在宅勤務を続ける中、職場のツールをより賢く使うことで、画面疲れを実際に防げることがあります。Googleのダイアン・チャレフがその方法を紹介します。
カレンダーを使って境界線を設定することから、キャッチアップの時間を組み込んだ長めの会議、非同期での働き方まで、これらの工夫が役立つかもしれません。
自分をごまかすのはやめましょう。Covid-19によって生まれた「新しい常態」に入ってから1年が経ち、ほぼ全員が何らかの程度で燃え尽き症候群を経験しています。私にとってパンデミックは、多くのことが自分の力の及ばないところにあると改めて痛感させられる出来事でした。しかし、自分の管轄内にあることについては、なおさら主体的に運転席に座り続けたいと思っています。
Googleの最高技術責任者室(Office of the Chief Technology Officer)チームで生産性とコラボレーションを担当する私の仕事は、テクノロジーがどのようにウェルビーイングやワークライフバランスの改善に役立つかを理解することです。パンデミックで画面疲れが当たり前になった今、それは一見矛盾して聞こえるかもしれません。しかし、テクノロジーを使って個人の時間を守り、想像を絶するほど長い1年を経て多くの人が感じている燃え尽き症候群を避ける方法はあります。
私自身の個人的な経験や顧客との仕事から得た知見をもとに、職場のツールを活用して生活をもう少しバランスよく保つためのいくつかの方法をご紹介します。
カレンダーを使って境界線を設定する
私がキャリアで学んだ最も重要な教訓の一つは、昼間の散歩であれ、本当に必要な1週間の休暇であれ、個人の時間を予定に組み込む責任は、あなた自身、そしてあなた自身にしかないということです。Googleでは、社員は一般的に同僚のカレンダーを閲覧できるため、同僚が重要な会議や個人的な予定を入れているかどうかが分かります。会議の日程調整には非常に助かりますが、カレンダーを通じた透明性のある予定管理と意思疎通は、同僚との境界線を設定するうえでも役立ちます。
例えば、私は毎週参加している（社会的距離を保った）ランニンググループがあります。以前は、カレンダーに空の会議を入れて時間を確保していましたが、それでも同僚から、その時間帯に予定を入れた会議の招待が届くことがよくありました（特に全員の予定を調整しにくい大規模な会議の場合が多かったです）。個人の時間を確保するには、具体的に示すことが重要だと学びました。現在は、その時間を「ランニング：会議なし」と明記しており、具体的に示すようになってからは、同僚が私の設定した境界線を概ね尊重してくれています。
誰もが自分の個人的な生活をカレンダーでここまで透明に示すことに抵抗を感じないことは理解しています。その場合は、「個人の時間―緊急時のみ」のように、シンプルな予定名にするのも一案です。この時間をどの程度尊重してほしいかを伝えてさえいれば、個人の時間が会議に押されて後回しになることを防ぐ大きな効果があります。
一日中機密性の高い業務を扱わない方には、共有カレンダーの利用をお勧めします。Googleカレンダーのようなカレンダーアプリでは、設定メニューから特定の人とカレンダーを共有でき、誰があなたの予定を見られるか、また、どのレベルまで公開するか（例えば、他の人がカレンダーの予定詳細を見られるか、「予定あり」と表示された時間枠のみを見られるか）を指定できます。私の経験では、透明性を高めることで、境界線に関するコミュニケーションが改善されます。
会議は必ずしも仕事only に限る必要はありません
会議が始まる前、定足数に達するまでの最初の数分間、全員が無言のまま通話に参加するほど悪いことはありません。対面で会議室に入り、全員が到着するまで全員がテーブルの周りで黙って座って待っている様子を想像してみてください。対面のときにはそんなことはしていませんでした。それなのに、なぜ今はそうするのでしょうか。
私たちの多くは、効率を高めるために会議は必要最小限に減らすべきだという考えに陥っています。同僚との社会的交流の不足や、全体的な距離感を考慮していません。会議を始めるなりすぐに仕事に取りかかると、（バーチャルな）会議室からエネルギーが奪われ、創造的な閃きも失われてしまいます。リモート会議にうんざりしている人が多いのも当然です。
新しい取り組みとして、私は会議の一部を、議論に必要な時間よりも長めに設定するようにしました。これは、互いに近況を話したり、仕事以外の話題について話したりする時間を確保するためです。通常、カレンダーの招待に注釈を付け、その会議をなぜその長さに設定したのかを参加者に事前に伝えています。そうすれば、予定が詰まっている人は、ぜひおしゃべりしたいけれど今は都合が悪い、と伝えてくれることができます。
Googleの私のチームでも、「 funny hat」デーのような会議のテーマを取り入れて、リモート会議により楽しさと活気を加えるようになりました。これは、会議に再び交流を取り戻す気楽な方法であり、これから取りかかる仕事に向けて全員の緊張をほぐしてくれます。
非同期での働き方を取り入れる
過去1年間は多くの予想外の出来事がありましたが、在宅勤務によって企業も非同期型の働き方をより受け入れるようになりました。これは、社員の創造的な集中状態をより適切に支えることができます。
調査によると、8時間の勤務時間のうち、平均的な労働者が生産的に働けるのはわずか2時間53分にすぎません。厳格な9時から5時までの時間外にも柔軟性を持たせることは、ワークライフバランスと生産性の両方に好影響を与えることができます。例えばGoogleでは、朝早くから通話に参加して作業に取りかかり、その後1〜2時間ログオフして散歩をしたり子どもの昼食を作ったりし、午後に再びログオンする同僚がいます。
しかし、この柔軟性はデジタル上のウェルビーイングを助けることもあれば、妨げることもあります。一部の同僚は、より自律的なスケジュールによって「解放された」と感じている一方で、勤務時間に明確な終わりがないと感じている人もいます。このような場面で、テクノロジーは双方を支えることができます。解放されたと感じています。
非同期コミュニケーションを円滑にする簡単なコツ
柔軟なスケジュールを好む方には、メールなどの非同期コミュニケーションツールを最適化して活用することをお勧めします。「送信のスケジュール設定」などの機能を使えば、午後10時に下書きしたメールを、通常の勤務時間内に送信することができます。
勤務時間中に届いたものの、その日の夜にじっくり確認したいメールは、Gmailの「スヌーズ」を押すだけで、都合の良いタイミングに受信トレイに戻すことができます。
より厳格に勤務時間を守りたい方は、ほとんどのメッセージングプラットフォームでステータスを「応答不可」に設定できます。これにより通知はミュートされ、午後5時以降はオンラインではないことを周囲に伝えられます。境界線の設定はもちろん個人によって異なります。
カレンダーに勤務時間を固定で設定することもできます。そうすれば、誰かが勤務時間外に会議を設定しようとした場合、その会議が勤務時間外であることを知らせる通知が届きます。
ツールとしてのテクノロジー
良くも悪くも、日々の生活におけるテクノロジーの役割は大きく高まりました。職場のテクノロジーは、ワークライフバランスを損なう大きな原因とされがちですが、まさにそのツールを使って、ご家族との大切な朝の散歩や食事の時間を守ることができます。
これらのツールが、パンデミック後も長く、職場における透明性と同僚の私生活への尊重を高め続けてくれることを願っています。
