4Lsレトロスペクティブ手法は、チームが振り返りと改善に集中するのに役立ちます。
この手法では、プロジェクト期間中に良かったこと、嫌だったこと、学んだこと、望んでいたことをスタッフが振り返ります。
所要時間は60分で、6つのステップで進めます。方法を紹介します。
年の初めほど、振り返りに適した時期はありません。レトロスペクティブのための時間と場所を設けることで、チームメンバーは問題を特定し、別の解決策を提案できます。これを習慣にすると、心理的安全性が育まれます。これは重要な特性の一つです。高い成果を上げるチームにとって。
アトラシアンでは、チームの振り返りを促すために4Lsレトロスペクティブ手法を活用しています。この活動では、チームメンバーがプロジェクトや作業スプリントで良かったこと、嫌だったこと、学んだこと、望んでいたことを特定します。仕事を振り返ることで、学びを生かしてチームを改善できます。
実施にかかる時間はわずか60分です。チームでも試せるよう、手順を追った説明とテンプレートを用意しました。さっそく始めましょう。
ステップ1：準備する
セッションの前に、どの期間を振り返るかをチームで決めます。リモートチームの場合は、共同作業用のドキュメントを作成します。以下のテンプレートをTrello、Confluence、Miroで確認できます。対面で集まるチームは、ホワイトボードを用意し、付箋とマーカーを並べます。「節目」「良かったこと」「嫌だったこと」「望んでいたこと」「学んだこと」「アクション」の6つの列を作ります。
チームが分散型、つまり数人は同じ場所に対面で集まり、ほかのメンバーはオンラインで参加する場合は、対面のメンバーにもZoomで参加してもらい、全員がオンラインでこの手法を実施することをおすすめします。
ステップ2：場を整える
チームメンバーが報復を恐れず自由に発言できる心理的安全性を築くため、セッションの冒頭で次の点を改めて伝えます。
これまでの仕事の進め方を振り返り、どうすれば改善できるかを考えます。
全員が、それぞれの知識やツールの範囲で最善を尽くしたと理解しています。
この会議は安心して話せる場です。ここで共有されたことが、誰かに不利に使われることはありません。
ここでは探求することが目的で、誰かを責めることが目的ではありません。
ステップ3：重要な出来事を特定する
チームで特定の期間を振り返り、その間に起きた重要な出来事を特定します。成果、チームでの祝賀、メンバーの加入、会社のイベントなど、いくつか例を挙げましょう。重要な節目を手がかりにすると、チームは当時の出来事や、それについて感じたことを思い出しやすくなります。その後、タイマーを5分に設定し、各自が重要な出来事を「節目」の列に書き加えます。
ステップ4：振り返る
チームに4つのリスト「良かったこと」「望んでいたこと」「嫌だったこと」「学んだこと」を説明します。
良かったこと：対象期間中の仕事で良かったこと。今後も続けたいこと、またはもっと取り組みたいことです。
望んでいたこと：あればよかったと思うもの。人手や時間、コーヒーがもっと欲しかった、ということかもしれません。どんなことでも挙げられます。
嫌だったこと：当時、状況を悪くしたこと。二度と起きてほしくないことは何でしょうか。
学んだこと：成功や失敗から学んだこと。
タイマーを10分に設定し、全員が各リストに出来事を書き込みます。急がせないでください。書く時間を設けることで、考えを整理して振り返ることができ、発言を控えがちなメンバーにも意見を共有する余裕が生まれます。
ステップ5：アクションプランを作る
チーム全体、または小グループに分かれて、10分間で次の点を話し合います。
「嫌だったこと」のリストから何かを取り除くために実行するアクションを1つ。
「良かったこと」のリストにある何かをさらに伸ばすために実行するアクションを1つ。
「望んでいたこと」と「学んだこと」のリストを参考に、取るべきアクションを考えます。
全員で再び集まり、各自または各グループに数分ずつ計画を共有してもらいます。「アクション」リストにそれぞれの内容を記録します。必ず、誰が実行するのか、何をするのか、そしていつまでに行うのかを明記します。チーム会議や次回の4Lsなど、定期的にアクションの進捗を確認する時期も決めておきます。
ステップ6：フォローアップする
解散する前に、次回の4Lsセッションを予定に入れます。まずは四半期に1回がよいでしょう。製品の発売や年次会議など、大きなプロジェクトや節目の終了時にこの手法を実施するのもおすすめです。
これまで何十ものチームでこの手法を実施してきましたが、セッション中にチームの雰囲気が変わっていく様子を見るのは驚くほどです。チームメンバーが一緒に振り返り、より良い前進の道筋づくりに貢献できる機会は、大きな変化をもたらします。何をためらっているのでしょうか。来月のどこかで1時間を確保して、試してみてください。
