オープンプラン型オフィスが普及したのは、欲求によるものである。職場における交流や協働を促進したいという考えからだ。しかし、画期的な新たな研究では、オープンプラン型オフィスで働く従業員は、対面での交流に費やす時間が73%減少し、メールやメッセージングの利用は67%以上急増したことが明らかになった。
この研究は、客観的なコミュニケーション指標を用いてオープンプラン型オフィスの影響を追跡した初の研究である。電子バッジとマイクを用いて従業員同士の交流を監視し、メールの利用状況の変化も追跡した。
これらの知見は先行研究を基にしたものであり、先行研究では、例えばオープンプラン型の職場環境は、従業員の能力を損なうことが分かっている。すなわち、業務に集中し没頭する能力が損なわれるのである。
なぜオープンプランを導入するのか？
理論上は、オープンプラン型オフィスへの移行には確かな理由がある。私たちの社会的環境は、大きな役割を果たすことで、主体的かつ意欲的に行動する能力に影響を与えるからだ。
現代の職場における成功は、個人が互いに関わり合うことや、組織との関わり方によって左右されることが多い。
研究によれば、従業員が「協働的な活動」に費やす時間は、過去20年間で「50%以上膨れ上がって」いる。
他者との接触の頻度を高め、質も高めるような職場では、コミュニケーションやタスクにおける協働、職務満足度および社会的支援が向上することが示されている。
職場の設計は、相互依存的な業務を支えるか妨げるかによって、これに大きな影響を与える。
強固な共同体意識の醸成は重要な要因であった。コワーキングスペース事業者WeWorkの成功において重要な要因であった。これは主に、清潔な空間、幅の狭い廊下、共用キッチンなどの物理的な職場環境によって実現された。
プライバシーと集中力は不可欠である
しかし、職場における協働が追求される一方で、集中力と個人の集中した業務の必要性も高まっている。
また、研究によれば、従業員が集中できないと、他者とのコミュニケーションが減る傾向がある。さらには、同僚に対して無関心になることさえある。
知識労働では、求められるのは、複数の情報源を収集・分析し、意思決定を行うことで、特定の業務に注意を向けることである。これらの認知プロセスのいずれかが中断されると、非効率やミスが増加する。
中断や気晴らしを受けることなく業務に集中できることは、効果的な仕事を行う上で不可欠な基盤である。
しかし、研究は、設計が不十分だと意図しない悪影響が生じうることを示唆している。高い密度やプライバシーの低さによって従業員の認知負荷が高まり、いずれも気散じを増加させるのである。
オープンプランが必ずしも協働につながらない理由
多くのオープンプラン型オフィスでは、交流や協働の促進を重視するあまり、集中力と没頭する能力が犠牲になっている。
気が散ることで従業員が集中しにくくなると、認知的・感情的な資源が消耗する。その結果、増大するストレスやミスが生じ、業績が損なわれる。
従業員が業務に集中できないと、欲求、すなわち他者と交流し協働したいという意欲が低下する。
さらに、新たな研究によると、職場の過密化やプライバシーの低さは防御的な行動を招き、職場の人間関係に負担をかけることが示唆されている。
自然の眺めや日光へのアクセスといった職場設計の他の要素は、気が散る状況にあっても、認知的資源を回復させることができる。
審美的に心地よい環境は、心を癒す体験をもたらす可能性がある。
加えて、研究により、審美的に心地よい職場は組織内の信頼の醸成に役立つことが示されている。
適切なバランスを取る
新たな研究では、同じような職場環境でも個人によって受け止め方が異なることが示されている。従来のオープンプラン型設計のような画一的な方法ではなく、職場環境は従業員が効果的に働けるよう、多様な選択肢を提供すべきである。
進化するモデルは、異なる業務の種類やニーズに応じて異なるゾーンを設けることで、この実現を目指している。
ただし、このような環境におけるシェアデスク方式の効果については、さらなる調査が必要である。
多くの雇用主は重視しているのは、プライバシーや集中力を犠牲にしてでも協働や交流を推進することである。これは生産性と職場の人間関係の双方に悪影響を及ぼす。
組織は、協働や交流と同様に、プライバシーや集中の必要性にも対応する職場を提供することに注力すべきである。
これを実現するには、視覚的・聴覚的なプライバシーの確保、特に吸音材の活用や、職場全体のレイアウトと外観の工夫に、より重点を置く必要がある。
