有給休暇給付の費用は、雇用主にとって最大の支出項目となることが多く、
雇用主は、COVID-19が従業員のウェルビーイングや休暇制度に及ぼす影響に対処すると同時に、働き方の長期的な変化に対応するため、福利厚生プログラムも再評価しています。
過剰な休暇取得や先送りされた休暇日数をどう管理するかは、重要な課題です。
雇用主はCOVID-19関連の課題に対応するなかで、従業員が休暇を必要とする度合いが、法規制、安全衛生上の問題、人材の確保状況によってどのような影響を受けるかを検討しています。
従業員の心の健康が最優先課題となるなか、多くの雇用主が休暇制度を一から見直しています。具体的には、総合的な報酬戦略の観点から状況を客観的に検証し、必要な調整や投資を行っています。
有給休暇給付の費用は、医療費を上回ることさえある、雇用主にとって最大の支出項目となることが少なくありません。したがって、雇用主が休暇制度を分析する際は、休暇中の従業員にかかる総費用を把握することから始めるのが妥当です。各組織の制度は、雇用主の従業員構成、地域、業種などの要因によって大きく異なる場合があります。
企業はCOVID-19を受けて休暇制度に早急に対応していますが、休暇や介護に関する優先事項やプログラムにも取り組んでいます。労働力の構成が変化するなか、多世代のニーズをより深く認識する必要があり、当面の戦略と長期的な戦略の両方を考える必要があると認識しているためです。
柔軟性は、従業員と介護者のウェルビーイングに欠かせない要素です。COVID-19により介護者のニーズが顕在化し、従業員支援プラン、緊急時の育児・高齢者介護、割引や補助金といった比較的利用頻度の低い支援策から、職場での個別指導、コンシェルジュ、仮想・デジタルのセルフサービス、特別介護休暇、育児休暇、親休暇や各種手当など、幅広い取り組みに至るまで、解決策の必要性が高まっています。特にリモート勤務者にとって、代替的な勤務スケジュールや労働時間の設定が重要な焦点になっています。
有給休暇（PTO）は、感情的な関わりが最も強く、すべての従業員に影響する福利厚生です。制度の構成が直感的に理解しやすいとは限りません。一般に、休暇またはPTOの制度は次の2つに分けられます。
従来型：休暇、病気、祝日、私用の時間について、それぞれ別個の取得権と積立を設ける方式。
PTO：取得権を一つにまとめる方式。
どの制度が組織のニーズに最も合うかを一律に決めることはできません。ただし、休暇制度は相互に連携させ、従業員が各制度の関係を容易に理解できるようにすることが重要です。
組織が休暇（仕事を離れるすべての時間）の制度を変更するのは、通常10年に一度程度です。ただし、合併・買収、新たな法規制、人材ニーズの変化（従業員構成の多様化への対応を含む）があれば別です。パンデミックの最中で、社会的不公正に注目が集まる現在、多くの雇用主が、固定祝日と選択祝日のスケジュールを見直し、ジューンティーンスや選挙日を祝日として扱うことを検討しています。また、地域社会への貢献を促す行動喚起として、ボランティア休暇を増やすことを検討している雇用主もあります。
COVID-19危機の間、従業員を一時帰休または解雇する雇用主は、無給扱いに移行する前に、従業員がPTO、休暇、病気休暇を取得できるようにすることができます。ただし、給与を受け取っている従業員は、給与の支給が終了するまで失業給付の対象になりません。従業員は報酬額に応じて、利用可能な有給休暇の取得を先送りするか、すぐに取得するかを選ぶことがあります。また、一時帰休中の従業員について従業員負担分の拠出金が徴収されない場合など、他の福利厚生や課税にも波及的な影響が生じる可能性があります。
によると、ウィリス・タワーズワトソンの「2020年COVID-19福利厚生調査」では、休暇、年次休暇、病気休暇、PTOの制度に対し、雇用主は複数の対応を取っています。
調査によると、ほとんどの雇用主は、法律で義務付けられない限り、PTOや休暇の制度を変更していません。その代わり、従業員に休暇またはPTOを取得するよう促しています。また、多くの従業員は取得しなければ、その休暇を失うことになります。
