受信トレイには、あっという間に処理しきれないほどのメールがたまってしまいます。
生産性の専門家で、ベストセラー『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』の著者でもあるデビッド・アレン氏は、これが深刻な結果を招き、時間と生産性を最大限に高めることを難しくすると述べています。
あふれかえる受信トレイを管理するため、アレン氏は「2分ルール」と呼ぶ方法を実践しています。メールが受信トレイに届くとすぐに判断し、2分以内に処理できるものはその場で対応します。一方、考えるのに2分以上かかるものは、ひとまず後回しにします。
「2分でさっと片づけられることなら、すべきです」と、同氏はBusiness Insiderに語っています。また、短い空き時間ができたときや、その場で活力がないときにも、これなら生産的に過ごせます。
「考える必要のあるメール」は、別の時間枠に回します。「意思決定は精神的な疲労を生みます」と同氏は説明します。「朝、どの靴を履くか決めることも、誰を採用するか決めることと同じように、認知的なエネルギーを使います」。些細な決断でさえ消耗するため、特定のメールには、時間と集中する気力があるときに戻ります。たいていは朝です。
このルールを使えば受信トレイも頭の中もすっきりしますが、アレン氏は、120秒単位の作業があらゆる問題やタスクの解決策ではないと指摘します。「一日中、2分でできることばかりに時間を使いたいわけではありません」と同氏は言います。「2分ルールを使うのは、未処理の仕事をゼロにしようとしているときです。それが、最も生産的に仕事を進められる状態だからです」。
この記事は、 Business Insiderとの協力により掲載されています。掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：キャスリーン・エルキンズは、Business Insiderの編集インターンです。
画像：ワルシャワでコンピューターのキーボードを打つ男性。REUTERS/Kacper Pempel/Files
