り当てられた時間をすべて使い切る。
2. 会議では何も成し遂げられない。
これは多くの人が経験する一般的な状況です。実際、私のチームの調査によると、私たちの3分の1以上が、毎週20時間以上を不快な会議に費やしています。これは問題です。さらに深刻なのは、多くの人がどうすれば会議をより良くできるか分かっていません。
情報共有ではなく、会議を協働型にしましょう
会議の問題は、単に開催数が多いことだけではなく、私たちが通常参加する会議の種類にもあります。目的を明確に定めずに進めると、会議は、より効果的で、非同期的な方法で伝えられたはずの情報を共有するだけの場になってしまいます。
とはいえ、会議に希望がすべて失われたわけではありません。会議は、情報共有やスライドの提示が中心の形式から、意図的で協働的な形式へと移行することで、大きく変わることができます。
協働型の会議は…
1. チームの一体感を醸成する。 人々に協働を求めると、個人は自分以上の大きなものに貢献していると感じ、それが仕事への満足度と人材の定着率を高めます。
2. 心理的安全性を構築する。 協働が行われると、チームメンバーは安心して意見を述べ、フィードバックを提供できるようになります。
3. より良い成果につなげる。 多様な視点が自由に共有されると、より刺激的な解決策が浮かび上がります。実際、マッキンゼーによる研究では、思考の多様性が創造性を35%高めることが分かっています。
4. 時間を節約する。 意図的に取り組むことで、より効率的な関与が可能になります。
会議をより協働的にするための4つの方法
私は日々、顧客のチームが協働のあり方を改善できるよう支援しています。ここでは、チーム会議を次の段階へ引き上げるために、顧客と共有している出発点をいくつかご紹介します。
会議のアジェンダに時間をかけましょう。時間と会議のアジェンダについて、意図を持って取り組みましょう。アジェンダ項目は一般的なトピックではなく質問として書き出し、参加者に事前準備を促しましょう。これにより、内向的な人は、にぎやかな社交的な場のプレッシャーから離れて情報を処理する機会を得られます。模範を示すために（外向的な管理職など）協力者を募り、リモートや内向的な同僚が発言できる場を確保することに責任を持たせましょう。
目的のあるアイスブレイクで人々を話し合わせましょう。 ウォームアップせずにレースを走らないのと同じように、協働の「筋肉」をほぐさずに、チームを深い作業に押し込まないようにしましょう。目的のあるアイスブレイクは、作業に取りかかる前に部屋の緊張をほぐし、その後の議論の土台を整えることができます。とはいえ、会議の目的に合ったアイスブレイクを選ぶことが重要です。例えば次のようなものがあります：
あなたの最初のメンターは誰でしたか。その人のどのような資質が、良い（あるいは残念な）メンターにしていましたか？ 目的：互いに頼り合うことが成長の一部であることを再確認する。多くの依存関係があるプロジェクトやチームに適しています。
あなたのヒーローネームは何ですか？ 目的：多くの情報を、印象的な一語または一つのフレーズに凝縮する練習をする。
あなたの自伝のタイトルは何になりますか？ 目的：ビジョン・ステートメントの作成のようなチーム活動に備える。
リベレーティング・ストラクチャーズで会議を解放しましょう。 リベレーティング・ストラクチャーズは、会議や対話を進めるための代替的な構造を提供するもので、ヘンリー・リプマノウィッツとキース・マッキャンドレスによってキュレーションされています。私のお気に入りの構造の一つは、アイスブレイクからブレインストーミングへ移る際に使う「1-2-4-All」です。流れは次のとおりです。まず、ある事柄（質問、トピック、アイデア）について、1分間、一人で静かに考えます。次に、2分間ペアで話し合い、4分間4人のグループで話し合います。最後に全体で集まり、各グループから重要なポイントを選んで全員に共有します。
自分がいる空間を忘れないでください。対面の会議を進行する場合は、早めに会場に入り、座席配置を確認します。テーブルを動かせる場合は、チームメンバーが協働中にお互いの目を見られるよう、常にU字型の配置を選びます。ではハイブリッドやバーチャルの場合はどうでしょうか？ 次のようなツールを試してみてください。weloは、分散したチームメンバーが集まって協働できる、カスタマイズされたワークスペースを作成できるツールです。
会議を実現させましょう
では、カレンダーを開いて、より協働的にできる会議を一つ特定してください。きっといくつも目に留まるはずです。これらの手法のどれかを一つ試して、より協働的な会議がもたらす変化をご覧ください。
