調査によると、米国の従業員は平均して、勤務時間の約 4分の1 を、各従業員が毎日送受信する 何百通ものメール の確認に費やしています。
それにもかかわらず、キャリアコーチのバーバラ・パクター氏によると、メールを適切に使う方法を知らないプロフェッショナルは少なくありません。
パクター氏は著書『ビジネスエチケットの基本』で、現代のメールエチケットのルールを紹介しています。知っておくべき最も重要なものを取り上げました。
この記事の以前の版には、ビビアン・ジャン氏が寄稿しました。
1. 明確で直接的な件名を付ける。
良い件名の例としては、「会議の日程変更」「プレゼンテーションについての簡単な質問」「提案へのコメント」などがあります。
「メールを開くかどうかを件名で決める人は少なくありません」とパクター氏は言います。「読者に、相手の懸念や業務上の課題を取り上げていると伝わる件名を選びましょう。」
2. プロフェッショナルなメールアドレスを使う。
会社に勤めているなら、会社のメールアドレスを使うべきです。しかし、個人のメールアカウントを使う場合――自営業であれ、仕事関連の連絡に時折使うだけであれ――アドレスの選び方には注意が必要だとパクター氏は言います。
受信者が送信者を正確に把握できるよう、常に自分の名前が伝わるメールアドレスにしましょう。「babygirl@…」や「beerlover@…」のような、職場での使用にふさわしくないアドレス（小学生時代の名残かもしれません）は、冷えたビールがどれほど好きでも決して使わないでください。
3. 「全員に返信」を押す前によく考える。
自分には関係のない20人からのメールを読みたい人はいません。スマートフォンに新着メッセージの通知が届いたり、パソコン画面に気を散らすポップアップが表示されたりするため、メールを無視するのは難しいことがあります。リストに載っている全員が本当にそのメールを受け取る必要があると思う場合を除き、「全員に返信」は控えましょうとパクター氏は言います。
4. プロフェッショナルな呼びかけを使う。
「やあ、みんな」「ヨー」「どうも、皆さん」のような、くだけた口語表現は使わないでください。
「文章が気楽な調子であっても、メールの呼びかけに影響させるべきではありません」と彼女は言います。「『やあ』は非常にくだけた呼びかけで、一般に職場では使うべきではありません。『ヨー』も適切ではありません。代わりに『こんにちは』を使いましょう。」
相手の名前を短縮しないよう彼女は勧めています。「マイク」と呼ばれるのを好むと確信できない限り、「こんにちは、マイケルさん」と書きましょう。
5. 感嘆符は控えめに使う。
感嘆符を使うなら、興奮や喜びを伝えるために1つだけ使いましょうとパクター氏は言います。
「文末に感嘆符をいくつも付けて、行き過ぎてしまう人がいます。その結果、感情的すぎたり、未熟に見えたりすることがあります」と彼女は書いています。「文章では感嘆符を控えめに使うべきです。」
6. メッセージを読みやすくする。
文や段落の長さに変化を付けましょう。「長い文や段落は読みづらくなります」とパクター氏は言います。「伝えたい要点は箇条書きにしましょう。」
7. ぶっきらぼうな印象を与えない。
「メッセージを声に出して読んでみてください。自分にきつく聞こえるなら、読者にもきつく伝わります」と彼女は言います。
「失敗」「間違い」「怠った」など、否定的な言葉は避けましょう。
8. 文化によって話し方や書き方が異なることを理解する。
特に、相手のボディーランゲージが見えない文章でのやり取りでは、誤解が簡単に生じます。受信者の背景や、相手をどの程度よく知っているかに応じて、メッセージを調整しましょう。
パクター氏によると、覚えておくとよいのは、ハイコンテクスト文化（日本、アラブ、中国）では、相手と取引する前に相手を知ろうとすることです。そのため、これらの国々の仕事相手は、文章でより個人的なやり取りをするのが一般的かもしれません。一方、ローコンテクスト文化（ドイツ、米国、スカンジナビア）の人々は、すぐに要点に入ることを好みます。
9. ユーモアには注意する。
適切な口調や表情が伝わらないと、ユーモアは翻訳の過程で簡単に失われてしまいます。仕事上のやり取りでは、受信者をよく知っている場合を除き、メールでのユーモアは避けるのが賢明です。また、自分が面白いと思うことでも、相手には面白くないかもしれません。
パクター氏はこう述べています。「話し言葉では面白いと受け取られることも、書くとまったく違う印象になる場合があります。迷ったら、書かないことです。」
10. 自分宛てではなかったメールにも返信する。
届いたメールすべてに返信するのは難しいものですが、返信するよう努めるべきだとパクター氏は言います。誤って自分に送られてきたメールも含まれます。特に、送信者が返信を期待している場合はそうです。返信は必須ではありませんが、相手が同じ会社や業界で働いているなら、適切なメールエチケットとして返信するとよいでしょう。
返信の例は次のとおりです。「お忙しいのは承知していますが、このメールは私宛てではなかったのではないかと思います。正しい相手に送れるよう、お知らせしたいと思いました。」
11. すべてのメッセージを校正する。
メールの受信者は、あなたの間違いを見逃しません。「また、受信者によっては、間違いをしたことで評価が下がることもあります」とパクター氏は言います。
スペルチェックだけに頼らないでください。送信する前に、できれば声に出して、メールを何度か読み返しましょう。
「ある上司は『ご不便をおかけして申し訳ありません』と書くつもりでした」とパクター氏は言います。「しかし、スペルチェックに頼った結果、『失禁について申し訳ありません』と書いてしまいました。」
12. 強調のための書式には注意する。
コンピューターにはさまざまな選択肢があるため、極端に小さいまたは大きいフォント、太字、斜体、色の使い分けに夢中になりがちです。「やめましょう」とパクター氏は言います。注意をそらし、誤った印象を与える可能性があります。
13. メールアドレスは最後に入力する。
「メッセージを書き終えて校正する前に、誤ってメールを送信したくはないでしょう」とパクター氏は言います。「返信の場合でも、メッセージの送信準備が整ったと確信できるまで、受信者のアドレスを削除しておき、最後に入力するのがよい予防策です。」
14. 正しい受信者を選んだか再確認する。
パクター氏は、メールの「宛先」欄にアドレス帳から名前を入力するときは、細心の注意を払うよう勧めています。「間違った名前を選ぶのは簡単で、自分にとっても、誤ってメールを受け取った人にとっても気まずいことになりかねません。」
この記事は、 ビジネス・インサイダーとの協力により掲載されています。
本記事の掲載は、世界経済フォーラムによる見解への賛同を意味するものではありません。
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著者：ジャクリーン・スミスは、ビジネス・インサイダーのキャリア担当編集者です。
画像：ワルシャワで男性がコンピューターのキーボードを打っている。ロイター／カツペル・ペンペル／資料写真
