受信トレイの未読メール数が、最近、過去最高に達しました。
普段は「未読件数」を約30件に保ち、「受信トレイをゼロにする」ことに、認めたい以上の喜びを感じている私にとって、 水曜日の朝、出勤して 「792」という数字を目にしたのは、ほとんど命に関わるほどでした。（もちろん、本当にそうだったわけではありませんが、深刻な不安に襲われました。）
職場で多くの専門職にとって、なぜ『The Best Place To Work』というメールがこれほど大きなストレス源なのか疑問に思い、心理学者で著者のロン・フリードマンに話を聞きました。
「仕事用の受信トレイに大量のメールがあると、圧倒されるように感じるのは、それぞれのメッセージが、時間に対する新たな要求であり、下さなければならない新たな判断だからです」と、彼はBusiness Insiderに語ります。「オフィスのコーヒーメーカーについてのありきたりな告知を読み解くだけでも労力が必要で、その分、大切な仕事に使えるエネルギーが減ってしまいます。」
自分に課される要求が多いほど、ストレスを感じる可能性が高くなり、その結果、明晰に考えたり、伝えたりする能力が損なわれると、彼は説明します。
「メールを絶えず確認することが、生産性にも生活の質にも悪影響を及ぼすのは間違いありません」と、フリードマンは付け加えます。「1日に数回、たとえば午前9時、午後12時、午後4時に限ってメールを確認すると、幸福感が高まり、仕事をより自分でコントロールできていると感じられることを示す、 興味深い研究 もあります。」理由は単純です。今取り組んでいるプロジェクトから注意をそらすものが減り、より進捗を上げられるため、仕事量を管理できていると 感じ られるのです。
「管理職は、この研究を真剣に受け止めるとよいと思います」と、彼は言います。「まず、仕事に集中する必要があるときには従業員がメールをオフにできるようにし、管理職自身もその行動を示すことです。そうすれば、チームメンバーは、それが許容されることを明確に確認できます。」
集中を妨げない時間帯を設け、その習慣を自ら示すことや、会議中にスマートフォンを使わないことは、集中して取り組む仕事が重視されており、メールに縛られていると感じる必要はない、と従業員に伝えるうえで大いに役立つと、フリードマンは言います。
メールに関連するストレスを最小限に（あるいは完全に）減らす、簡単な方法を2つ紹介します。
1. 1日に数回、30〜50分間はメールを確認しない習慣を作りましょう。
「1日に数回だけメールを確認するという考えはとてもよいと思いますが、多くの職業では現実的ではないかもしれません」と、フリードマンは説明します。「現実的だと思うのは、メールをオフにし、携帯電話を視界から外して、30〜50分間、途切れずに仕事をすることです。」
これを毎日、一日中続ける必要はありません。それでも、集中する時間を数回設けるだけで、生産性やストレスの度合いに大きな影響を与えられると、彼は言います。「最高の力を発揮するには、注意をそらされず、途切れることなく集中力を十分に活用できる時間が必要です。」
2. メールが届くたびに中断されないよう、メールのポップアップ通知をオフにしましょう。
メールの初期設定を変更していなければ、新着メールが受信トレイに届くたびに通知が表示されます。ポップアップメッセージ、ベルの音、あるいは未読メッセージ数の増加を示すカウンターです。
「これが起きるたびに、脳は一連の判断を迫られます。メールを確認するか、このまま続けるか。今返信するか、後にするか。こうした判断は、精神的なエネルギーを消耗させます」と、彼は言います。
こうした中断は積み重なります。
「研究によれば、短い中断であっても、ミスをする可能性が飛躍的に高まります。注意がそらされると、再び作業に意識を向けるために貴重な認知資源を使い、仕事を終えるための精神的なエネルギーが減ってしまうからです」と、フリードマンは説明します。
また、研究では、頻繁に判断を下すと疲労することも示唆されています。その疲労によって、本当に重要な作業と、単に緊急に感じられる作業とを見分けにくくなり、それが 深刻な ストレスにつながることがあります。
この記事は、 Business Insider UKとの協力により掲載されています。掲載は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
アジェンダの最新情報を受け取るには、 週刊ニュースレターに登録してください。
著者：ジャクリーン・スミスは、Business Insider UKのキャリア担当編集者です。
画像：2007年8月6日、ムンバイの証券会社で、株式仲買人がコンピューター画面に表示された株価指数を見ている。REUTERS/Punit Paranjpe
