美しいオフィスデザインをめぐる話題が盛んであるため、職場はキュービクルが並ぶ時代から大きく進歩したと思いがちです。しかし、最近の研究によると、実際にはそうとは限らないようです。
魅力的な職場の 画像 が多くの大手オーストラリア企業から発信されている一方で、今日の職場の多くは 適切に設計されていません。職場の設計が不適切だと、対立やストレスが増え、業績が低下し、従業員の退職につながります。
多くの組織にとって、職場スペースは2番目に大きな間接費であり、生産性に 最大20％影響する 可能性があります。そのため、組織は業績やイノベーションを支えるために環境を活用する方法をますます模索しています。
働き方や従業員のニーズの変化に対応するため、企業社会では、アクティビティ・ベースド・ワーキング、すなわち「フリーアドレス」への大きな移行が見られます。
アクティビティ・ベースド・ワーキングにより、組織はオフィス費用を節約できます。従業員に固定席を設けない職場を設計することで、建物内に最大20％多くの人を収容し ます。この考え方は、一つには従業員間の協働やネットワーキングを求める組織のニーズの高まりに応えるものとして、またもう一つには、仕事のモバイル化や仮想化の進展を背景に生まれました。
しかし、初期の研究では懸念の高まりが示されています。Genslerによる2013年の 世界的な調査 では、最適な職場環境で働いていると答えた従業員はわずか4人に1人で、集中しようとしているときに他者に邪魔されると答えた人は半数を超えました。
従業員からは、絶えず中断される、騒音に気を散らされる、十分なスペースがないといった声が上がっています。従業員を対象に行われたコルチゾール検査では、静かな個室でのストレスレベルは、騒がしいオープンスペースのおよそ半分であることが示されています。
集中するのが難しい
ナレッジワーカーに関する 研究
は、集中を要する個人作業に必要な時間が増える一方、協働作業に必要な時間は減少していることを示しています。アクティビティ・ベースド・ワークプレイスの考え方は、実際には逆効果を生んでいる可能性があります。 研究 によると、人は集中できないと、学習、人間関係の構築、協働のいずれにおいても効果が下がります。
アクティビティ・ベースド・ワーキングの考え方に基づく新しいオフィスの多くでは、従業員が箱やポスター、植物など、見つけられるものは何でも使って、実際に仕事ができる空間を作ろうとしています。
商業用不動産会社CBREが世界のオフィスワーカー 5,500人を対象に行った最近の調査 では、考えたり集中したりできることはあらゆる年齢層の従業員にとって重要であり、ミレニアル世代もベビーブーマー世代も同じことを望んでいると示されました。
イノベーションは依然として組織の最優先事項ですが、職場デザインの変化がイノベーションの可能性に悪影響を及ぼしているかもしれません。
アクティビティ・ベースド・ワーキングで求められる「デスクを常に片付ける」方針では、従業員は毎日の終わりに仕事道具や私物をすべて片付ける必要があります。 研究では、散らかったデスクが創造的思考や偶然の発見を促すことが示されています。
これまでの 研究 が示しているのは、職場の設計では、そこで行われる仕事の種類だけでなく、その仕事を担う人々それぞれのニーズにも対応する必要があるということです。
職場では、ストレスや生産性といった問題を生理学的検査や神経科学的検査で調べるなど、客観的な測定への注目が高まっています。
その結果、従業員は心身の健康と業績の両方に悪影響が及ぶほど強いストレスを感じていても、自己申告型の調査ではストレスを感じていると答えないことがあると分かりました。
さらなる取り組みが必要
つながりを支える、よく設計された職場の重要性は、これまでと変わらず高いものです。Harvard Business Reviewの最近の 記事 では、デジタルコミュニケーションは対面での交流に取って代わるものではなく、離れた場所で働くチームは同じ場所に集まって働くチームほど成果を上げられないことを示す研究が紹介されました。
あらゆるタイプの人や仕事の業績に良い影響を与えるオフィスの設計方法を、実はまだ見いだせていないと気づくのは、いささか意外です。
環境にあるさりげない手がかりによって、私たちがより革新的に、より社交的に、たとえばより 協働的に なるなど、異なる自分を表すことがあるのは分かっています。しかし、それを実現するには職場を具体的にどう設計すべきか、まだ理解できていません。
「 統合的な職場デザイン 」に関する新たな理論は、従業員の能力を高め、気持ちよく働けるようにするだけでなく、働くことの意味そのものを根本から変えうる職場の設計方法を理解する助けとなるはずです。
以下との共同掲載： The Conversation
著者：Libby Sanderは、博士課程候補者であり、Future of Work Projectの創設者、Griffith Universityの講演者です。
画像：カリフォルニア州メンローパークにある同社本社のデザインスタジオで働くFacebookの従業員
