私たちが受け取るメールの量は、かつてないほど増えています。
いくつかの推計によれば、私たち一人ひとりが受信トレイで受け取る仕事関連のメールは、 1日あたり120～150通 に上ります。（個人的なメッセージは数えていません。）
つまり、気づかないうちに、受信トレイの処理に思っている以上の時間を費やしているのです。どれほどでしょうか。2012年7月、マッキンゼー・グローバル・インスティテュート（MGI）は、「ソーシャル・エコノミー：ソーシャルテクノロジーによる価値と生産性の解放」と題する報告書を発表しました。
MGIによると、ナレッジワーカーは現在、平均して勤務時間の驚くべき28％をメッセージの管理に費やしています。さらに悪いことに、この数字は年率15％で増加しています。 計算してみてください。かなり恐ろしい数字です。
何かが変わらない限り、5年も経たないうちに受信トレイのメールは倍増するでしょう。 今でさえ、メールに追われていると思っているのに。そう聞いて、「それで何だというのか」と思うかもしれません。
では、私は何をすればよいのでしょうか。社内メモを送るのでしょうか。『マッドメン』の時代に戻るのでしょうか。多くの人がメールに（過度に）頼るのは、ほかの手段を知らないからです。
メールのない世界など想像できません。それに、メールは機能するでしょう？ ところが、そう簡単ではありません。
コミュニケーションの問題を裏付ける研究
私が「メッセージが届かない：ビジネスコミュニケーションが壊れている理由と、その解決法」で論じているように、メールは効果的な対話の手段として、しばしば機能しません。
一般に、テキストベースのメッセージは、対面で一対一のやり取りをしているように見えますが、それは見せかけです。
直感に反する主張に思えるかもしれませんが、それを裏付ける研究は数多くあります。
たとえば、 ニューヨーク大学のジャスティン・クルーガー博士とシカゴ大学のニコラス・エプリーという2人の心理学者が2006年に行った一連の研究を見てみましょう。
クルーガーとエプリーは、人々がメッセージの真意を見抜く能力について、自分で思っているほど優れているのかを確かめようとしました。
エプリーとクルーガーは、参加者に2種類のメッセージを解釈させました。
対面（つまり、会話）
テキストベース（つまり、メール）
結果は興味深いものでした。参加者は、ほぼ5回に4回、前者の意図を正確に解釈しました。悪くはありませんが、20％のケースでは明確に意思疎通できていないことになります。ところが後者では、正答率が大きく落ち込みました。
参加者が受信したメールのうち、送信者の口調を正確に判断できたのはわずか56％でした。ほぼ半数のメッセージで、受信者は送信者が皮肉やユーモアを込めていることに気づきませんでした。さらに悪いことがあります。大半の「送信者」は、自分の意図が伝わっていないことにまったく気づいていませんでした。つまり、自分のメッセージが（完全には）届いていないことを知らなかったのです。
メールやテキストメッセージには、真の理解に不可欠な行間や非言語的な手がかりがありません。5分間の会話をすれば、メールを15通もやり取りせずに済むことがよくあります。
職場でより効果的にコミュニケーションを取りたいなら、メールのようなテキストベースの手段に頼るのをやめる必要があります。では、どうすればよいのでしょうか。
（部分的な）解決策：メール3通ルール
私はここ数年、メールの「ベストプラクティス」の定番に、思い切ったルールを加えるべきだと主張してきました。
そう、メール3通ルールに従い始める時です―― そして、そのルールを適用するのです。できるだけ簡潔に言えば、メッセージを3通やり取りしたら、話をする時です。
私のメール署名には、まさにそのルールが記されています。
ただし、誤解しないでください。このルールは、私自身が適用しなければ役に立ちません。つまり、手早くメッセージを書き送る誘惑に負けず、自分の方針を貫く必要があります。もちろん、例外を認めることもあります。絶対的な規則というより、指針と考えてください。
それでもメールを受け取りすぎているでしょうか。メールでの「会話」に応じない私の姿勢に、面食らった人もいたでしょう。確かにそうですが、得られるものは負担をはるかに上回ります。
今では、クライアント、パートナー、友人も、私がコミュニケーションに強いこだわりを持っていることを知っています。自分でも私のルールを「借りた」人も何人かいます。どうぞご自由に。
フィル・サイモン は「Message Not Received」の著者です。寄稿記事は、ハーバード・ビジネス・レビュー、CNN、Wiredなどに掲載されています。
この記事は、 Business Insiderとの協力のもとで公開されています。掲載されたことは、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味しません。
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著者： フィル・サイモン は「Message Not Received」の著者です。寄稿記事は、ハーバード・ビジネス・レビュー、CNN、Wiredなどに掲載されています。
画像：2011年6月23日、シドニーで撮影された写真イラスト。女性がコンピューターのキーボードを操作している。数十年ぶりとなる同国最大のインフラ事業で、電話会社テルストラが自社ネットワークの貸し出しに合意したことを受け、オーストラリアは木曜日、380億ドル規模の高速ブロードバンド網を整備するうえで重要な障害を乗り越えた。REUTERS/ティム・ウィンボーン
