仕事日の最後の10分間、時計を見つめ、自由になるまでの秒数を数えて過ごしているかもしれません。
あるいは、ぎりぎりまで仕事に没頭し、同僚に別れも告げずに荷物をつかんで出口へ走っていくこともあるでしょう。
どちらかに心当たりがあるなら、一日の終わりの過ごし方を見直す時期かもしれません。
「仕事日の終わり方はとても重要です」と、国際的なビジネス講演者で、著書『You Can’t Be Serious! Putting Humor to Work』の著者でもあるマイケル・カー氏は言います。「その後の一日の気分を左右し、個人的な人間関係や全体的な幸福度、その夜の睡眠の質に影響を及ぼすことがあります。また、翌日の土台にもなります。」
1. やることリストを更新する。
職場の専門家で、著書『Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job』の著者でもあるリン・テイラー氏によると、成功しているビジネスパーソンは、絶えず変化するやることリストを常に確認しています。
「ただし、最後の10分間には、その日の目標に対する最終的な進捗も確認します」と彼女は言います。「その場で最終リストを修正するのであって、突然仕事を切り上げ、翌朝になってその日の細かな点をすべて思い出せることを期待するのではありません。」
2. 机とデスクトップを整理する。
整理整頓ができていないと、プロジェクトの完了にずっと時間がかかります。「デスクトップと机を整頓しておけば、より明晰に考え、優先順位を効果的につけられます。必要なときに重要な書類をすぐ見つける助けにもなります」とテイラー氏は言います。「次に必要になったときにすぐ取り出せ、効率も高まるよう、デジタル文書も紙の書類もファイリングしましょう。」
3. 達成したことを振り返る。
テイラー氏は、これからやるべきことに集中するだけでなく、自分が やり遂げたことを振り返るのも大切だと言います。
カー氏も同意します。「達成したことを1分でも振り返れば、達成感を得られます。特に大変で忙しい日には、自分が思っていた以上に多くのことを成し遂げたと気づかせてくれます」と彼は言います。「幸福に関する研究によれば、このような簡単な習慣を実践し、達成したことを振り返る時間を取るのは、全体的な幸福度を高める重要な方法です。」
4. その日を振り返る時間を取る。
成功している人は、その日に取り組んだプロジェクトを考えるだけではありません。何が、いつ、なぜうまくいったのか、あるいはいかなかったのかを分析しようとします。「賢明なビジネスパーソンは、学びがなければ成長もないと知っています」とテイラー氏は言います。
5. 「緊急」の連絡を見極める。
一日の終わりが迫っているのに、連絡は次々と届きます。緊急のものもそうでないものもありますが、どれも土壇場です。「ここで時間管理のスキルが試されます」とテイラー氏は言います。「成功している人は、返信が必要なものと後回しにできるものを判断できます。」
デリケートな話題について長く話すのは、あなたも同僚も本調子でいられる朝まで先送りしたいものです。「翌日の具体的な時間に話し合うことを提案する返事を検討してください」と彼女は言います。「そうしなければ、互いに気力が落ち、急かされていると感じる夕方遅くまで問題が長引く可能性があります。先送りすれば、一晩置いて、最初に抱いた反応を一歩引いて考えることもできます。」
6. 集中力を保つ。
「この時間帯は、気が散りやすい典型的なタイミングです」とテイラー氏は説明します。「たいてい、一日の終わりには頭の冴えも落ちています。」一日の終わりに、気を散らされたり、仕事と関係のないことに気を取られたりしないようにしましょう。
7. 翌日の最優先目標を決める。
成功している人は朝に取り組む項目を用意しており、 さらに 翌日の最優先課題を特定しています。「最優先の目標は2つか3つかもしれませんが、翌朝に取り組むための土台となるよう、書き留めておきましょう」とテイラー氏は言います。
「頭の中を巡っていることを紙に書き出せば出すほど、頭をすっきりさせて残りの生活に集中でき、翌日に備えて準備を整えられる可能性が高まります」とカー氏は付け加えます。
8. 翌朝まで、どの程度連絡がつくかを同僚に伝える。
最も成功している人は、翌日までの間にどの程度連絡を受けられるか、また受ける必要があるかを判断し、それを知っておく必要のある人に伝えます。
「テキストメッセージ、メール、電話を通じて職場と一切連絡を取らない『完全に連絡を絶つ』状態にしますか。それとも例外を設けますか」とカー氏は尋ねます。「これは日によって変わり、必ずしも一つの正解があるわけではありません。自分に問いかけるべき最も重要なことは、『勤務時間外に最も安心して過ごせる連絡・対応可能性のバランスはどのようなものか』です。」
9. 翌朝の予定を確認する。
出社してから、5分後に大きな会議があると知るほど、一日の始まりとして最悪なことはありません。
カー氏は、「成功している人は、翌日の予定を確認して計画を立て、何よりも一日がどのように進むかを思い描くことを知っています」と言います。そうすれば、次の仕事日に、より準備が整い、自信を持ち、ストレスを抑えて臨めます。
10. 人を待たせたままにしない。
約束したファイルを送ってくれるのを同僚が夜遅くまで待っていたと知り、結局あなたがすでに退勤していて、そのファイルも届きそうにないと気づいたら、どれほど申し訳なく感じるでしょうか。
成功している人でも、計画したことの すべて を常に達成できるわけでも、返信すると言った すべての メールに返事ができるわけでもありません。それでも、今日中にその作業に取りかかれなかった、判断を下せなかった、あるいはメールに返信できなかったことを、少なくとも相手に伝えます。通常は状況の進捗も知らせます。
11. 誰かに感謝を伝える。
素晴らしい職場は、感謝と称賛を土台に築かれます。「仕事日の終わりに誰かに感謝を伝える習慣をつけるのは、自分の幸福度を高め、自分も相手も気持ちよく一日を終えられる、とても効果的な方法です」とカー氏は言います。
12. 別れのあいさつをする。
親しみを込めた「おやすみなさい」は、その効果が過小評価されており、ほとんど手間もかかりません。「上司やチームの人たちに、自分は単なる同僚ではなく一人の人間なのだと思い出してもらえます」とテイラー氏は言います。また、同僚に退勤することを知らせることにもなります。
13. 前向きな気持ちで退勤する。
出かける前に、笑顔をつくって気持ちを高めるとよいとテイラー氏は勧めます。「同僚に退勤のあいさつをする際、より明るい雰囲気を醸し出せるようになります。」成功しているリーダーは、一日の終わりに良い印象を残します。そのときの振る舞いが翌朝まで人々の記憶に残るからです。
14. 実際に退勤する。
成功している人は、つい職場に居残りたくなる誘惑を避けます。仕事と生活のバランスがいかに重要かを理解しているため、妥当な時間に退勤するよう努めます。
「正当な理由もなく職場に残っていると、翌日必要となる活力や成功の度合いが損なわれます」とテイラー氏は説明します。
この記事は、 Business Insider との協力のもとで公開されています。公開は、世界経済フォーラムが見解を支持することを意味するものではありません。
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著者：ジャクリーン・スミス氏は、2014年2月にBusiness Insiderのキャリア担当編集者に就任しました。
画像：ビルの屋上に映るオフィスワーカー。REUTERS/Daniel Munoz。
