新型コロナウイルスの流行により、世界中で何百万人もの労働者が現在、在宅勤務をしています。
ビデオ会議の技術により、自宅にいながら会議に参加することができます。
バーチャル会議の効果を最大限に引き出すためのヒントをいくつかご紹介します。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）が世界中に広がり続けるなか、従業員にオフィスへの出社を控えるよう求める企業が増えています。Amazonは可能な限り在宅勤務をするよう社員に求めており、一方、Twitterは全社員に在宅勤務を義務付けました。中国では何百万人もの人々が現在、初めて在宅勤務をしており、多くのインド企業も追随しています。スタッフがこの新たな状況に適応できるよう支援する管理職にとっての課題は、士気と生産性への影響を可能な限り小さく抑えることです。
幸いなことに、現代の技術により、同じ国にいなくても、まして同じ部屋にいなくても、対面の会議を開くことができます。欧州理事会のシャルル・ミシェル議長は今週、ビデオ会議によりEU首脳会議を招集しました。アイルランドのレオ・バラドカー首相は、会議の写真をツイートしており、そこには、他の首脳のライブ映像で埋め尽くされた大型テレビ画面に向き合う同首相の姿が写っています。
一方、英国のボリス・ジョンソン首相は、パンデミックは英国とEUの間のブレグジット交渉を遅らせる理由にはならないと述べ、両者はビデオ会議で会談し交渉を行うことができると述べています。
もちろん、オフィスでの会議とオンライン会議の間には依然として大きな違いがあります。そこで、この新しい枠組みに不慣れな方のために、バーチャル会議を効果的かつ生産的に進めるための世界各地のヒントをご紹介します。
似て非なるもの
最近の記事は、Harvard Business Review（HBR）が指摘するように、バーチャル会議を機能させるにはいくつかの調整が必要となりますが、いったんこれらが整えば、遠隔会議が物事を進めるうえで非効率な手段であるべき理由はない、と同記事は続けています。
これらの違いとは何でしょうか。まず、バーチャルな環境では、明確な指導力がこれまで以上に重要になります。
「対面での長いプレゼンテーションよりも悪いのは、バーチャル会議中の長いプレゼンテーションだけだ」と同記事は述べています。会議の進行役は、演説ではなく参加者同士の対話を優先し、全員が参加できるよう配慮すべきです。遠隔会議では、対面会議のルールを定める社会的・身体的な合図がなくなります。実際には、バーチャル会議の参加者は互いの発言を遮りやすく、または発言がほとんどなくなる傾向があります。順番に発言するよう参加者を指名することは、この問題を回避する一つの方法です。
また、オフィスは通常、集中しやすい静かな空間として設計されている一方で、自宅はまったく異なる環境になり得ることも忘れてはなりません。会議参加者に、同居人、子ども、ペット、さらには近隣の交通騒音など、考えられる妨げを説明しながら、自分の環境を簡単に「バーチャルツアー」で紹介してもらうことは、有用な背景情報を提供するとともに、同僚が互いの状況や制約に配慮するよう促すことにもつながります。
中国からのヒント
一方、中国では、政府のウェブサイトポータルが最近、「効果的かつ効率的な」バーチャル会議の進め方に関する助言を掲載しました。同サイトによれば、入念な準備が鍵となります。例えば、参加者が適切なソフトウェアをダウンロードしているだけでは不十分であり、動作を確認し、操作に慣れておく必要もあります。また、議題を含む資料も事前に準備して配布する必要があり、より幅広く読まれるよう、簡潔にまとめるべきとしています。
china.org.cnの記事によると、参加者同士が互いを知っていることも極めて重要です。china.org.cnの記事によると、参加者同士が互いを知っていることも極めて重要です。繰り返しになりますが、私たちが頼りにしている通常の社会的な合図や気配りがなければ、自己紹介やアイスブレイクがより重要になります。また、ビデオリンクを使用できず、マイクを通じてのみ接続できる参加者がいる場合、議長はそのことを認識し、議論に参加できるよう特に配慮する必要があります。
英国の助言
英国紙の Guardian は、初めてビデオ会議を主催する人向けのヒントも紹介しています。どうしても必要な場合にのみ会議を開催し、同記事は助言しています。また、「技術によって引き起こされる倦怠感」を避けるため、参加者数を最小限に抑えるべきとしています。
さらに、エチケットも重要だと同記事は注意を促しています。誰かの注意が他に向いていればすぐに分かるため、目が泳いでいないか注意し、自分自身がそのような人にならないようにしましょう。同記事は次のように締めくくっています。「そして忘れないでください。仕事中にNetflixを見ているなら、必ずマイクをミュートにしてください。」
一方、Apolitical（政策立案者や公務員のためのグローバル学習プラットフォーム）は、効果的なオンライン会議の運営に関するヒントのリストを作成中であり、意見を募集しています。
私たちは何を学んだか？要約
全員が技術の使い方を理解していることを確認する。
社会的な合図がない中、会議の進行役は全員が参加できるよう配慮し、演説を控えなければならない。
参加者に周囲の環境を簡単に紹介してもらう。
包摂性とコミュニケーションを促進するうえで、アイスブレイクと自己紹介は重要である。
参加者の人数と会議の時間は、必要最小限に抑える。
