ひとりになれる時間が欲しいと思っているのに、なかなか一息つけない。プロの仕事に終わりはありません。それは職務の一部であり、キャリアを築くことの現実です。
休暇を取ってリフレッシュしたいなら、周囲の期待を調整するための計画が必要です。うまく休暇を過ごせるよう、次の7つのステップを実践しましょう。
ステップ1―休暇の2週間前：関係者にメールする。
上司、部下、職場の同僚に、休暇を取ることと不在にする日程を知らせるメールを送りましょう。出発の2週間前に送れば、相手が予定を立てやすくなり、必要な情報を得るために事前に連絡を取る時間も確保できます。
同僚が特定の情報を必要とする可能性があると分かっているなら、先回りして本人に直接連絡しましょう。会議を欠席する場合は、礼儀として主催者に知らせてください。
ステップ2―休暇の1週間前：チームメンバーとの予定を組み、打ち合わせる。
休暇の前後にチームメンバーと打ち合わせる時間を設けましょう。メールを送った相手のうち数人が含まれるかもしれません。
緊急事態を知らせるため、相手がメールの件名に使うキーワードと、あなたの電話番号を共有しましょう。キーワードは「緊急」や「重大」などです。また、期限が迫っているのに十分な情報がない場合や、顧客が離れていきそうな場合など、何を緊急事態とみなすかの例も伝えましょう。職場で緊急事態と呼べることはごくわずかです。そのため、何が緊急事態に当たるのかを明確にしておくことが重要です。
休暇前のこの打ち合わせで、状況を整理する機会として、復帰後の打ち合わせも予定しておくとよいでしょう。
ステップ3―休暇の2日前：短いリマインドメールを送る。
休暇のことは頭にあっても、周囲はそうとは限りません。親しみを込めた1、2文のメールで念を押し、その日か翌日なら話せることも伝えましょう。出発前に、あなたも周囲も懸案事項を片付ける機会を持てます。
ステップ4―休暇の前日：不在通知を設定する。
席を離れる期間が分かるよう、不在通知を設定しましょう。不在通知メールで印象を残し、価値を加えたいなら、あなたが不在の間も同僚の関心を保てるよう、関連する記事へのリンクを含めることを検討してください。さらにヒントを知りたい方は、こちらをお読みください：仕事ができる人の不在通知メールに書かれていること（あなたが見落としていること）。
ステップ5―休暇中：キーワードや連絡相手を確認するため、メールと電話を時々チェックする。
仕事上の緊急事態を知らせると合意したキーワードがあるか、時々メールを確認しましょう。そのキーワードが見当たらなければ、返信しないでください。返信したい衝動を抑えましょう。返信を書く必要を感じたら、下書きフォルダーに保存し、戻ってから送るかどうか決めてください。
休暇中に不必要な連絡を取ると、あなたの価値や重要性が損なわれます。休暇が台無しになり、いつでも連絡がつく人だと周囲に思わせてしまいます。また、邪魔が入ったことで、急いだり腹を立てたりしたまま返答してしまう可能性もあります。いつでも対応できる状態にしないでください。自分の持ち札を少し取っておきましょう。また、休暇中に連絡を取ると、周囲も常に連絡がつく状態でいるべきだという期待を生み、あるいは強めることがあります。リーダーシップを示し、組織の模範となりましょう。
ステップ6―休暇から戻った初日：目立たずに過ごす（「DL」）。
休暇から戻った初日は、圧倒されることがあります。返信すべきメールや電話のメッセージが何百件もあり、緊急の用件を片付けようと人が次々にデスクにやって来るかもしれません。
復帰初日は不在通知をオンにしたままにしましょう。目立たないようにし、すぐに返答しなければならないという期待を遅らせて、たまった仕事を片付ける時間を確保してください。
ステップ7―休暇から戻った翌日：チームメンバーと再び連携する。
すぐに対応する必要があった業務を片付ける機会を得たら、上司、同僚、部下と話し合い、状況を整理して、滞りなく前進できていることを確認しましょう。
仕事から本当に離れて、休暇後も円滑に仕事に戻りたいなら、計画が必要です。出発前の時間を活用してこれらのステップを実践し、安心して出かけましょう。
