米国企業は 会議の進め方を誤ることで、年間推定370億ドルを失っています。
スティーブ・ジョブズは、Appleがそうした企業の一つにならないよう徹底していました。
ここでは、象徴的なCEOが会議を非常に生産的にした3つの方法を紹介します。
1. 会議の参加者をできる限り少なくした。
著書『Insanely Simple』で、長年ジョブズと協働したケン・シーガルは、彼と働くとはどういうことだったのかを詳しく記しています。
ある エピソードでは、ジョブズがAppleの広告代理店との週例会議を始めようとしていました。
そのとき、ジョブズは見慣れない人物に気づきました。
「彼はぴたりと足を止めた」とシーガルは記しています。「部屋の中でしっくりこない唯一のものに、彼の目が釘付けになった。ロリーを指さして、彼は『あなたは誰ですか？』と言った」
彼女は落ち着いて、関連するマーケティング案件に携わっているため会議に呼ばれたのだと説明しました。
ジョブズは彼女の話を聞いた後、丁寧に退席するよう告げました。
「ロリー、この会議にあなたは必要ないと思う。ありがとう」と彼は言いました。
彼は自分自身に対しても同様に容赦がありませんでした。バラク・オバマからテック業界の大物たちとの少人数の集まりに誘われた際、ジョブズは辞退しました―― 大統領が招いた人数は、彼の好みに対して多すぎたのです。
2. 議題の各項目について、担当者を必ず決めた。
2011年に掲載された、 Appleの企業文化を調査した特集記事で、フォーチュン誌の記者アダム・ラシンスキーは、ジョブズが用いていた正式なプロセスをいくつか詳述しました。それらはAppleを世界で最も価値の高い企業へと導きました。
ジョブズの考え方の中核にあったのは「説明責任の意識」です。つまり、誰が何に責任を負うのかを全員が把握できるよう、プロセスが整えられていました。
ラシンスキーが 説明したように、
Apple社内の言い回しには、それを指す「DRI」、すなわち「直接責任者」という言葉があります。会議の議題にはDRIの名前が記されることが多く、誰が責任者なのかを全員が把握できます。「Appleの効果的な会議には、必ずアクションリストがあります」と元従業員は言います。「各アクション項目の隣にはDRIが記されています」。プロジェクトの適切な連絡先を知ろうとするとき、Appleでよく聞かれる言葉は「その件のDRIは誰ですか？」です。
このプロセスは効果を発揮します。グロリア・リンは、 AppleのiPodチームからFlipboardのプロダクトチーム責任者へと移り 、 DRIの仕組みも持ち込みました。
スタートアップの状況では、非常に役立ちます。
「急成長し、多くの活動が進行する企業では、無責任だからではなく、単に皆がとても忙しいために、重要なことが取り残されます」と、 彼女はQuoraに書いています。「何かを自分の子どものように感じれば、その進み具合を本当に、本当に気にかけるようになります」。
3. PowerPointを隠れみのにすることを許さなかった。
『 Steve Jobs 』の伝記の著者ウォルター・アイザックソンは、 こう語りました。 「ジョブズは形式ばったプレゼンテーションを嫌っていましたが、自由に意見を交わす対面の会議を好んでいました」。
毎週水曜日の午後、彼はマーケティング・広告チームと、議題を設けない会議を開いていました。
ジョブズは、チームに情熱的な議論と批判的思考を促し、テクノロジーに頼らないよう、スライドショーを禁止していました。
「人々が考える代わりにスライドを使うやり方が嫌いだ」と、 ジョブズはアイザックソンに語りました。「人々は問題に直面すると、プレゼンテーションを作って対処しようとする。私は、スライドを次々に見せるのではなく、議論に加わり、テーブルを囲んでとことん話し合ってほしかった。話の中身を本当に理解している人に、PowerPointは必要ない」。
この記事は、 Business Insider UKとの協力のもとで掲載されています。掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：ドレイク・ベアーは、Business Insiderで戦略、リーダーシップ、組織心理学について執筆しています。
画像：2010年6月7日、カリフォルニア州サンフランシスコで開催されたApple Worldwide Developers Conferenceで、iPhone 4を発表するApple CEOのスティーブ・ジョブズ。2010年6月7日撮影の資料写真。REUTERS/Robert Galbraith。
