週の働き方を設計する最善の方法は、時間の監査を行うことだとBanks Benitez氏は述べています。
これにより、気が散る要素を減らし、境界線を設定し、時間の使い方を最適化できます。
また、集中し、生産的で、健康的な状態を保てるよう、先回りして一日を組み立てることにも役立ちます。
作家のAnnie Dillardは次のように述べています。「私たちが日々をどう過ごすかは、当然ながら、人生をどう過ごすかそのものである。」
しかし、私たちは時間を積極的に設計するのではなく、週が自分たちの身に起こるままに任せています。集中して取り組む作業のために、カレンダーを空けることもしていません。明確な議題や目的のない会議に参加しています。計画なしに働いています。絶え間ない通知の嵐に気を散らされています。本当はわかっているにもかかわらず、忙しいだけの作業こそが最も重要な仕事だと自分に思い込ませています。
勤務週間の基本的な構成要素は、一人ひとりが時間をどう使うかです。しかし驚くべきことに、一日や一週間の時間をどう設計するかには、ほとんど注意が向けられていません。例えば、最も良い仕事ができるのはいつですか。カレンダーに何件の会議を入れるべきでしょうか。通知を許可して即座に返信しますか、それとも中断されずに働けるよう通知をオフにしますか。
世界経済フォーラムは、仕事の未来について何に取り組んでいるのでしょうか。
一週間を設計するための4つのステップは次のとおりです。
自分の時間を把握するために自己監査を行う
二週間にわたり、会議や、メールのための時間ブロック、特別なプロジェクト、今後の会議の準備に至るまで、すべての業務をカレンダーに記録してください。その後、データを振り返ることで時間の監査を行います。
• 自分の時間の使い方について、どのような点に気づきますか。
• 各プロジェクトや会議には、時間のどれくらいの割合が充てられていますか。
• 週のどの曜日に最も集中できていますか。
• 一日のどの時間帯に最もエネルギーがありますか。
監査から得られた洞察を基に、次のステップを踏んでください。
小さな変更を特定する：小さな改善を積み重ねることで、大きな違いを生み出すことができます。週の働き方を先回りして設計するために取れる、最もシンプルで簡単なステップは何でしょうか。私の場合は、週に3～4回、カレンダーを空けて集中して深く作業する時間を確保し、通知をオフにすることでした。
大きな変更を特定する：週の構造を大きく変えることも、最も重要な仕事に充てる時間を増やすことにつながります。自己監査を終えたとき、週次の定例会議の中には、取り消すことができるもの、あるいは出席する必要がないものがあることに気づきました。
気が散る要素のコストを減らして時間を生み出す
オーストラリアのソフトウェア企業Atlassianは調査を実施しました気が散る要素について調査したところ、その結果は驚くべきものでした。
• 36：私たちが1時間あたりにメールを確認する回数
• 16分：受信したメールの後に集中を取り戻すまでにかかる時間
• 10：絶え間なくメールに対応することで失われるIQポイント（一晩の睡眠を失うのと同等）
• 56：私たちが一日に中断される回数
• 3分：作業を切り替える前に作業に費やされる時間
• 2時間：毎日、気が散る要素から回復するために費やされる時間
気が散る要素によって失われる時間を減らすための手順は次のとおりです。
メール：メールの通知をオフにし、一日を通してメールを確認して返信するための時間を2～3ブロック確保してください。その後は、対応する時間が確保されていることを理解したうえで、残りの時間はメールを無視してください。
通知：週の中で設定した特定の「深い作業ゾーン」の間は、すべての通知（メール、社内チームの通知）をオフにしてください。私は毎週、中断されずに作業できる深い作業ゾーンを2つ確保していました。
目標に基づくカレンダーブロックを作成する：私は多くの場合、30分または60分のカレンダーブロックを作成し、特定の作業を完了させる、あるいは特定の目標に到達することに挑戦しています。「ポモドーロ・テクニック」のように、時間の制約を利用して事前に定めた目標に到達しようとすると、集中力が高まり、気が散る要素を遮断できるようになります。ポモドーロ・テクニック、時間の制約を使って事前に定めた目標に到達することで、集中力を高め、気が散る要素を遮断できるようになります。
最後に、気が散る要素を減らすことで得られるもの（子どもと過ごす時間、仕事の後にジムに行ける能力、仕事のない週末など）についても考えてみてください。
時間を最大限に活用するために境界線を設定する
境界線は、気が散る要素、燃え尽き症候群、仕事のストレスを減らすうえで極めて重要なステップです。2021年には79%の従業員が仕事関連のストレスを報告していることから、私たちは個人として主体性を持ち、時間を取り戻す必要があります。
境界線を設定するのは難しい場合もありますが、自己監査の結果を活用して、どの境界線が最も価値があるかを判断してみてください。例えば、時間を守ることでしょうか。新しい業務や追加の業務を制限することでしょうか。最も調子の良い時間帯に、重要な仕事のために時間を確保することでしょうか。必須ではない社内イベントを避けることでしょうか。
周囲に境界線を伝える際は、目の前の業務にもたらされる利点に焦点を当ててください。
対応できる時間が限られている場合：
「X日や、Y時以降は家族との時間を優先していますが、[一般的に対応可能な時間を記載]には全面的に対応できます。締め切りに間に合わせるために、その対応可能な時間をどのように活用できるでしょうか。」
プロジェクトが自分の優先事項と合致しない場合：
「現在、いくつかのプロジェクトに取り組んでおり、効果的に業務を進めたいと考えています。四半期の目標が[目標・指標・目的を記入]であることを踏まえると、Yプロジェクトと Zプロジェクトは、xプロジェクトほど不可欠でも緊急でもないように思われます。これは正しいでしょうか。どのように優先順位を付けるのが最善だと考えますか。
時間を維持するために、テスト、最適化、そして繰り返しを行う
まずは一日の働き方を設計することから始めてください。集中でき、生産的で、健康的な状態を保てる可能性が高い一日を、どのように先回りして組み立てることができるでしょうか。通知、深い作業の時間、メール、境界線の設定について、2～3つの小さな変更を加えてください。その後、一日の終わりに、学んだことを振り返ってください。何がうまくいったか。何がうまくいかなかったか。そして、別の日に改めて試してください。すでに導入している1～2つの習慣をさらに強化し、テストするために、さらに1～2つを選んでください。
毎日変更を加えることが難しいと感じる場合は、一週間全体を見渡し、毎週実施できる2～3つの小さな変更を特定することに集中することを検討してください。その後、週の終わりに、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを振り返り、翌週に改めて試してください。
多くの場合、私たちのカレンダーはあらかじめ決められているように感じられることがあります。私たちはそれに対応し、最善を尽くし、すべてを詰め込もうと努めるしかないと感じるかもしれません。しかし、私たちは自分で思っている以上に大きな力を持っています。スケジュールに時間を見つけるための最善の方法の一つは、自分の中にある主体性を認識し、小さなステップを踏み出すことから始めることです。
