調査によると、会議時間のうち効果的で、有効に使われ、参加者を引き込めているのは約50%にすぎません。
時間厳守から適切なツールの活用まで、これらのヒントはバーチャル会議の効果を最大限に高めるのに役立ちます。
運営のまずい会議は、チームの成功、イノベーション、創造性、そして個人のウェルビーイングやストレスに非常に大きな悪影響を及ぼします。実際、質の悪い会議を経験すると、次の状態に陥ることさえあります：会議リカバリー症候群。これにより従業員は、悪い会議から精神的に立ち直るのに追加の時間を失い、生産性も低下します。
私の調査によると、会議時間のうち効果的で、有効に使われ、参加者を引き込めているのは約50%にすぎず、リモート会議となると、こうした効果の数値はさらに低下します。
会議を適切に運営すると、より良い意思決定やイノベーション、結束力、俊敏性、レジリエンスの向上など、多くの前向きで活力を与える成果につながります。これらは、チームや組織がパンデミックによる労働上の課題に取り組む中で不可欠な成果です。
朗報として、会議やチームに関する20年以上の研究に基づいた、エビデンスに裏付けられた前進の道があります。会議科学は、会議の責任者にとって非常に有益な重要な知見をもたらしており、特にリモート会議が増えている今のような困難な時期には、その価値は大きいものです。（これらのガイドラインの多くは、対面会議が再び可能になった際にも、同様に有効に機能します。）
リモート会議を管理する際はスチュワードシップの考え方を取り入れる
最良の会議の責任者には、共通した考え方があるようです。それは、他者の時間を預かる管理者としての役割を認識することです。リーダーは、重要な顧客や利害関係者と会議をする際には、スチュワードシップの考え方を取り入れることが多いものです。その理由は、こうした重要な相手に、会議が時間の無駄だったと感じさせたくないからです。しかし、チームメンバーや同僚と会議をする場合には、スチュワードシップがおろそかにされがちです。
スチュワードシップの考え方を取り入れると、会議に関する判断を開始から終了まで意図的に行うようになります。意図的に行い、賢明な会議の選択をすること自体にはそれほど時間はかからず、慣れれば1分で済むこともあります。こうした選択は、事前の準備の仕方、会議中の生産性と存在感の管理の仕方、そして会議の締めくくり方にまたがります。
リモート会議を成功させるための準備をする
招待しすぎないようにしましょう。 参加者が多くなるほど、リモート会議の質は急落します。幸い、リモート会議は録画しておけば、ライブで参加できなかった出席者が2倍速で視聴することも容易です。必須ではないメンバーには参加を免除し、録画を共有して、業務の流れを妨げられることなく都合の良いときに視聴できるようにしましょう。ただし、これは重要な点ですが、特定の会議に招待されなかったチームメンバーが疎外感を抱かないよう、その話題に関する今後の会議に、希望すれば参加できる選択肢を与えてください。実際には参加されないことが多いものですが、声をかけてもらえること自体を喜んでくれるでしょう。
時間を適切に設定する。 現在は集中力の持続時間が短くなっているため、初期設定のまま1時間の会議にすることは避けましょう。会議は15分、20分、25分だけでも設定することをためらわないでください。会議時間を短くすると前向きなプレッシャーが生まれます。研究によれば、ある程度の時間的プレッシャーの下で活動するグループは、集中力と刺激が高まることで、実際にはより最適なパフォーマンスを発揮することが示されています。
議題を明確にする。 リモート会議では不足しがちな集中力を高めるため、議題を話し合うべきトピックの集まりとしてではなく、答えを出すべき質問の集まりとして整理してみてください。議題項目を質問の形にすることで、本当に会議に招待すべき人が誰かをより的確に把握できます。質問に答えが出た時点で会議を終了するタイミングがわかり、会議が成功したかどうかも容易に判断できます。
ビデオを使う。 リモート会議では、社会的手抜きと呼ばれる、グループで作業する際に努力や意欲を低下させる人間の傾向の影響を受けやすくなります。社会的手抜きは、人が匿名性を感じるほど増大します。これは群衆に紛れ込む状態に似ており、チームメンバー間のバーチャルな壁によってリモート会議中に増大することがあります。招待する人数をできるだけ少なくするとともに、ビデオを使用することで、こうした匿名性の感覚を抑える助けになります。
