フォローアップメールを送るのも受け取るのも、わずらわしいものです。送信する側は、メールを書かずに済めばよかったと思い、受け取る側はメールが届くのを嫌がります。返事が届かずいら立つか、やるべきことがまた一つ増えたと思い知らされるかのどちらかです。誰にとっても損な状況です。
フォローアップメールを送る前に、いったん立ち止まりましょう。「確認のためにご連絡しました」や、さらに悪い「念のためご連絡しました」と言うより、もっと効果的な方法があります（「念のため」という言葉は依頼の重要性を薄め、あなた自身の重要性も損ないます）。「確認のためにご連絡しました」と言わずにフォローアップする方法を5つ紹介します。
1. 記事や近況を共有する
フォローアップメールを「しつこい」と感じる人もいます。相手にしつこく迫ったり、迷惑に思われたり、ぶしつけになったりせず、相手の記憶に残る機会を見つけましょう。たとえば、たまたま見つけた、相手に関係のあるタイムリーな記事を共有してみてください。あるいは、相手の仕事に影響するプロジェクトの進捗を伝えるのもよいでしょう。相手の記憶に残ることで、問い合わせへの返事を思い出してもらえることがあります。
2. 個人的な話題を交えて連絡する
仕事上の用件でフォローアップしたい場合でも、連絡のきっかけは仕事に限りません。人は、自分の個人的な関心事や成果について話すことを特に喜びます。地元紙で、同僚の娘さんが大学を卒業したと知ったら、お祝いを伝えましょう。休暇から戻ったばかりだと聞いたら、旅行について尋ねてみてください。相手とのやり取りを再開するには、まず相手が何に心を躍らせるのかを見極めましょう。
ただし、心からそう思う場合に限ります。相手の私生活で何かあったことを探り回ったり、関心がないのに尋ねたりしてはいけません。無関心な態度は相手にも伝わり、事態を悪化させかねません。
3. ソーシャルメディアを活用する
相手にメールを送ったのであれば、ソーシャルメディアなど、別の手段で連絡を取ることも検討しましょう。ソーシャルメディアでのやり取りのほうが、相手にとって便利な場合があります。返事が欲しいなら、相手があなたと連絡を取りやすいようにしましょう。
4. 電話をかける
電話が使えるなら、活用しましょう。メールに頼りすぎないでください。電話のほうが効果的で効率的なことがあります。電話なら誤解を避けられる場合もあります。声の抑揚を聞けば、書き言葉に潜む誤解の可能性をなくせることがあります。
5. 直接会って話す
相手に会ったら、同じ場所にいる機会を生かしてつながりを持ちましょう。挨拶をし、近況を尋ね、依頼に返答する機会を相手に与えてください。あなたの顔を見れば、相手が思い出すきっかけになるかもしれません。依頼に返事をしていなかったことを相手が覚えていないようなら、連絡した用件について尋ねる機会です。
「確認のためにご連絡しました」と言わなくても、フォローアップはできます。次にこの言葉を書きそうになったら、少し立ち止まり、返事を得て価値を提供するために、もっと効果的な方法がないか考えてみましょう。
