キャリアの初期に習得するのが最も難しいスキルの一つは、時間管理です。
マルチタスクをしようとしたり、重要でない細部にこだわりすぎたりすると、膨大な時間を無駄にしかねません。
モントリオールを拠点とするデザイナー兼作家の エティエンヌ・ガルブグリ は、そうしたことすべてに苦労してきました。年齢を重ねるにつれ、時間と仕事量をより効果的に管理する方法を学び、自分や同じ起業家仲間にとって何がうまくいったのかを分析してきました。
2013年、このテーマについての彼の発表「20歳のときに知っておきたかった時間管理のコツ26選」は、SlideShareの「年間最多いいねプレゼンテーション」に選ばれました。今年初めには、それに続いて「新年を始動させる時間管理のコツ25選」を発表しました。
私たちは、両方の発表から得られる優れた知見に、さらなる背景情報を加えてまとめました。若いうちにこうした習慣を身につけるのが賢明です。22歳のインターンにも、50歳の幹部にも同じように当てはまるからです。
1. 時間はいつでもあります。
「時間切れになる」ことはありません。 期限までに何かを終えられなかったのなら、それは、ほかにしていたことより優先するほど緊急でも楽しくもないと考えたからです。
2. 日々の予定は、思ったより早く埋まります。
余裕時間を設けましょう。計画を細かく正確にしすぎず、予定を詰め込みすぎないようにしましょう。「タスクや目標を厳密に定めるほど、達成できない可能性が高まる」とガルブグリは記しています。
3. 集中できているときは、より多くのことを成し遂げられます。
調子が出ない日もあれば、12時間続けて集中力を保てる日もあります。そうした日を有効に活用しましょう。
4. 仕事と私生活の双方に役立つ活動に取り組むべきです。
「最大限の効率を得るため、仕事上の目標と個人的な目標を一致させましょう」と作家のクリス・ギユボーは述べています。たとえば、日本に移住したり日本で事業をしたりするつもりがないなら、日本語の授業を受けるより、数か月かけて仕事の経験を高める講座を受講するほうがよいでしょう。
5. 自分を追い込むことと燃え尽きることは違います。
懸命に働くには、睡眠時間が少なく、休みなく生産性を求められる期間が伴うこともあります。しかし、どれほど意欲的でも、休息の時間を確保する必要があります。そうしなければ疲労が蓄積し、本来より生産性が落ちてしまいます。
6. マルチタスクは集中力を損ないます。
研究によると、 脳は注意をある対象から次の対象へと切り替える際にエネルギーを消費します 。一日中マルチタスクをしていれば、脳を疲れさせることになります。
ポモドーロ・テクニックの名前は、イタリア語で「トマト」を意味する言葉に由来します。考案者は、トマトの形をしたキッチンタイマーを使ってこの方法を思いつきました。
7. 気を散らすものは管理できます。
作業を中断のない25分間に分け、その間に3～5分の休憩を挟むポモドーロ・テクニックを試してみましょう。または、 SelfControlのようなソフトウェアを使って 、FacebookやTwitterなどのサイトを一定時間利用できないようにする方法もあります。
8. 小さなことを一つ達成するのが、仕事を始める最良の方法です。
朝8時には、仕上げなければならないプレゼンテーションに気後れするかもしれません。重要な仕事のメールに返信するなど、簡単ですぐできる作業で、頭を仕事に向けましょう。
9. 完璧主義は、日々の活動において大きな足かせになり得ます。
ジョージ・S・パットン将軍はかつて、こう述べました。「今すぐ実行する良い計画は、来週実行する完璧な計画に勝る。」
10. 労働時間を増やしても、生産性が上がるとは限りません。
机に座っていれば何とか仕事が生まれるなどと、自分をごまかしてはいけません。夜遅くまで働くのではなく、通常の勤務時間内に今のタスクを終えられるよう、できる限りのことをしましょう。
11. 集中して考える必要がある仕事と、そうでない仕事は分けるべきです。
何かを考え直すために作業の流れを何度も止めていると、進みが遅くなります。
単純作業は、時間を区切って行いましょう。
一日中メールを送ったり予定を更新したりしていると、作業の流れが途切れます。こうした作業のために時間をまとめて確保しましょう。
相手からの連絡を読んだとき、返信に2分以内しかかからないなら、すぐに返すのが最善です。
『Getting Things Done』の著者デビッド・アレンによる「2分ルール」を、文面でのやり取りに取り入れましょう。メールに2分以内で返信できるなら、後回しにせずすぐ返事をします。
14. 大きなタスクは、小さな段階に分けて考えると管理しやすくなります。
アラバマ大学のフットボールコーチ、 ニック・セイバンも、「プロセス」と呼ぶ同様の考え方を実践しています。選手たちに優勝を意識させるのではなく、目の前にあること、つまり一つひとつのブロック、パス、フィールドゴールだけに集中するよう指導しています。
15. 始めるのに20分以上かかるなら、タスクを変えるべきです。
何らかの理由で進展がないなら、何か別のことに移り、生産的なペースを取り戻しましょう。
16. 重要度がまったく同じタスクはありません。
毎日のやることリストは、一日の予定を立てるのに効果的ですが、優先順位をつけることが大切です。優先度の高いタスクから一日を始め、書類整理などは頭が疲れてから行いましょう。
17. その日に本当に終わらせるべき一つのことを、常に把握しておきましょう。
優先順位をつけるには、目の前のタスクのうち最も重要なものを見極め、できるだけ早く終わらせることに力を注ぎましょう。
18. 仕事の一部をほかの人に任せる必要があります。
本当に効率よく働くには、仕事をほかの人に任せることへの恐れを乗り越えましょう。「ほかの人が80％の質でできる仕事なら、委任しましょう！」と、「成功する人の思考法：考え方を変え、人生を変える」の著者ジョン・C・マクスウェルは述べています。
19. 過去にこだわると、前進の妨げになります。
過去の成功にも失敗にも気を取られないようにしましょう。代わりに、目の前のことに集中してください。
20. メモを取りましょう。
一日の間に浮かんだ良いアイデアをすべて覚えていられると思い込んではいけません。ノートでもホワイトボードでも、 Evernote のようなアプリでも構いません。書き留めておきましょう。
21. より大きな目標を心に留めておけば、日々の仕事を乗り越えやすくなります。
「本当の報酬に目を向けましょう」とガルブグリは記しています。「タスクではなく目標に集中しましょう。目標を常に視野に入れておくのです。」
この記事は、 Business Insiderとの協力により公開されています。記事の公開は、世界経済フォーラムがその見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：リチャード・フェローニは、Business Insiderで経営戦略と起業家精神を担当しています。
画像：壁掛け時計がまとめて検査されている。REUTERS／ブライアン・スナイダー。
