ヘッドハンターとして、候補者から面接で実際に何があったのかを詳しく聞くのは、いつも興味深いことです。採用担当者に送る面接後のフォローアップメールで、その内容が伝えられることもあります。そのメールでは、私がCcに入っています。
ほとんど効果がないのは、ありきたりな自画自賛や自信過剰な「この仕事に最適な候補者は私です」といった、次のようなメモです。
「採用担当者様
先日、現在募集されている_____________(会社名)のポジションについてお話しするお時間をいただき、ありがとうございました。お話しできて光栄でした。____________(会社名)とそのポジションについての会話は、非常に参考になりました。
私の経験とスキルを踏まえれば、私は他に類を見ない適任者であり、貴社の期待に応え、それを上回る成果を出せると確信しています。
ご連絡をお待ちしております。ご一緒に働ける可能性に大きな期待を寄せています。」
ここでの私のもどかしさに共感していただけるでしょうか。このようなメッセージでは、まるで月の裏側を周回する宇宙船を監視しているようなものです。
もっと良い方法があります。「自分は最高だ」という思い込みは捨て、事実に徹しましょう。
事実だけを伝える
事実に基づく面接後のフォローアップメールには、2つの要素があります。（1）面談した相手に宛てたフォローアップと、（2）今後に向けて、採用候補者の評価に関わるチームと具体的な次のステップを提案することです。
メール
メールには、候補者が状況をどう理解したかを記録します。すなわち、問題、問題の理由、解決策のビジョン、組織への影響、継続して検討することへの合意、該当する場合は提案書、事業計画書、その他の裏付け資料です。問題や不満だけでなく、機会や目標にも目を向けることが、関係構築の第二の基盤となります。ただし、利益を得たいという欲求よりも、恐れのほうがはるかに強く、切迫した動機になることを念頭に置いてください。実際、損失への恐れに伴う感情の強さは、改善の機会に伴う感情の2倍です。
事実に基づく優れた面接後のフォローアップメールには、次の内容が含まれます。
問題
「問題がなければ変化もない」という原則は、採用の判断において極めて重要です。面談相手が直面している、現時点で重大な事業課題を記録し、事実確認することが大切です。憶測や希望的観測ではなく、実際の数値や面談相手の明言を含め、問題についての理解を改めて確認することで、個人としての信頼性を築けます。
問題の理由
実際の面談で、相手が抱える問題とその影響を明らかにし、十分に掘り下げておくべきです。相手を採用する際に想定されるリスクやコストを、問題への不満が上回るまで、不満を見つけ、引き出し、深める質問をする能力は、まさに芸術です。この情報を引き出して強調できる候補者と、そうでない候補者の差は、チェッカーをするのとチェスをするのとの違いにたとえられます。
採用後のビジョン
これはメールに必ず盛り込むべき重要な要素です。明快で説得力があり、意思決定者が必要だと気づくのをあなたが後押しした能力（できればあなたの立候補に有利な能力）を含める必要があります。
組織／外部顧客への影響
ここでは、問題が組織全体および組織外に及ぼす影響について、意思決定者から聞いた内容を確認します。これにより、あなたの採用を実現するための事業上の根拠と、行動を起こすべき説得力のある理由を構築できます。
さらなる検討への合意
これは、あなたの立候補についてさらに検討するための次のステップに進むこと、あるいは十分に選考が進んでいる場合は最終決定をすることに、意思決定者が合意したと再確認してもらうためのものです。いったん合意事項が確定し、書面で確認されると、人は考えを変えにくくなるため、メールで念を押すことが重要です。
品質管理の観点から、私は候補者のフォローアップメールにこの5つの要素が含まれているかを確認します。
あなたのメールが、問題、将来を見据えたビジョン、内外への影響、そして何より具体的な次のステップに触れていないなら、ただ形だけのやり取りをしている可能性が高いでしょう。
以下との共同編集： LinkedIn
著者：Alan Gellerは、採用・人材紹介会社AG Barringtonのマネージングディレクターです。
画像：就職面接。REUTERS。