柔軟性を高めるため、42%が休暇、病気休暇、PTOの制度を変更済み、または変更を予定しています。
変更を行う雇用主の半数以上が、年末に予想される休暇またはPTOの余剰時間に対処する措置を講じています。
多くの雇用主が、マイナス残高を認め、積立を増やすことで、制度設計の柔軟性を高めています。
休暇の過剰取得への対応
従業員が休暇やPTOをため込んだり、選択的な処置の予約を先延ばしにしたりすると、年末の生産性に課題が生じる可能性があることに、雇用主は留意する必要があります。繰越しまたは先送りされた休暇やPTOを考慮し、貸借対照表への潜在的な影響を見込む必要もあります。
今年の前半を踏まえれば、従業員が取得を先送りする理由は十分に理解できます。しかし、認識と実態の違いを把握するには、夏の終わり頃に前年比の実際の取得状況を評価することが重要です。
従業員が休暇やPTOを大量にため込んでいる雇用主には、追加の買い取り、繰越し、積立を認めるなど、いくつかの選択肢があります。寄付用休暇口座、休暇の売買制度、計画的な休業、一時帰休、積立上限の設定、解雇を検討している雇用主もいます。
介護責任を負う従業員にとって課題はさらに深刻です。一部の雇用主は、休暇やPTOの残高がマイナスでも繰越しを認め、将来の積立分を前倒しで利用できる、柔軟で思いやりのある制度を導入しています。
現在、多くの従業員が不満を感じています。健康上の懸念、旅行制限、リスクがあるため、「休暇のふり」や「ステイケーション」のように感じる時間を取らなければならない状況を望んでいません。従業員は休暇やPTOを得るために働いたのだから、いつ、どのように使うかは自分で決めるべきだと考えています。
これらを踏まえ、雇用主が検討すべき重要な手順を以下に示します。
従業員の構成を把握する：従業員の構成を理解しましょう。従業員の多様性とスキルは、人材への関与を高め、労働力計画を活性化するうえで重要です。
仕事を離れる時間に関する制度を見直す：制度の構成や給付内容を変更する必要があるか判断しましょう。現在の休暇積立、繰越し期間、福利厚生の継続をどのように整合させるか検討し、PTO、休暇、病気休暇、祝日休暇、育児休暇、短期障害休暇、その他の会社の休暇制度と連携させてください。制度の変更が従業員の行動を左右することも念頭に置きましょう。
財務の基準値と変更が及ぼす潜在的な影響を定量化する：現在の福利厚生費用と支出の調整可能性を把握し、変更を正当化する説得力のある事業上の根拠を作りましょう。
コンプライアンス上の課題を明確にする：休暇制度に関係する複雑な休暇法規を評価し、事業を展開する地域ごとに整理しましょう。休暇が有給か無給か、雇用保障があるか、他の休暇と同時に適用されるかといった規定に加え、運用方法と適用要件を確認してください。最後に、無制限PTOのような手厚い制度を導入しても、通知義務や記録管理の事務負担がなくなるわけではない点に留意しましょう。たとえば、病気休暇を記録し、給与明細に反映する必要があります。
システムと従業員への周知に十分な準備期間を設ける：システムの更新に必要な人員や時間、そして何より変更を伝えるためのリソースと時間を過小評価しないでください。これらの制度は個人に関わるものであり、変更の規模によっては従業員からさまざまな反応が出る可能性があります。周知の時期、内容、明確さを管理するには、慎重な計画と確実な実行が必要です。新たな介護休暇制度のような前向きな変更にも適用開始日があり、対象期間を逃して取り残されたと感じる人が出ることもあります。
ベンダーに通知する：プロセスに関与する予定のベンダーパートナーに、予想される変更を伝え、システム更新や研修に必要な社内の準備期間を確認するとともに、料金への影響も確認しましょう。
将来を見通すことも、COVID-19の感染者数が再び急増するか予測することもできないため、特に休暇に関しては、雇用主が不測の事態に備えた十分な情報に基づく労働力の判断を下すことが不可欠です。時間は刻々と過ぎています。計画を立てるのは今です。
