会議は、日々のビジネス生活において常に欠かせないものです。しかし、多くの人は、同じ成果をはるかに短い時間で達成できると感じています。
ウォートン・エグゼクティブ・エデュケーションによると、どの会議にとっても25分が最適な長さであり、これはわずか3つのステップで実現できます。
事前の会議アジェンダの提供から、通話後すぐの会議メモの共有まで、会議を最大限に活用する方法をご紹介します。
目標
会議の時間を半分に減らし、効果を2倍にする。
ナノツール
仕事の世界は常に人と人との協働を中心に回っており、顔を合わせて話し合うことは物事を進める重要な手段です。だからこそ、会議は組織生活において常に欠かせないものであり続けます。しかし、ほとんどの人は会議を嫌ってもいます。それは会議で物事が進まないからではなく（実際には進みます）、多くの場合、非常に多くの時間を無駄にしてしまうからです。会議をなくすことはできないため、答えは会議をより効率的で、より価値あるものにし、より簡潔にすることで改善することにあります。
自分のカレンダーを見てみましょう。60分以上の会議はいくつありますか？もしそれらがすべて25分の会議であったなら、仕事を進めたり（あるいは単に考える時間を持ったりする）ために、どれほど多くの時間を確保できるか想像してみてください。そして、その時間が会議への出席者であるチームメンバーや同僚にとってどれほど喜ばれるか想像してみてください。
25分という数字は恣意的なものではなく、そこには芸術と科学の両方が関わっています。端的に言えば、25分は実用的で、取り組みやすく、達成可能であり、そしてそれを裏付ける根拠も備えています。
行動のステップ
25分会議のロードマップには、3つのステップがあります：
1. 準備
目的。 会議に人を招待する前に、まず、なぜその会議を開くのかを考えましょう。人が会議を開く理由は数百ありますが、一般的には「情報提供」「認識合わせ」「問題解決」の3つのカテゴリーのいずれかに分類されます。主催する会議ごとに、「この会議の終わりに、〜となれば素晴らしいでしょう」という文を完成させてください。その結果を会議の招待状に記載しましょう。招待された会議ごとに、主催者（丁寧に）に同じ文を完成させてもらいましょう。
参加者。 25分の会議は、最大5名までのグループで最も効果的です。各参加者が必要な理由を検討するため、次の2つの質問を自分に問いかけてください：この会議で、その人はどのような役割を果たすのか？その人はこの会議で、時間を提供することや、時間から価値を得ることをどのように行うのか？
進行。 会議の目的は、どのように達成しますか？議論を円滑に進めるためのプロセスと構造があれば、全員が均等に貢献でき、自由な対話が効果的になります。優れた会議の進行は、アジェンダに沿い、参加を促し、会議の成果に資するものです。
2. 出席
事前準備。 計画と準備の不足は、会議が非効率になる最大の原因の一つです。招待状に会議の目的を記載し、事前にアジェンダを送付し、参加者が事前資料を確認する十分な時間を確保できるようにしましょう。
時間厳守。 会議室に誰がいても、会議は定刻に始まり、定刻に終わります。遅刻者のために内容を繰り返すことはありません。互いの時間と議題や話題を尊重することで、チームメンバーに対する前向きな気持ちが生まれます。これにより、より率直で正直かつ率直な議論が可能になり、ひいては会議の成果につながります。
集中。 スライドを表示する場合やコンピューターで何かを実演する必要がある場合を除き、会議中はデバイスを使用せず、電話、ノートパソコン、タブレットの持ち込みは禁止とします。
3. 発言
参加。 会議の招待状で、進捗報告、意見、考え、質問を求められることを参加者に伝えておきましょう。参加者が安心して早く議論に加われるよう、短いチェックイン質問やアクティビティ（例：1〜10の尺度で、今日の気分はいかがですか？）の実施を検討しましょう。
成果創出。 厳格な会議の構成に従うことで、会議を「本来の仕事」を妨げるものではなく、仕事を高めるものとして活用しましょう。Scan Focus Actフレームワーク（1983年にJim Channon、Frank Burns、Linda Nelsonが初めて考案）は、会議を軌道に乗せるのに役立ちます：
Scan（把握）。私たちは何のためにここにいるのか？会議を取り巻く背景は何か？参加者は議論に何を貢献できるか？最大12分。
Focus（焦点）。私たちの注意を要する、あるいは意思決定や問題解決を推進している二つか三つの事項は何か？最大8分。
Act（実行）。 他に何をする必要があるか？どのような行動が求められているか？次に何が起こるか？最大5分。
Proceed（推進）。 参加者が活力を感じ、前進し、次のステップに進む意欲を持ち、自分が何をすべきかを明確に理解した状態で会議を終えるべきです。それは、フォローアップの連絡によって実現されます。
生産性向上を専門とする組織であるRocket Meetingsによると、会議の参加者の40%以上が、会議後に何が決定されたか、誰が何をすべきかを覚えていません。さらに、参加者の20%は、何が決定されたかについて異なる認識を持っています。
「端的に言えば、25分は実用的で、取り組みやすく、達成可能であり、そしてそれを裏付ける根拠も備えています。」
あるリーダーの活用方法
多くのマネージャーと同様に、自動車製造業界のシニアデザインエンジニアであるサンドラの日々は、ほとんどが連続した会議で埋まっています。彼女はその大半を正式なものと分類しており、変更するには柔軟性に欠けると考えています。しかし、通常60分に設定されている不定期の会議も多くあり、それらを25分モデルに変更することにしました。
彼女は、オープンエンドの質問を投げかけ、参加者が答えるのを待つことで会議を進行させています。実践は難しいものの、彼女は沈黙に大きな効果があると感じています。全員が誰が最初に発言するのかを見守るからです。この変更により、議論の流れ、参加者同士の交流、さらには与えられたタスクへの責任感においても、明らかな改善が見られました。
彼女が採用し、現在定期的に使用しているその他の方法は以下のとおりです：
イベントの前に短いアジェンダを送付し、参加者が事前に情報を把握でき、不意打ちを受けないようにする。そのうえで、アジェンダを遵守し、正当な理由がある場合にのみ新しい話題を導入する。
（対面とオンラインの両方の会議について）早めに到着し、適切な身だしなみを整え、時間を無駄にしない。
画面または紙上でライブにメモを取り、全員が意見を出し、次のステップに合意できるようにする。
合意された成果物について全員が把握できるよう、24時間以内に議事録を送付する。
主要な参加者が遅刻したり出席できなかったりする場合は、日程を変更する。出席できない人がいるまま会議を行っても、参加者の時間を無駄にするだけなので意味がない。