会議中の生産性と存在感を管理する
時間どおりに開始し、時間どおりに終了する。 人々がソフトウェアをダウンロードする必要がある、ビデオや音声が機能しない、その他の技術的トラブルに遭遇するといった理由で15分遅れるだけでも、勢いは完全に失われます。会議の発表者は、すべての技術が円滑に機能しているかを確認するため、5分前にログインしておくべきです。会議の終了が遅れることは個人にとって大きなストレス要因となるため、時間を超過しないようにしましょう。
会議を良好な形で始める。 会議の責任者としてのあなたの気分は重要です。それが雰囲気を決定づけるからです。研究では、参加者の気分があなたの気分を反映する感染効果を生む可能性さえ示唆されています。特にこのストレスの多い時期には、活力、感謝、そして謝意を持って会議を始めましょう。そうすることで、より前向きな会議の雰囲気が生まれやすくなり、より多くの創造性、傾聴、そして建設的な姿勢が促されます。
ルールを確立する。 良い会議とは何か、何を避けるべきかについて話し合ったことがなければ、リモート会議が効果的であることをどうして期待できるでしょうか。参加者とともに、良いリモート会議とは何かについての相互の期待を定期的に作り上げましょう。「全員が発言できるように、どの発言も60秒以内に抑えましょう」といった期待を表面化させ、同僚に返答する機会を与えてください。長時間の会議による会議疲れを防ぐには、いつ休憩を取り、立ち上がり、ストレッチをしてよいかについてのルールを定めておくと役立ちます。
積極的にファシリテートする。 これはリモート会議において極めて重要です。会議の責任者はファシリテーターの役割を担わなければなりません。バーチャル参加者を会話に引き込み（例：「Sasha、あなたの考えを聞かせてください」）、関心を持続させましょう。成功している教授の中には実践している人もいるように、全員が発言し、すべての声が取り上げられていることを確かめるために、発言回数を記録することも検討してみてください。「何かコメントはありますか？」といった漠然とした質問は避け、代わりに特定の人を指名しましょう。最後に、人が話を脱線させたり、本題から外れたりするのを放置しないでください。必要であれば、穏やかに話を遮ることも、会議の責任者としてのあなたの役目です。
ツールを活用する。 沈黙は、理解や同意を示すものではありません。優れたアプリ（Klaxoon、Mentimeter、Poll Everywhereなど）の中には、参加者が投票できるものがあり、グループが合意に達しているかどうかを簡単に判断する方法となります。これは会議中にリアルタイムで行うこともできれば、審議と意思決定を分けるために直後に行うこともできます。チャットルーム機能は、個別の雑談のためではなく、発言したい、または聞き逃した内容があることを参加者が伝えるために活用してください。会議によっては、チャットルームを、責任者または別の参加者が進行を管理する第二の連絡チャネルとして使うこともできます。手元にある技術的ツールを活用することは、参加と関与を高める助けになります。
会議の終了とフィードバックの収集
会議を適切に終える。 残り数分になったら、必ず要点を明確にしてください。各アクションアイテムについて直接責任を負う個人を特定しましょう。会議を終えた後に、何が達成されたのか、次のステップは何なのかと戸惑う人を残さないようにしてください。
フィードバックを求める。 最後に、チームの会議をより良くする最善の方法は、会議がどうだったかを参加者に尋ねることです。これこそがスチュワードシップの究極の実践です。簡単なアンケートを送り、良かった点や改善点を共有してもらい、改善のためのアイデアも提供してもらいましょう。その上で、フィードバックに基づいて学び、振り返り、新しい試みを行ってください。私たちがリモートで会議を行ってしばらく経ち、今後も当面続く可能性がある今こそ、この取り組みに最適な時期かもしれません。
バーチャル会議の完璧さを実現することは可能でしょうか。おそらく不可能でしょう。しかし、集中した改善と意図的な取り組みがあれば、会議を効率的で魅力的な場に変えることができます。他者の会議をコントロールすることはできませんが、優れた会議の選択を行い、スチュワードシップを示すことはできます。あなたが他者に続いてほしいと願う手本になることができます。一度に一つの会議ずつ、私たちの会議を改善することに取り組みましょう。
