メールは優れたコミュニケーション手段にも、膨大な時間の浪費にもなり得ます。使い方次第です。私を知る人なら言うでしょうが、私は効率に少々こだわりがあり、無視されるメールを送って時間を無駄にすると、とても腹が立ちます。そこで、より良い結果を得るために学んだことをいくつか紹介します。
1. 簡潔にする
長いメールは大嫌いです。どういうものかお分かりでしょう。読むのに30分、返信には3時間かかる3ページの長文です。簡単な一文だけ返すのは少し失礼に感じてしまいますよね。私は、届かなかったことにしてしまいます……「ごめん、迷惑メールに入ってたみたい！」
私もやってしまったことがあります。認めざるを得ません。でも数年前、CEOたちと頻繁にやり取りするようになり、彼らのメールがとても簡潔だと気づきました。私もそれにならってみると、返信がより頻繁に、より早く届くようになりました。詳しく説明しようと長々とメールを書くのに費やしていた時間は何だったのでしょう。ほんの数行で、もっと良い結果が得られたのです……
もちろん、メールを長くする必要がある場合もあります。その場合は見出しを付けて項目ごとに分け、番号付きリストや箇条書きを使いましょう。そのほうが、読むのがずっと速く、簡単です。
2. 望むことを伝える
メールを簡潔にすると効果的なのは、率直にならざるを得ないからだと思います。余計な言葉がなくなり、何を望んでいるのかが明確になります。簡単な一文で済むのに、説明を重ねて物事を複雑にしすぎたメールを受け取ることがあまりに多いのです。何かを頼まれているのは分かっても、何を求められているのか明確でないメールもよくあります。
行動を起こしてほしいなら、何をしてほしいのか具体的に伝えましょう。誰かに決断してほしいなら、決断を依頼しましょう。助けが必要なら、どんな助けが必要か伝えましょう。
3. いつまでに必要かを伝える
相手に行動してもらうには、期限を伝えると非常に効果的です。ただし、その期限を曖昧にしすぎてしまうこともあります。たとえば「すぐに」とは、今日、明日、来週、それとも来月のことでしょうか。
特定の日までに必要でない場合でも、必ず具体的な期限を設定しましょう。たとえば「来週木曜日の営業時間終了までにお知らせいただけますか」と言えば、相手の頭に目印ができ、行動につながります。もちろん、相手の時間を尊重し、まったく意味のない恣意的な期限を設けないことは言うまでもありません。
期限を設定するもう一つの利点は、相手をせかしているように見せずに、フォローアップする理由ができることです。「すぐに送ってもらえますか」と言っただけでは、そうするのは難しいでしょう。
4. カレンダーの招待を送る
最も効果的なメールの一つは、カレンダーの招待です。無視しにくいため、相手は会議に出るかどうかを決めざるを得ません。話をする相手との時間を確保するのに苦労しているなら、その人にカレンダーの招待を送ってみましょう。断られたら、別の日程で再送します。
何を求めているのかを簡潔に説明することだけは忘れずに。社内会議なら、簡単な議題も含めましょう。
5. 相手に合わせる
講義室で、登壇者が質問したのに誰も答えなかった経験はありませんか。気まずいものです……でも、周囲に紛れるのは簡単です。他の人が答えないなら、自分も黙っていてまったく問題ありません。
全員をCCに入れて「皆さんはどう思いますか？」と尋ねるメールを送るより、一人ひとりに個別にメールするほうがずっと効果的です。それが現実的でなければ、会話のきっかけを作るため、特定の人に意見を求めましょう。たとえば「Rob、これについて意見があると言っていたよね。どう思う？」という具合です。
とはいえ、メールは会話の手段として優れているとは思いません。実際に会話するほうがよいでしょう。
6. まとめて送る
思いつくたびにメールを送るのではなく、内容を一通にまとめましょう。たとえば、開発者とプロジェクトに取り組んでいると、新しいアイデアや質問が浮かぶたびにメールを送りたくなります。そうするとメールが雑然とし、大切なアイデアや質問を見失いやすくなるうえ、内容を取りまとめようとしている開発者をひどく困らせます。代わりに、アイデアや質問をメモしておき、電話か対面でまとめて確認する時間を設けます。その後、すべてを一通の簡潔なメールに箇条書きでまとめて送ります。
7. 電話をかける
より良いメールを送る最善の方法の一つは、そもそもメールを送らないことです。ええ、ずるい答えですが、大切なポイントです。電話をかければ、メールで同じことをする場合（そもそもメールで可能なら）にかかる時間のほんの一部で、ずっと有意義で掘り下げた会話ができます。相手が背景を把握し、こちらが何を必要としているかを深く理解すれば、簡潔で率直なフォローアップメールをずっと送りやすくなります。
長いメールを受け取ったときも、電話をかけるのがおすすめです。メールを読まずに電話して、「メールを見ました。電話で話したほうが簡単だと思って」と伝えることさえあります。相手につながらなければ、「電話で話しましょう。火曜の午後3時か木曜の午前10時に話せますか？」と返信することもあります。
何時間も座って返信文を練るより、ずっと速く済みます。
この記事は、 LinkedInとの協力のもとで掲載されています。掲載は、世界経済フォーラムがその見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：Justin BabetはJobAdvisor.comの創業者兼CEOです。
画像：オフィスのコンピューターのマウスを使う女性。OFFPO REUTERS/Catherine Benson。
